Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «С 1 июля заверяйте копии трудовых книжек по новым правилам (образец)». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Выдавать ли сотруднику на руки трудовую книжку.
Правила ведения трудовых закрепляют, что этот бланк нельзя выдавать работающему на руки, если он не увольняется, а прочит его для каких-то личных целей. Если после ее передачи работник ее потеряет или испортит, то его текущий работодатель по правилам обязан будет оформить ее полный дубликат.
Помимо этого, при выдаче происходит прямое нарушение вышеупомянутых правил. В результате, на должностное лицо может быть наложен штраф от 1 до 5 тысяч рублей, а на компанию — от 30 до 50 тысяч рублей.
Данное правило не действует для ситуации, когда сотруднику нужно предъявить трудовую для оформления пенсионных выплат. Это оговаривают внесенные в 2015 году поправки в ТК. В этой ситуации компания не может отказать просьбе сотрудника, но последний обязан в срок трех дней после возврата документа из органа принести его назад в организацию.
Содержание:
Как заверить копию трудовой книжки с 1 июля 2018 года
Скачать новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 Главное новшество, которое придет к нам с новым ГОСТом, это запись в копии трудовой книжки о месте хранения оригинала. Местом хранения может быть:
- личное дело, находящее в отделе кадров;
- дело, хранящееся в кабинете руководителя;
- папка с личными делами у бухгалтера и т.д.
Важно! Запись о хранении оригинала трудовой книжки вы делаете только тогда, когда копия требуется для сторонней организации (например, для банка, УФМС и прочее). Таким образом, решающую роль в оформлении документа будет иметь его назначение. Если вы делаете копию документа для потребностей своей фирмы, то запись о местонахождении оригинала не нужна.
Если для иных организаций, то запись с 1 июля 2018 года о месте хранения оригинала документа обязательна.
Копии трудовых книжек теперь заверяют по-другому
Но приказом Росстандарта от 25.05.2017 N 435-ст дата его введения была перенесена на 1 июля 2018 года. Согласно ГОСТу, правила заверения будут зависеть от того, для какой цели человеку нужна копия трудовой книжки.
Прежде всего, сначала нужно сделать ксерокопии всех страниц, на которых имеются записи. Они должны иметь хорошее качество. Если копия оформляется для предоставления в ПФР, банк или в иную организацию, заверять ее следует в следующем порядке с указанием места хранения оригинального бланка: Для сторонней организации
- на документе ставится отметка “Верно”;
- указывается Ф.И.О., должность сотрудника, ответственного за оформление кадровых документов;
- указывается дата заверения;
- с 1 июля 2018 года нужно делать указание на то, где хранится оригинал трудовой книжки.
Как заверять копии трудовых книжек с 1 июля 2018 года: образец
Запись может звучать следующим образом: «Подлинник документа находится в отделе кадров (наименование организации)».
Как правильно заверять трудовые книжки? Образец заполнения смотрите ниже: Где можно заверить документ? Если человек работает, для ее получения ему нужно обратиться с заявлением в отдел кадров предприятия, на котором он трудится.
Внимание Также выдать ксерокопию может бухгалтер организации, если на него возложена функция ведения кадрового документооборота, а отдел кадров отсутствует. В течение трех дней после получения заявления, она должна быть выдана сотруднику на руки.
Как заверить трудовую книжку в 2019 году образец оформления
Заверение печатью в данном случае необходимо, поскольку архивное учреждение не относится к числу субъектов хозяйствования, для которых подп. 3 Декрета N 7 исключено требование об использовании печати.
Насколько целесообразен отказ субъекта хозяйствования от использования печати при заверении копий документов, образующихся в процессе деятельности?Отказ от использования печати приведет к необходимости оформления отметки о заверении копии по всем правилам делопроизводства.
Размноженные экземпляры документа, предназначенные для рассылки или внутреннего пользования и не воспроизводящие факсимильную подпись подлинника, допускается удостоверять печатью, проставляемой на месте, отведенном для собственноручной подписи в реквизите «Подпись» .
Под реквизитом «Подпись» на копии нужно будет писать слово «Верно», ниже — оформлять наименование должности, собственноручную подпись и расшифровку подписи лица, заверившего копию документа, а еще ниже — дату заверения. С 1 июля 2018 года вступит в силу новый ГОСТ Р 7.0.97-2016.Подробнее в статье — про заверение трудовой книжки с 2018 года, образец прилагается.
По новому ГОСТу на копии, которую компания делает для себя, надо поставить отметку «Верно».Рядом должны быть должность сотрудника, который отвечает за заверение документов, его подпись и расшифровка, дата заверения копии.Так можно заверять копии, которые, например, один отдел делает для другого. Надпись заверьте печатью, если компания не отказалась от ее использования.Если копию отдаете в другую организацию, то дополнительно укажите место, где храните оригинал.
