Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как сообщить входящий номер письма правильно». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Как узнать входящий номер?.
Форма подачи и оформления ответа на письмо-запрос может сыграть решающую роль в отношениях между организациями. Именно поэтому к его составлению следует относиться очень внимательно, придерживаясь определенных правил.
Однако многие секретари сталкиваются с ситуациями, когда утрата таких документов вменяется именно сотруднику, ответственному за обработку поступившей корреспонденции. В результате они тратят неоправданно много времени на регистрацию бесчисленных счетов, накладных и счетов-фактур, что не только не застраховывает от их потери, но и никак не восполняет утрату. Допустимо ли вскрывать конверты входящих писем, если в адресе помимо наименования организации указана фамилия сотрудника?
Статья полезная. Но если за дело возьмутся органы следствия, и задействуют профи. Определят ли они пользователя и его местоположение?
Содержание:
Как узнать откуда отправлено письмо и кое что ещё…
В секретариате хранятся документы, прошедшие регистрацию ( журнал исходящих). В некоторых случаях возможно текущее хранение документов подразделения(в копиях), если они затрагивают стратегические вопросы организации.
Если это жульничество или подлог, то есть большой шанс того, что вы найдете какую-то информацию об этом. Если же никакой информации в Гугле об имейл-адресе отправителя нет, и похоже, что он действительный, воспользуйтесь советами ниже.
Регистрация входящих документов: основные правила
Правило №1. Каждый входящий документ может быть зарегистрирован только один раз.
Часто бывает так, что отправитель высылает письмо по электронной почте или по факсу, а потом еще и по обычной почте. Таким образом одно и то же письмо может прийти в организацию три-четыре раза. Все они должны получить один входящий номер. Как не допустить повторной регистрации? Очень просто, достаточно обращать внимание на исходящий номер отправителя – он будет повторяться.
Правило №2. Входящий номер документа должен быть уникален.
Регистрация входящих документов осуществляется строго однократно. Другими словами, под один конкретным номером в организации в один конкретный день может быть зарегистрирован только один входящий документ.
Ответ на письмо-запрос
Ответ можно писать
- как в рукописном виде (в основном так поступают тогда, когда сам запрос приходит в подобном формате),
- так и в печатном (данный способ существенно экономит время).
Составляется ответ в единственном экземпляре , перед отправлением его нужно пронумеровать (в соответствии с внутренним документооборотом компании), а также проставить дату.
Некоторые секреты входящих документов
Отсутствие регистрационного номера или даты документа, несоответствие расположения реквизитов, а также рукописное изложение текста не дают оснований для отказа в регистрации. Такие документы регистрируют в общем порядке.
В случае отсутствия регистрационного номера документа в графе «Индекс входящего документа» проставляют отметку «б/н» – без номера. из Инструкции по делопроизводству в органах и учреждениях прокуратуры Российской Федерации (утверждена приказом Генпрокуратуры РФ от 29.12.2011 № 450)
Входящие и исходящие документы: регистрируем правильно
При передаче документа из одного структурного подразделения компании в другое он повторно не регистрируется. Как регистрировать документы, поступившие по почте, понятно.
А как быть с телеграммами или телефонограммами? В настоящее время довольно часто письма приходят по электронной почте. Как регистрировать их? Оригиналы входящих электронных документов должны присылаться с сопроводительным письмом к файлу.
При необходимости документы, поступившие по электронной почте, могут распечатываться на бумажном носителе.
Регистрация входящих документов
Конверты обычно не сохраняют.
- Регистрируют входящие документы в день их поступления (только иногда на следующий), для чего проставляют отметку на первом листе в правом нижнем углу и заносят краткие сведения о документе в принятые в организации формы регистрации (примерный образец далее будет приведен). Отметку можно делать ручкой, но гораздо удобнее с помощью штампа. Отметка содержит порядковый номер и дату и очень часто включает название организации.
Исключение из этого правила делают для входящих в список нерегистрируемых, который целесообразно в зависимости от анализа обычно поступающей почты создать. Примерный перечень такой:
- печатные издания (журналы, газеты, брошюры),
- копии информационных документов и рекламные материалы,
- поздравительные письма,
- приглашения,
- прейскуранты,
- добавьте что-то еще (если требуется).
Как писать исходящий номер на документах
Соответственно, нецелесообразно регистрировать то, что прислано для ознакомления и не требует ответа или исполнения.
Обычно в организации разрабатывается перечень документов, не подлежащих регистрации.
- Компьютер, подключение к Интернет, SharePoint Server 2010.
Инструкция 1 Установите службу SMTP.
Для этого необходимо, чтобы у вас были административные права доступа.
Номер может быть дополнен буквами или цифрами для удобства работы с документами. Кратко расскажем о порядке работы с входящими документами. Они сортируются в зависимости от того, требуют ли обязательного рассмотрения директором или их можно направить непосредственно в соответствующие структурные подразделения.
