Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Инструкция по заполнению счетов‑фактур». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Надо ли исправлять первичные документы?.
Итак, исправленный счет-фактура составлен. Нужно ли вносить изменения в «первичку»?
Счета-фактуры оформляются на основании первичного документа (товарной накладной, акта оказанных услуг или выполненных работ). Поэтому если в счете-фактуре имела место ошибка, то она почти гарантировано присутствует и в первичном документе («почти» – когда оба документа составляются вручную без применения специализированных автоматизированных средств учета). И если ошибка является существенной для счета-фактуры, то таковой она будет и для первичного документа. Данный вывод обусловлен:
Содержание:
1. Внесение исправлений в изначальный учетный документ.
Алгоритм действий в данном случае определен разд. 4 Положения. Этот способ применяется в отношении документов, составленных вручную или автоматизированным способом (то есть при помощи специализированных бухгалтерских программ, например 1С: Бухгалтерия). Ведь в последнем случае, несмотря на, казалось бы, электронный метод создания документа, он таковым не является, так как в документообороте подобный документ используется как обычный бумажный.
Порядок действий таков: зачеркиваются неправильный текст или суммы и надписываются над зачеркнутым исправленный текст или суммы. Зачеркивание производится одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное. Устранение ошибки должно быть оговорено надписью «исправлено», подтверждено подписью лиц, подписавших документ. Также проставляется дата исправления.
Недостатком данного способа является невозможность его использования, если нужно внести не одно, а несколько исправлений в документ (последний становится нечитаемым). Неудобен он и при исправлении двусторонних документов, поскольку изменения должны быть внесены в оба экземпляра[11].
Реквизиты счета-фактуры на продажу
Этот счет-фактуру используют наиболее часто, для него характерен полный набор реквизитов:
- Номер и дата документа (при оформлении исправления к нему заполняют и строку номера исправления).
- Реквизиты продавца и покупателя: название, адрес, ИНН.
- Названия и адреса грузоотправителя и грузополучателя.
- Реквизиты платежного документа, если был получен аванс под поставку.
- Валюта, в которой оформляется документ.
- Идентификатор государственного контракта, договора (соглашения) (при наличии). Данный реквизит вводится с 01.07.2017 (закон от 03.04.2017 № 56-ФЗ).
- Название товара (работ, услуг) с указанием единицы измерения, количества и стоимости единицы.
- Общая стоимость товара без налогов, сумма акциза, ставка и сумма НДС, итоговая стоимость с налогами.
- Страна происхождения товара и номер ГТД, с которой он ввезен в РФ.
- Подписи ответственных лиц.
В некоторых случаях в документе могут отсутствовать:
- КПП продавца и покупателя, предусмотренные формами, утвержденными постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137.
- Реквизиты грузоотправителя и грузополучателя, если продается не товар.
- Данные платежного документа, если не было поступления аванса.
- Единица измерения, количество и цена единицы, если единица измерения не определена (п. 5 и 6 ст. 169 НК РФ).
- Суммы относящихся к товару налогов и ставка НДС, если товар не является подакцизным и налогоплательщик работает без НДС.
- Данные о зарубежном происхождении товара, если он произведен в РФ.
- Идентификатор государственного контракта, договора (соглашения)
Особенности корректировочного счета-фактуры
В отличие от документа, составляемого при реализации, в корректировочном счете-фактуре присутствуют:
- номер и дата корректировки, а также аналогичные данные исходного изменяемого документа;
- сведения о количестве и/или цене (как исходные, так и откорректированные);
- сведения об изменении стоимости продажи без налогов и с налогами, а также изменении величины налогов, включая исходные и откорректированные данные и разницу между ними.
При этом корректировочный документ можно составить на несколько исходных счетов-фактур одновременно (подп. 13 п. 5.2 ст. 169 НК РФ).
Дополнительные реквизиты
Форма счета-фактуры содержит дополнительные реквизиты «Руководитель», «Главный бухгалтер», «Индивидуальный предприниматель». На практике налоговые органы уделяют пристальное внимание проставленным подписям в счетах-фактурах и их расшифровке, особенно если суммы НДС, принимаемые к вычету, значительны.
Счета-фактуры подписываются руководителем и главным бухгалтером организации либо лицами, уполномоченными на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации (п. 6 ст. 169 НК РФ). Индивидуальный предприниматель, выставляя счет-фактуру, подписывает ее, указав реквизиты своего свидетельства о государственной регистрации.