Некоторые тонкости процедуры заверения трудовой книжки
При оформлении заверенных сведений следует обратить внимание на некоторые моменты:
- если печать есть, ее оттиск проставляется при заверении;
- если печати нет — записи сопровождаются подписью уполномоченного лица.
О том, обязан ли ИП использовать печать, читайте здесь
- руководитель (или ИП);
- сотрудник, наделенный соответствующими полномочиями по приказу (распоряжению) руководителя
Если трудовые книжки хранятся в сейфе, ящике, лотке, в формулировке ссылаются на характеристику, позволяющую отличить один сейф от другого, например, инвентарный номер.
Подводим итоги
- Работодатель обязан заверить и предоставить копию трудовой книжки в течение 3 рабочих дней со дня подачи заявления сотрудником.
- Заверительная надпись в 2020 году дополняется ссылкой на местонахождение подлинника документа.
- Юридическое значение заверенная копия имеет при подписании уполномоченным лицом.
- Срок действия заверенной копии трудовой книжки не установлен и уточняется по месту требования.
Правила заверения трудовой книжки
Трудовая книжка содержит информацию об официальных местах работы гражданина, а также о периодах трудоустройства. Документ имеет юридическую силу.
Во время работы в организации книжка хранится в кадровом отделе. В таком случае заверение производится кадровым работником по соответствующему заявлению от работника.
Правильно оформленный дубликат выдается сотруднику в течение трех дней с момента подачи заявки.
Если гражданин не числится в штате предприятия, книжка находится у него. В этом случае дубликат необходимо делать у нотариуса.
Срок действия копии
Копия книжки, заверенная работодателем, не имеет установленного срока действия. Однако организации требуют дубликаты, которые оформлены не ранее, чем месяц назад. В момент внесения изменений в существующий документ, его дубликат становится недействительным.
Новые правила заверения трудовых книжек с 1 июля 2018 года
В соответствии с новыми правилами заверка документов зависит от того, зачем гражданину нужна копия. Порядок заверения регламентируется ГОСТ Р 7.0.97-2016, и включает в себя:
- отметку «Верно»;
- должность ответственного работника;
- подпись и расшифровку подписи;
- дату заверения.
С 1.07.2018 необходимым пунктом является указание места хранения оригинала. Нужно указать компанию, в которой хранится оригинал и номер дела.
В каких случаях требуется заверять записи в трудовой
Гражданин может заказать заверенный дубликат для следующих организаций:
- банк – для оформления потребительского кредита;
- консульство – для оформления визы;
- ПФР – для проверки стажа при назначении пенсии;
- ФСС – при назначении пособий.
В 2013 году вступил в силу Приказ ФМС РФ №320, который отменил обязательство предоставлять копию трудовой при оформлении заграничного паспорта. Для этого существует специальная анкета.
Новые правила заверения трудовых книжек с 1 июля 2018 года
Все выше перечисленные правила также существовали и до вступления ГОСТ Р 7.0.97-2016. Новый определяющий акт установил обязанность работодателя при заверении трудовой обязательно делать еще одну запись на последнем листе.
Такой порядок в текущее время является рекомендованным, то есть компания может применять его или использовать старую методику.
Однако, рекомендованный характер имеет ограничение по времени. Законодательством закреплено, что с 01 июля 2018 года все работодатели, как юрлица так и ИП, должны применять новый ГОСТ в строгом соответствии.
Главное отличие новых правил заключается в том, что теперь необходимо обязательно при заверении трудовой указывать, где хранится этот документ. Можно делать следующую отметку: «Подлинник трудовой хранится в сейфе отдела кадров [наименование работодателя]».
бухпроффи
Внимание! Отсутствие данной записи приведет к тому, что копию трудовой не примут по месту запроса, и ее нужно будет делать заново, но уже по действующим правилам.
Для чего нужно заверять трудовую книжку
Заверяются записи в книжке, ее ксерокопии. Обычно потребность в заверении возникает при взаимодействии с банком, кредитной организацией. Она образуется в рамках следующих потребностей:
- Подтверждение источника дохода заемщика.
- Подтверждение того, что человек сможет вернуть заемные деньги.
- Взыскание долга с зарплаты заемщика.
- Подтверждение информации, изложенной в анкете.
- Установление, часто ли человек меняет места работы.
- Установление причин расторжения трудового соглашения с прошлых мест работы.
Заверенную копию может запросить отдел ОФМС при предоставлении загранпаспорта. Представители ОФМС просматривают места работы человека за последние 10 лет. Нужно отметить, что необходимость в предоставлении копии ТК сотрудникам ОФМС отменена приказом МВД. Но некоторые отделы запрашивают этот документ. Кроме того, иногда заверенная бумага требуется при получении визы.
Копия может запрашиваться кадровым отделом фирмы, в которую устраивается сотрудник. Она нужна для проверки прошлых мест работы, причин увольнения.