Форма карточки для регистрации исходящих документов идентична форме РКК для входящих документов. Единственное отличие в заполнении РКК на исходящие документы заключается в том, что в графе «Корреспондент» указывается название организации, в которую направляется документ.
Регистрация исходящих документов может иметь особенности в зависимости от того, является документ ответным или инициативным.
Проекты этих писем у нас хранят исполнители. Подписанные письма, если отправляем по факсу и не требуется отправлять оригинал, подшиваются в папку.
Нумерация исходящих писем и приказов
В учреждении приказы и распоряжения регистрируют прошедшей датой и номером через дробь (например, 15/1, 15/2). Как объяснить, что так делать недопустимо? В ст.
4 Гражданского кодекса Российской Федерации четко прописано, что акты гражданского законодательства не имеют обратной силы, любые распорядительные акты применяются к отношениям, возникшим после введения их в действие. Согласно п. 3.11 Р ГОСТ 6.30-2003, датой документа является дата его подписания.
Раньше этой даты документ вступить в законную силу не может.
Представьте, что спустя время станет известен какой-либо негативный факт за период с 1 по 10 июня, влекущий соответствующие последствия (наказание) для того лица, кто был назначен ответственным.
Как правильно нумеровать исходящие письма
Приведем примерную форму такого журнала.
Автоматизированная регистрация Документы можно регистрировать с помощью специального программного обеспечения, которое устанавливается на персональный компьютер.
При такой регистрации сведения о документе вводятся в электронную регистрационно-контрольную карточку, которая сохраняется в базе данных.
Важно Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления… #4[45202] 23 апреля 2009, 13:40 Как вариант — да.
Входящие и исходящие документы: регистрируем правильно
Вы здесь «Отдел кадров коммерческой организации», 2012, N 3 ВХОДЯЩИЕ И ИСХОДЯЩИЕ ДОКУМЕНТЫ: РЕГИСТРИРУЕМ ПРАВИЛЬНО Наверняка все мы сталкивались с ситуацией, когда помнишь, что письмо (приказ, информационное сообщение или иной документ) приходило, а найти его не можешь или надо в запросе сослаться на документ, который отправляли ранее, а сделать это нельзя, так как не известны ни точная дата отправления, ни иные признаки, позволяющие его идентифицировать. Такое может произойти, если в организации не налажена система регистрации и учета входящих и исходящих документов. О том, как правильно построить эту систему, расскажем сегодня.
Что регистрируем? В компанию поступает достаточно много входящих документов — письма, бандероли, пакеты, подписные издания, рекламные листовки и пр. Однако не все это подлежит регистрации.
Обязательно регистрируются только документы, требующие учета и подлежащие исполнению.
Регистрация документов.
Входящая и исходящая корреспонденция.
Регистрация входящей и исходящей документации (писем, телеграмм, заявлений, справок, уведомлений и пр.) ведется в любой организации, это неотъемлемая составляющая любого документооборота.
Документы подлежат регистрации с целью:
- проведения продуктивной справочной работы по документации и пр.
- систематизации и обработки корреспонденции;
- обеспечения учета документации и контроля ее исполнения;
- облегчения поиска документов в случае необходимости, создания организационно-поисковых систем;
- обеспечения сохранности документов;
Некоторые виды документации непосредственно после регистрации получают юридическую силу.
Какие письма не регистрируются:
— коммерческие предложения;
— рекламные материалы;
— прайс-листы,
— поздравления;
— приглашения на различные развлекательные или промо-мероприятия (приглашений на совещание это не касается).
Обратите внимание: если какие-то из перечисленных документов планируется отослать с сопроводительным письмом, то регистрации подлежит сопроводительное. То же относится к счетам и актам, договорам, проектам, сметам и всем остальным документам, которые создаются в отделах компании и должны быть отправлены. Подробнее об этом написано в статье про сопроводительное письмо.
Регистрация исходящих документов: учетная форма
В учетную форму регистрации исходящих документов (журнал, книга) вносится следующая информация:
— номер письма
— дата регистрации
— адресат
— заголовок к тексту письма (тема)
— информация о приложении (количество листов и экземпляров, возможно наименования прилагаемых документов)
— информация об исполнителе: либо отдел, либо фамилия и инициалы работника
— метод отправки (почта, курьер, электронная почта, другое)
— примечание
Регистрация исходящих документов подразумевает заполнение всех этих граф учетной формы. После присвоения номера на бланке заполняются соответствующие строки, и затем письмо сканируется. Электронная копия с помощью гиперссылки присоединяется к журналу. Теперь копию документа можно будет распечатать в любое время.
Предложенная форма журнала регистрации исходящих документов близка к универсальной. Каждая организация при желании может приспособить ее под свои потребности.