Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как прошивать и заверять документы». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Правила сшивания документов ГОСТ.
- Если вам необходимо скрепить делопроизводственные бумаги на нескольких листах, то прежде всего необходимо ознакомиться с нормативами. Конечно, первое, что приходит на ум, это клей или степлер. Многостраничные документы клеить нельзя. Но как же их сшивать? Ведь неправильная прошивка может обернуться, как минимум, отказом в регистрации органа, требующего предоставить пакет документов.
- Как же быть, если свода правил и образцов нет, а сшивать бумаги как получается, а не так, как положено, нельзя. Несмотря на то, что четкие инструкции относительно сшивания документации отсутствуют, необходимо ориентироваться на конкретные требования той инстанции, которая запрашивает информацию в виде прошитого пакета документов.
- Полезным будет и ознакомление с общими рекомендациями по проведению прошивки документов, которые состоят из более чем одного листа. Они собраны в брошюре или методических рекомендациях за 2009 год. Есть еще брошюра за 2004 год. Она больше подходит для регистрации документации ООО.
Содержание:
Как правильно нумеровать страницы документа при подшивке?
- Проставляем на листах арабские цифры
- Используем для этого простой карандаш
- Ставим цифры по возрастанию
- Нумеруем листы, а не страницы (документы при этом могут иметь свою нумерацию)
- Номер страницы ставим в правом верхнем углу, не касаясь текста документа.
- Приложения нумеруем в общем порядке
- Нумерацию писем проводим следующим образом: ставим номер на конверте, и только после этого нумеруем содержащиеся в письме листы
- Несколько томов документов нумеруются по отдельности
- Выделенные в отдельный том приложения нумеруются также отдельно
- Если документы составлены на листе большого формата, то проставляем нумерацию в правом верхнем углу, сгибаем и подшиваем под один край
- Для указанных в документе отдельных фрагментов (например, чеков) составляем опись , а данный документ нумеруем в общем порядке.
Какие документы необходимо сшивать?
В делопроизводстве чаще всего сшивают документацию для того чтобы передать ее в архив, либо при предоставлении ее в банк и другие финансовые учреждения. Также прошивка документов требуется при сдаче отчетности во внебюджетные фонды и в ФНС. Документ необходимо не только прошить, но и пронумеровать. Сшиваются бумаги либо нитью или лентой, либо при помощи специальных станков.
Подлежат прошивке следующие виды документации:
- приказы (как общие, так и личные);
- штатное расписание;
- отчеты (например, авансовый отчет);
- счет-фактуры;
- акты выполненных работ;
- кассовая книга;
- ведомости.
Также прошивать листы документации необходимо при подаче заявки на участие в тендере и в других случаях.
Как правильно прошивать документы
Документы можно прошить как нитками, так и шнурком или лентой. К этому процессу необходимо отнестись ответственно, ведь в случае если прошивка будет некачественная, слабая, то бумаги можно будет с легкостью разъединить, чего допускать нельзя, ведь сшиваются они чтобы нельзя было подложить к ним другой документ или потерять его часть.
Более того, если вы прошиваете бумаги для предоставления в государственные органы, то неправильно выполненная прошивка может привести к тому, что ФНС, внебюджетные фонды или суд просто откажутся их принять.
На 3 дырки
Несколько сложнее обстоят дела с прошивкой в три прокола, особенно если вы будете сразу прокалывать листы ниткой с иголкой, а не воспользуетесь дыроколом. Чтобы прошить бумаги в три дырки следуйте нижеизложенной пошаговой инструкции со схемой:
- Сделайте первый прокол иголкой с ниткой с тыльной стороны прошиваемого документа посередине листа
- Второй прокол иголкой делается с лицевой стороны документа
- Следующий прокол следует сделать с тыльной стороны третьей дырки
- На следующем шаге пропускаем иголку с ниткой в первую дырку — посередине документа с лицевой стороны
- После чего следует подтянуть нитки чтобы они плотно стянули прошитые листы и завязать узелок как показано на фото
наглядно поясняет как сшить документы на 3 дырки:
Подготовка документов для регистрации ИП
Для регистрации ИП необходимо предоставить в Налоговую инспекцию следующие документы:
- Копия паспорта.
- Заявление на регистрацию ИП.
- Квитанция на оплату госпошлины.
- Заявление о переходе на Упрощенную систему налогообложения (при необходимости).
При подаче документов в налоговый орган для регистрации ИП, необходимо заполнить Заявление на регистрацию ИП и сшить вместе листы 001, 002 и лист А. Лист Б сшивать не нужно. Этот лист остается у вас, с фамилией и подписью сотрудника налоговой службы, как подтверждение, что документы на регистрацию у вас были приняты.
Сшивать документы можно любым из приведенных выше способов. Заверяется подписью заявителя с расшифровкой ФИО. Если подавать документы на регистрацию будет не сам заявитель, а третье лицо, то третья страница заявления должна быть заверена нотариально.
