Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Журнал, который наладит и упростит работу с договорами». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Регистрация договоров в организации.
Регистрация, упорядочение, обеспечение быстрого доступа, сохранность подлинных экземпляров договоров — основные задачи делопроизводителя.
.
С чего начать? Законодательство не содержит жестких требований к порядку учета, хранения и систематизации договорных документов в коммерческих организациях. Т.е. эти вопросы собственник компании решает самостоятельно, исходя из своей ситуации и
Содержание:
Журнал регистрации договоров: правила составления
Регистрация договоров — не обязательное требование. Но учет документов в отдельном журнале систематизирует заключенные соглашения и позволяет, при необходимости, оперативно найти нужный документ.
Разбираем, как организовать учет договорных отношений в вашей компании. В законе нет строгих требований к процедуре учета и систематизации договоров. Документооборот в этой части коммерческая организация определяет самостоятельно.
Журнал регистрации необходим для систематизации заключенных договоров по ряду идентифицирующих параметров — дата, контрагенты, тип и предмет договора, — и оперативного поиска документов. В реестр можно заносить все договоры, но для кадрового учета необходимо применять отдельный журнал. Учет можно организовать централизованно, но если компания большая, удобнее поручить структурным подразделением ведение собственных журналов регистрации договоров.
Рационально организовать ведение по типу договорных отношений: хозяйственные, поставки, услуг и т.п. Отдельно регистрируются контракты, заключенные в рамках тендеров, конкурсов. Журнал регистрации договоров, как правило, открывается с начала календарного года на следующий год или может вестись в течение неопределенного периода – как решит сама организация.
Там же регистрируются и последующие приложения, допсоглашения к договорам. Если в компании нет отдела делопроизводства, ведение реестра можно поручить секретарю или юристу.
Чаще всего, договоры учитываются и хранятся в бухгалтерии. Если в вашей компании нет специалистов, готовых помочь с ведением локальных документов, обратитесь за помощью к специалистам сервиса .
Они помогут навести порядок в бухгалтерской отчетности и кадровой документации. В большинстве сегодня реестры ведут электронно. Для записей вручную можно завести отдельный сшив или тетрадь.
Хранение и систематизация первички
Для хранения бумаг приходится выделять офисные площади, закупать стеллажи и папки. Это влечет дополнительные расходы на аренду и оборудование. Также нужно следить за полнотой первички, а документы располагать в удобной системе, чтобы в случае налоговой проверки не возникло проблем с поиском и предоставлением большого объема бумаг.
Разрабатываем график документооборота
Унифицированной формы графика нет — каждой организации надо самостоятельно ее разработать. И чем больше организация, чем больше у нее видов деятельности, тем подробнее должен быть график.
Определяемся с документами
На первом этапе нужно очертить круг документов, которые образуются в процессе деятельности организации. Кроме ежедневной первички по кассе, МПЗ и кадровому учету, включите в график и документы по операциям, которые случаются нечасто (например, по представительским мероприятиям и рекламным акциям). Правильное оформление этих документов имеет большое значение для признания расходов.
В графике надо описать и процесс движения документов, подтверждающих определенные факты хозяйственной жизни, о наступлении которых бухгалтер может не знать, но отразить которые в учете обязан.
Договорная работа юридической службы
Там, где заключается большое количество договоров, встречается и третий вариант: создается специальный договорный (договорно-правовой) отдел.
В его составе, как правило, работают юристы, специализирующиеся порой на каком-то одном виде.
Договорная работа есть разновидность правовой деятельности, поскольку она осуществляется на основе норм права (законодательных и корпоративных).
Субъекты договорной работы Ими являются различные организации, хозяйственные связи которых подлежат договорному оформлению.
В составе организаций создаются структурные подразделения. Ведение договорной работы поручается одному из них. Какому подразделению конкретно поручается эта работа?
Здесь встречаются различные варианты. В одних организациях всю договорную работу ведет юридический отдел.
Хозяйственные следует относить к числу наиболее типичных индивидуальных правовых актов, в связи с формированием которых на предприятии проводится объемная и важная работа правового характера. Надлежаще оформленный сам приобретает силу юридического акта, определяющего последующие действия сторон. Своевременное и качественное исполнение договора во многом обеспечивается мерами, установленными законодательством и соглашениями сторон.