Как видно, Налоговый кодекс четко прописывает порядок заполнения этих строк, и в случае его нарушения счета-фактуры не могут служить основанием для принятия НДС к вычету или возмещению (п. 2 ст. 169 НК РФ).
Законодательство не предусматривает изменение реквизитов счета-фактуры. Однако в отношении полей «Руководитель» и «Главный бухгалтер» это допустимо. Так, в письме от 28.01.2008 г. № 03-07-09/02 Минфин разъяснил следующее.
В случае, когда определенный сотрудник уполномочен подписывать счета-фактуры соответствующим распорядительным документом, вместо фамилии и инициалов руководителя и главного бухгалтера организации рекомендовано указывать его данные. Следует обратить внимание, что при этом не является нарушением, если в документе присутствуют также фамилии и инициалы руководителя и главного бухгалтера.
Порядок исправления первичных документов можно разработать самостоятельно
В обоснование данного тезиса можем привести следующие аргументы.
Во-первых, возможность внесения исправлений в первичные учетные документы установлена ч. 7 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете. Здесь же оговаривается, что исправлению подлежит не всякий документ. Например, нельзя изменить кассовые и банковские документы (п. 4.7 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У, п. 16 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ[9]).
1. Внесение исправлений в изначальный учетный документ.
Алгоритм действий в данном случае определен разд. 4 Положения. Этот способ применяется в отношении документов, составленных вручную или автоматизированным способом (то есть при помощи специализированных бухгалтерских программ, например 1С: Бухгалтерия). Ведь в последнем случае, несмотря на, казалось бы, электронный метод создания документа, он таковым не является, так как в документообороте подобный документ используется как обычный бумажный.
Порядок действий таков: зачеркиваются неправильный текст или суммы и надписываются над зачеркнутым исправленный текст или суммы. Зачеркивание производится одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное. Устранение ошибки должно быть оговорено надписью «исправлено», подтверждено подписью лиц, подписавших документ. Также проставляется дата исправления.
Недостатком данного способа является невозможность его использования, если нужно внести не одно, а несколько исправлений в документ (последний становится нечитаемым). Неудобен он и при исправлении двусторонних документов, поскольку изменения должны быть внесены в оба экземпляра[11].
… или поздно получен
Еще один не урегулированный Налоговым кодексом вопрос связан со сроками поступления счета-фактуры от поставщика. Ведь даже вовремя выставленный документ (с правильной датой) может прийти к покупателю с изрядным опозданием. В том числе и в следующем отчетном периоде относительно времени его составления продавцом.
Ошибки при заполнении
В отличие от нарушения сроков по выставлению и получению счета-фактуры, особенности заполнения этого документа в Налоговом кодексе прописаны довольно четко. И тем не менее возникающим у налогоплательщиков по этой части проблемам, как и соответствующим арбитражным спорам, несть числа.
Ошибки в обязательной информации
Понятно, что при неточностях в обязательных реквизитах доказать право на вычет «входного» налога плательщикам еще труднее. Ведь формально инспекторы имеют полное право забраковать счет-фактуру с такими нарушениями. Однако в данном случае подход судей, к счастью, формализмом не отличается. Арбитры тщательно исследуют все обстоятельства дела и выясняют, действительно ли покупатель не вправе претендовать на вычет.
Или имеет место, например, устранимая неточность, допущенная продавцом. Либо ошибка не является фатальной для вычета, поскольку на самом деле отклоняется от требований кодекса во вполне допустимых границах. В результате вынесенных постановлений ФАС плательщики благополучно снижают сумму налога к уплате, а инспекторы оказываются не у дел. Вот несколько примеров таких споров.
Универсальный передаточный документ вместо счета-фактуры и накладной
Два года назад ФНС в своем письме от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@ порекомендовала налогоплательщикам использовать универсальный передаточный документ (УПД), который заменяет накладную (акт) и счет-фактуру. Многие бухгалтеры отнеслись к этой возможности с осторожностью, ведь Налоговый кодекс не содержит такой нормы. Напротив, в ст. 169 НК РФ явно сказано, что основанием для принятия к вычету НДС служит счет-фактура. Как же быть бухгалтеру? Есть ли риск при использовании в работе УПД? Попробуем разобраться в этих вопросах, определим плюсы и минусы использования универсального документа.