Так как определенных инструкций и правил по подготовке и прошивке документов не существует, у каждой организации, финансовый компаний, банков и прочих организаций могут существовать свои собственные требования, утвержденные внутренними приказами и регламентами, которые необходимо учитывать при сотрудничестве.
Умение правильно и грамотно подготовить документы — это начало продолжительной и выгодной сделки.
О проверках Роспотребнадзора рассказывает одна из статей.
Как прошивать документы: основные нюансы и нормативные акты
Действующее российское законодательство в целом на федеральном уровне никак не регламентирует обязательность прошивания документов или наоборот – отсутствие таковой необходимости. Одним из немногих нормативов, в соответствии с которым на территории Российской Федерации ведётся документооборот и прошивка документов в целом, является ГОСТ Р-51141-98 «Делопроизводство и архивное дело». Но этот стандарт не является общепринятым в целом и применяется сугубо добровольно.
Как правильно сшивать документы нитками, чтобы все было по госту?
Кончики шпагата должны свободно свисать из-под наклеенной бумаги. Заверим документы подписью Как правильно сшивать документы, вроде бы разобрались.
Важно Теперь осталось заверить подшивку подписью. Она, кстати, так и называется — заверительная. Делается она на отдельном листике и приклеивается на задней стороне последней страницы.
Внимание Записка обязательно должна содержать информацию о том, каково количество прошитых бумаг, с указанием особенностей (возможно, это наличие справок, фото, рисунков, чертежей). Заверительная надпись подписывается непосредственно директором или его заместителем, который указывает свою должность.
Сама записка тщательно приклеивается на шпагат, которым мы шнуровали дело. Сверху на нее ставится печать предприятия. Но есть один нюанс.
Оттиск печати должен частично быть на записке, а частично — на самом листе дела. Это очень важный момент. И о нем следует помнить.
Нормы закона
Далеко не все люди знают, для чего вообще прошивать документы. А ведь оказывается, что есть немало мест, куда можно сдать только правильно прошитые бумаги. Например, в архив или при подаче документов на тендер, да и процедура государственной регистрации физических лиц в качестве индивидуальных предпринимателей или юридических лиц требует подачи правильно сшитых документов.
Надо сказать, что единой инструкции по прошивке документов на сегодняшний день нет. Но при этом существует ряд нормативных актов, которые регулируют порядок ведения различной документации, в том числе и сшивание дел.
Какие документы и для чего нужно сшивать
Чтобы можно было подшить бумаги, потребуется следующий список принадлежностей:
- пакет бумаг на прошивку;
- специализированная иголка 100 на 125 мм;
- нить для прошивки документов из полиэфирного волокна с диаметром сечения от 1,4 мм;
- жидкий канцелярский клей;
- чистый листок бумаги формата А4.
Существует несколько видов прошивания бумаг:
- в 2 отверстия;
- в 3 отверстия;
- в 4 отверстия;
- в 5 отверстий.
Основные регламенты
Как таковых регламентов по сшиванию документов не существует. Имеются только рекомендации, которые утвердил Росархив приказом от 23.12.2009 N 76 и из ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело». А также инструкции по документированию, которые выпустил Центральный банк России.
Из-за отсутствия жестких стандартов по сшиванию документов, предпринимателю сложно разобраться в самом процессе, ведь каждый отдельный орган требует соблюдения своих правил.
Как правильно прошивать документы?
- Сколько делать отверстий? Это зависит от требований организации, которая запрашивает документы. Проколы должны равномерно располагаться по левому полю.
Важно
Отверстия делаются по середине листа, расстояние между ними — 3 см.
На прошитые документы клеится лист бумаги. На нем ставится печать, подпись и дата
- Для особо важных документов проделывается пять отверстий. Это самый надежный способ защиты бумаг от подмены.
- Заверяем документ: готовим листик бумаги размером 4 на 5-6 см.
Указываем на нем количество прошитых листов цифрами и прописью.
Подготавливаем комплект документов. В пачке должно быть не более 250 листов. Толщина ее должна составлять не более 4 см. К блоку необходимо добавить пустой лист. Все скрепки, булавки должны быть удалены. 3. Нумерация.
Нумерация страниц производится только простым карандашом. Номер ставится в правом верхнем углу. Никаких римских обозначений. Опись в нумерацию не включается. Номера страниц не должны задевать текст документа.
Важно! В процессе нумерации с титульным листом цифра «1» не ставится, нумеруем только со второго листа с цифры «2». Основные инструкции:
- Если в документации попадается лист большого формата, его необходимо развернуть и пронумеровать в верхнем правом углу, затем так же свернуть. Подшивается он аккуратно, за один край, что бы его можно было неоднократно развернуть.
- В документах письма хранятся в конвертах.