Известно, что работа с договорами на предприятии
– задача не только юридического, но и прочих отделов предприятия. Ведь заключить договор недостаточно, его условия нужно еще и исполнить: к примеру, осуществить денежный перевод, организовать выполнение некоторых работ и так далее. Часто на предприятии складывается определенная практика составления, заключения и выполнения договоров
, которая привычна и понятна всем отделам.
Создание временных рабочих групп
Положение по договорной работе на предприятии может предусматривать оперативное формирование группы для обсуждения и согласования определенного контракта. В нее обычно входит руководитель отдела, который непосредственно будет исполнять его, и смежных подразделений. Фактически она выполняет техническую часть, о результатах докладывает ответственному лицу (юристу, директору).
- Система делегирования полномочий
В этом случае основные положения договорной работы сводятся к тому, что некоторые отделы (их руководители) получают право на самостоятельное заключение соглашений по профилю своей деятельности. Чаще все они используют типовые формы, проверенные и согласованные с юристом. Такие схемы распространены в компаниях, где подписывается множество однотипных соглашений с клиентами — физическими лицами.
Ведение договорной работы с использованием каждого из перечисленных механизмов имеет плюсы и минусы. Так, группа может качественно решить поставленную задачу, но при условии, что сотрудники разных отделов способны на конструктивный диалог. Визирование — самый распространенный метод, но занимает много времени. Преимущества делегирования — оперативность, недостаток — трудность разрешения нетипичной ситуации, и опасность превышения полномочий.
Согласование проекта договора
Подготовка проекта договора
(составление своего проекта договора либо рассмотрение поступившего от контрагента) осуществляется ответственным исполнителем
того структурного подразделения, которое инициирует заключение договора, вместе с юристом.
Согласно статье 161 ГК РФ сделки юридических лиц между собой и с гражданами должны совершаться в простой письменной форме, за исключением сделок, требующих нотариального удостоверения.
На согласование и подписание проект договора представляется в следующем количестве экземпляров:
- как правило, по количеству сторон;
- для договоров, действующих с даты регистрации его уполномоченным органом государственной власти или местного самоуправления, (например, договоров аренды) — по количеству сторон 1 экземпляр для регистрирующего органа.
В структуре любого хозяйственного договора рекомендуется предусмотреть следующие разделы,
которые в ряде случаев могут быть объединены или разделены:
- Преамбула.
- Предмет договора.
- Права и обязанности сторон.
- Стоимость и порядок осуществления расчетов.
- Особые условия договора.
- Ответственность сторон.
- Изменение, расторжение и прекращение договора.
- Конфиденциальность.
- Разрешение споров.
- Обстоятельства непреодолимой силы.
- Срок действия договора.
- Адреса и реквизиты сторон.
- Подписи сторон.
Проверяем контрагента!
На этапе работы с проектом договора ответственный исполнитель обязан обеспечить предоставление контрагентом пакета документов. Это обусловлено рядом причин. Дело в том, что заключенный договор может не иметь юридической силы (например, если он подписан неуполномоченным лицом). Чтобы избежать подобных эксцессов, надо внимательно подходить к проверке документов контрагента.
Заполнение карточки — «Договор»
В верхней части карточки существуют четыре закладки, которые желательно поочерёдно заполнить:
- Главное;
- Документы;
- Присоединённые файлы;
- Ещё.
На закладке «Главное» заполняем такие реквизиты:
- «Вид договора», который подразделяется на семь позиций, в основном используются в работе, такие как, «С поставщиком», «С покупателем»;
- «Организация», в которой вы работаете;
- «Контрагент», выбирается из справочника «Контрагенты»;
- «Номер договора», в это поле заносится тот номер, который вы присвоили;
Номер договора (контракта, соглашения) может быть не уникален, так как номер может быть присвоен не вашей организацией, а организацией контрагентом, с учётом соблюдения его уникальности.
- «Дата договора»;
- «Наименование», автоматически заносится при заполнении двух полей «Номер договора», «Дата договора»;
- «Срок действия, до…»;
- «Вид расчётов».