Универсальный передаточный документ содержит все реквизиты счета-фактуры, полностью дублируя его. Именно этот факт позволяет принимать НДС к вычету на основании УПД. Кроме того, анализируемый документ включает в себя основные элементы накладной ТОРГ-12: основание отгрузки, даты отгрузки и получения товара (услуги, права), подписи ответственных лиц. В целом УПД может заменить и другие передаточные документы: акт выполненных работ (услуг), накладную на отпуск материалов на сторону М-15, акт приема-передачи основных средств ОС-1 (письмо ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@). Универсальный передаточный документ отвечает всем требованиям, которые предъявляются к первичному учетному документу, поэтому покупатель вправе признать расходы на основании УПД.
Подробные условия применения, порядок заполнения и отражения УПД в книге покупок и продаж содержатся в письме ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@. Рассмотрим основные нюансы применения универсальных докуметов.
Регистрация УПД в книге покупок и книге продаж
Покупатель сначала регистрирует УПД в журнале учета полученных и выданных счетов-фактур, далее – в книге покупок. При этом нужно соблюдать правила, предусмотренные Постановлением Правительства РФ № 1137.
Согласно установленным правилам счета-фактуры регистрируются в хронологическом порядке по дате получения. В УПД эта информация содержится в строке 16 и отражается в графе 8 книги покупок.
Продавец товаров (работ, услуг, имущественных прав) регистрирует УПД в журнале учета полученных и выданных счетов-фактур и в книге продаж. Несмотря на то что в УПД есть несколько различных дат (составления, отгрузки, получения), в графу 3 книги продаж переносится дата составления УПД (строка 1).
Базовые сведения ↑
Выясним, что такое счет-фактура и перечислим главные его особенности.
Характеристики документа
Покупателю нужно получить от продавца счет-фактуру, который в дальнейшем станет основанием для использования вычета. При этом составленный документ не станет подтверждением того, что товар передано, а услуги предоставлено.
Такие документы помогут вести налоговый учет выданных счетов, но влиять не складской запас не смогут. Установлен срок составления счета-фактуры – в течение 5 дней с того времени, когда:
| Получено сумму в полном или частичном объеме | За предоставление услуг, приобретение товара и т. п. |
| Выдано товар, оказано услуги | То есть после отгрузки |
Отсчет начинают со следующего дня после выполнения операции. Счет-фактуру не нужно выставлять в таком случае:
| Когда реализация товара осуществляется с оплатой наличными средствами фирмами | Что занимаются продажами в розницу, предоставляют услуги общепита и иные оплачиваемые услуги жителям (ст. 168 п. 7 НК) |
| Когда осуществляется реализация акций (сюда не относятся брокерские и посреднические услуги) | В соответствии со ст. 169 п. 4 НК РФ |
| При выполнении не облагаемых налогом операций банком | Негосударственным ПФР |
Нет необходимости составлять счета и тогда:
| Когда получено сумму в счет поставки | Которая запланирована, при условии, что товар не облагается НДС |
| Когда импортируется товар в пределы страны | Так как вместо счета-фактуры будет подаваться таможенная декларация |
Назначение авансового счета-фактуры
А значит, и в счете-фактуре стоит вписывать такие же ставки. В Книге продаж (в пункте 5а) при формировании счета по предоплате не стоит ничего указывать.
Согласно пункту 13 порядка заполнения документа, при отгрузке продукции, отчетность на суммы полученной предварительной оплаты, что выданы и зарегистрированы продавцом в Книге по продажам, должны отражаться в Книге по приобретениям.
Это необходимо для расчета НДС с целью возмещения. Итак, при получении продавцами предоплаты составляется счет-фактура на реализацию товара и на оказание услуг два раза:
- в течение 5 дней после оплаты;
- в момент отгрузки (ст. 167 п. 1, п. 14 НК).
Порядок действий:
- продавец получает аванс – выставляет счет;
- регистрирует его в Книге продаж (ст. 168 п. 3 НК);
- возмещает НДС, что был перечислен с авансовой суммы;
- регистрирует предоставленный счет в Книге покупок (ст. 172 п. 6, ст. 71 п. 8 НК);
- выдает новый бланк при продаже товара;
- регистрирует сведения из него в Книге продаж (ст. 168 п. 3 НК).