Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Необязательные журналы и книги учета в отделе кадров». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Перечень журналов, нужных для конкретной организации.
Перечень необходимых журналов определяется сферой деятельности организации.
Предприятия общественного питания.
В субъектах общественного питания обычно ведется бракеражный журнал. В нем фиксируются сведения о качестве выпускаемых товаров. Бракераж – это дегустация, в процессе которой устанавливается вкус продукции, проверяется ее внешний вид.
На предприятиях питания формируется комиссия, ответственная за бракераж. В нее входят эти специалисты: директор, заведующий, медработник, старший правил. Эти сотрудники занимаются дегустацией блюд. Результаты дегустации фиксируются в бракеражном журнале. В нем отражается запах, консистенция блюда, его особенности.
Кроме того, на предприятии должен быть санитарный журнал.
Содержание:
Поэтому у каждого работодателя должны быть следующие журналы регистрации:
1. Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним
В этом же журнале можно регистрировать и договоры о материальной ответственности. А можно вести отдельный журнал регистрации договоров ИМО. Кстати, если Вы заключаете гражданско-правовые договоры со сторонними организациями и гражданами, то их тоже нужно регистрировать, но отдельно от трудовых договоров.
2. Журнал регистрации приказов по основной деятельности
В этом журнале регистрируются приказы по основной деятельности, утверждающие локальные акты и штатное расписание, приказы о назначении ответственных, другие приказы, регулирующие деятельность предпринимателя (режим работы, проведение аудитов, аттестаций и т.п.). Эти приказы не являются кадровыми, но предпринимателю приходится их тоже издавать, поэтому мы указали и этот регистрационный журнал.
3. Журнал регистрации приказов по личному составу
Этих журналов должно быть минимум два. Почему? Потому что среди приказов по личному составу есть приказы с разными сроками хранения.
Нужно ли регистрировать локальные акты?
На этот вопрос вы не найдете однозначного ответа. Мое мнение — не нужно. И вот почему. Регистрация придает документу юридическую силу, т.е. удостоверяет, что он начал действовать в определенный день. Таким действием обладает и гриф утверждения. Если локальный акт утвержден приказом, а приказ зарегистрирован, то регистрировать сам локальный акт уже не имеет смысла.
Кадровые журналы ведение которых обязательно 2018
Регистрационные журналы (книги) ведутся в организации для учета кадровой документации (приказов по кадрам, трудовых книжек, личных дел, удостоверений личности). Правильный учет документа (с присвоением определенного номера и с отметкой о дате регистрации) придает ему юридическую силу (силу доказательства), при помощи которой работодатель может с уверенностью победить в трудовом споре с работником.
Документы, зависящие от специфики организации, обязательны только для определенных компаний. В большей степени это относится к организациям с вредными условиями труда. Если в организации есть профессии, которые закон относит к профессиям с вредными условиями труда, то для данной компании становится обязательной разработка дополнительных инструкций. Например, о прохождении инструктажа при работе с опасными объектами или о прохождении периодических медицинских осмотров.
Журнал учета движения и выдачи трудовых книжек: правила заполнения
В таком документе должны быть отражены все факты перемещения книжки каждого из специалистов.
Сегодня существует унифицированная форма журнала учета трудовых книжек, скачать которую вы можете на нашем сайте. Утверждена она постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69. И этот же документ содержит инструкцию по оформлению трудовых книжек.
Итоги
Ведение книги учета и движения трудовых книжек не требует от кадровиков глубоких знаний трудового законодательства. Достаточно соблюдать ряд несложных правил, в числе которых регистрация в журнале всех книжек, как полученных от работников, так и оформленных работодателем самостоятельно, соблюдение корректного формата даты записей, указание должности работника в полном соответствии со штатным расписанием, отражение Ф. И. О. владельца книжки полностью, без каких-либо сокращений.
Зачем требуется?
Кадровое делопроизводство подразумевает не только оформление приказов, справок, уведомлений и формирования личных дел, но и ведение нескольких журналов, которые используются не столько для удобства, сколько для систематизации данных и контроля за их движением.
В частности, именно с этой целью и ведется журнал по личному составу, в котором регистрируются приказы о приеме работников на предприятие, их переводе на другие должности как в постоянном режиме, так и во временном, а также об увольнении.
Правила заполнения журнала
В первую очередь при оформлении журнала учета личных дел заносят следующую информацию:
- номер записи по порядку;
- регистрационный номер личного дела;
- дату оформления личного дела;
- фамилию, имя и отчество работника;
- табельный номер;
- место хранения личного дела;
- дату закрытия ЛД;
- причина закрытия ЛД;
- дата сдачи в архив;
- примечания.
Журнал учета личных дел работников — образец
При оформлении трудовых отношений заводится персональное дело, которое регистрируется в журнале учета. Ниже представлен его образец. В статье мы ответим на интересующие вопросы относительно работы с обозначенным выше документом.
Личное дело сотрудника
Его формирование начинается с момента выхода приказа о приеме на работу и ведется до увольнения. Обязанности по оформлению дел работников у руководства предприятия нет. Согласно Указу Президента РФ от 30.05.2006 года №609 она распространяется только на государственные и муниципальные органы власти.
Несмотря на это, многие предприятия вменили в обязанность кадровым службам ведение этого документа. Впоследствии это значительно упрощает работу, так как вся информация систематизирована, и ее поиск занимает минимум времени.
Форма и структура журнала регистрации
Важно! Обычно для оформления этого журнала используется стандартная таблица, причем в каждой строке содержатся данные об отдельно взятом обращении.
Во время заполнения вносятся сведения:
- номер обращения, который может быть порядковым или регистрационным;
- дата, когда оно было передано;
- ФИО и должность заявителя;
- резолюция, составленная руководством фирмы в отношении этого обращения, а также номер приказа, если он выпускался.
Все заявления оформляются в журнале одинаково, поэтому не должно быть расхождений в записях.
Тут вы узнаете, как правильно вести на предприятии журнал регистрации приказов по личному составу.
Для чего нужен и чем предусмотрен
Любое учреждение, ведущее личные дела сотрудников, может для удобства учета документов оформить журнал учета. Он сделает работу с персональными данными сотрудников организации более простой, поскольку:
- все сведения систематизированы;
- поиск сведений занимает меньше времени;
- такой формат удобен в применении;
- защита персональных данных работников находится на необходимом уровне.