В данной карточке есть необходимые блоки, которые можно заполнить по необходимости:
- «Расчёты»;
- «НДС, Поставщик по договору предъявляет НДС»;
- «Подписи»;
- «Дополнительная информация.
При нажатии на закладку «Документы» открывается журнал созданных документов, в которых использовался данный договор (контракт, соглашение).
В журнале предусмотрены такие столбцы:
- Дата,
- Номер;
- Тип документа;
- Сумма;
- Валюта;
- Вид операции.
В журнале удобно создавать новые документы на основании сформированных в базе.
На закладке «Присоединённые файлы», можно загружать документы, созданные в рамках данного договора. Это могут быть:
- Договор;
- Товарная накладная;
- Акт выполненных работ;
- Счёт-фактура;
- Другие документы.
Ведение журнала договоров
Журнал, в котором созданы все договора, в программе 1С находится, в главном меню раздела «Справочники», блока «Покупки и продажи».
В шапке журнала необходимо заполнить такие позиции:
- Контрагент;
- Вид договора;
- Действует на…;
- Организация.
В табличной части журнала предусмотрены такие столбцы:
- Наименование;
- Контрагент;
- Вид договора;
- Срок действия;
- Валюта;
- Организация.
В журнале можно осуществить поиск договора, в зависимости от известных вам данных.
Для этого нужно нажать на правую кнопку мыши, после чего выйдет список значений, в нём мы находим позицию «Расширенный поиск». В нём выбираем в каком столбе искать и что искать.
Советую пользоваться данной функцией для нахождения необходимого договора, так как это значительно уменьшит количество затраченного времени на поиск.
С данного журнала можно произвести печать договора, а также распечатать конверт нужного формата, с логотипом организации и адресом контрагента.
Если в организации (фирме) нет отдельного сотрудника, который бы занимался формированием корреспонденции, то данную функцию можно возложить на любого сотрудника занимающего договорной работой в программе 1C. Это не займёт много времени, а формирование конверта и распечатка договора будет осуществлено оперативно.
Журнал, который наладит и упростит работу с договорами
Когда у компании договоров немного, нет необходимости систематизировать и вести их учет. Но это скорее исключение, с каждым днем договоров все больше и больше. Не запутаться в них, а также отслеживать сроки исполнения, систематизировать всю нужную информацию в одном месте и держать ее всегда под рукой поможет специальный журнал учета.
Обязательно ли его вести?
Мнение законодательства
Ведение такого журнала не является обязательным. Законодательством предусмотрен учет в форме журнала только для трудовых книжек. Дополнительные соглашения (доп) можно регистрировать произвольно. Прошивать и пломбировать книгу, если учет ведется в такой форме, нужно перед сдачей в архив. По требованиям ФАС срок хранения такого рода документов – 75 лет.
Однако по общим правилам ведения документооборота, регистрации подлежат все документы, которые требуют предоставления ответа или носят справочный характер. Помимо этого, существует Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения, в котором упоминается журнал учёта трудовых договоров.
Кроме этого, служба ГИТ, наносящая визит ко всем работодателям, всегда интересуется наличием этого документа.
Так что кадровик, во избежание неприятностей, должен вести журнал регистрации трудовых договоров и допсоглашений.
Как заполнять журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений?
Трудовой договор – соглашение между работодателем и сотрудником, в котором одна сторона предоставляет работу (осуществляет наем) в соответствии с законодательством, а другая сторона обязуется эту работу выполнять качественно и в срок, получая за нее заработную плату. Документ обеспечивает условия труда по нормам ТК РФ.
Трудовой договор оформляется в двух экземплярах (с печатью и подписью руководителя, паспортными данными и подписью работника) с выдачей одного нанятому работнику под расписку. Второй подшивается в личное дело. Это требование является обязательным независимо от вида работы – основная или по совместительству. Если на предприятии ведется журнал регистрации трудовых договоров, то подпись сотрудника ставится в соответствующей графе.
Как вести такой журнал? Книга регистрации может вестись в бумажном или электронном виде.
При несоответствии записей на бумажных и электронных носителях, предпочтение отдается бумажным.