Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Журнал учета путевых листов обязательно ли вести». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Требования и правила ведения журнала путевых листов в 2019 году.
Основные требования к журналу движения путевых листов содержатся в Приказе Минтранса России от 18.09.2008 № 152. Форма № 8 позволяет оперативно контролировать объем списанного топлива, проводить учет загруженности транспорта различной категории, а также проводить контроль сдачи путевок и их правильного заполнения.
Журнал путевых листов сшивается в виде книги или приобретаются уже готовые, напечатанные в типографии. Сам бланк представляет собой таблицу, состоящую из 9 колонок. Разработка своего документа позволит располагать колонки в произвольном порядке, добавлять их или убирать. Типовая же форма (ОКУД 0345008) содержит следующие графы:
- номер по порядку;
- дата выдачи путевки;
- ФИО водителя;
- его табельный номер;
- гаражный номер транспортного средства;
- подпись водителя о получении путевки;
- подпись диспетчера о приеме его от водителя;
- подпись бухгалтера о получении путевки;
- примечания.
Часто компании, особенно небольшие, не используют гаражные номера, оперируя государственным номером машины. Это допустимо, но тогда стоит внести корректировку в стандартный бланк, заменив графу 5 на “Государственный номер регистрации автомобиля”.
- Программу обучения по охране труда для водителя
Содержание:
Можно ли вести журнал учета путевых листов в электронном виде
Как мы уже писали ранее, книгу учета можно вести как вручную, так и в электронном виде. Поскольку в таблице содержатся колонки, предполагающие подпись ответственных сотрудников (6-8), то полноценной электронной формы отчетности не получится. В любом случае необходимо регулярно распечатывать таблицу, собирать необходимые подписи и подшивать.
К тому же журнал относится к первичной учетной бухгалтерской документации, поэтому при любой налоговой проверке будет в числе запрошенных документов.
Если вы все же решили вести этот документ в электронной форме, советуем готовить реестр путевок на день и распечатывать.
Тогда в течение дня вы сможете сразу при выдаче листов собирать подписи водителей и не нарушать требования законодательства.
Журнал учета путевых листов: обязательно ли вести его
Большинство организаций используют транспортные средства. Но эксплуатация транспорта сопряжена со значительными расходами, и их важно контролировать. Основным документом, подтверждающим расходы и передвижение автомобиля, является путевой лист. Это первичный документ, в котором отражаются подробные сведения о маршруте, грузе, пассажирах, водителе и транспортном средстве. Вести их учет следует в специальном журнале.
Журнал учета путевых листов, скачать заполненный бланк
Скачать
Сроки хранения и ответственность
Действующее законодательство не устанавливает точных рамок для хранения для этого случая. Храните подшитый и пронумерованный документ в организации не менее 5 лет, так как он содержит информацию о первичке (путевых листках). Определите отдельным приказом ответственное лицо за ведение и хранение ЖУ. Под подпись ознакомьте его с порядком ведения документа.
Журнал учета путевых листов: форма 8
Для ситуаций с командированными лицами главное требование контролирующих органов к оформлению путевого листа – возможность учесть рабочее время и объективно отразить расходы на топливо.
ЗАПОМНИТЕ! В путевые листы обязательно вписываются показания спидометра до выезда в начале смены и после окончания работы. Значения на конец дня и на утро следующих суток должны совпадать.
Электронная подпись за 1 час для:
Приказом Минтранса установлен диапазон от одного дня до одного месяца. При посменной работе на одном автомобиле нескольких водителей разрешено составлять несколько путевок (по количеству водителей) для этого транспортного средства.
Подробности и обновленный бланк см. здесь.
Общие сведения о журнале учета движения путевых листов Для контроля движения выданных путевых листов должен вестись журнал учета движения путевых листов по форме 8, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78.
На законодательном уровне каждая организация, использующая транспортные средства для ведения бизнеса или производства, обязана вести журнал учета путевых листов. Заполнять их необходимо по стандарту в соответствии с формой № 8.
Добавим, что во избежание споров с налоговиками безопаснее написать маршрут — указать конкретный пункт назначения и место отправки.
Как осуществляется учет путевых листов
Журнал учета путевых листов, образец заполнения Форма журнала утверждена постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 года № 78, но она действует до сих пор и содержит обязательные реквизиты, необходимые для бухгалтерского и налогового контроля, а также для дальнейшего расчета заработной платы водителям. К обязательной информации относится:
- сведения о номере и дате выдачи путевого листа;
- данные о водителе, его табельном номере;
- гаражный номер транспортного средства (обычно он присваивается в государственных учреждениях, а частные компании этого не делают, поэтому допускается не заполнять соответствующую колонку).
Записи в форме подтверждают сразу три работника:
- сам водитель;
- тот, кто занес сведения, (например, диспетчер);
- а также бухгалтер, получивший документ.
Назначение и заполнение журнала учета путевых листов по форме 8
Внимание
Для этого в путевом листе делается пометка о принадлежности конкретного автомобиля работнику. Форма журнала №8 унифицирована, из нее нельзя удалять строки или блоки. Предприятиям разрешено расширять перечень указываемых в документе показателей.
Важно
Оптимизировать систему контроля движения путевых листов можно путем внедрения электронного учета бланков.
Автоматизация процедуры позволяет сократить временные затраты работников на работу с документами и минимизирует риски появления утечек информации.
Обеспечить работоспособность электронного документооборота в сегменте учета транспорта можно при помощи специализированных программ или услуг аутсорсинга.
КСТАТИ, правильностью и полнотой заполнения путевых листов и организацией контроля их движения могут заинтересоваться органы налоговой инспекции, представители трудовой инспекции и сотрудники ГИБДД.
Какой порядок заполнения журнала учета путевых листов?
Запрета на ведение журналов по учету путевок в электронном формате в законодательной базе не предусмотрено. Предприятия вправе самостоятельно решать, как им организовать ведение учета:
- заполнять бумажный вариант журнала;
- вести таблицы в Excel;
- ограничиться заполнением формы в программе 1C.
Главное требование – соблюдение формы документа, наличие обязательных реквизитов и возможность оперативно распечатать заполненные страницы бланка. Основная документация Мероприятия по мониторингу норм расхода ГСМ и обоснованности списания топлива реализуются с обязательным оформлением путевых листов и журнала их учета формы №8.
Порядок заполнения журнала
Заполнение журнала выдачи путевых листов доверяется бухгалтеру или другому представителю предприятия. Статус лица подтверждается внутренним приказом.
Бред сивой кобылы(((
ИП не является юрлицом!
Медосмотр проходят только водители работающие по найму.
ПЛ нужно оформить на месяц и забыть, если я ИП и работаю на а/м сам)))
И т.д.
Путевой лист это вообще бред
Пережиток советского времени, если водитель уехал на несколько дней, где он будет проходить мед осмотр, состояние здоровье водителя нужно проверять каждый день перед рейсом, ведь путевой лист создан не только для отслеживания количества заправленого топлива но и безопасность движения, а если в поездке стало плохо водителю, а он проходил техосмотр неделю назад, а второе состояние авто, ведь подпись механика говорит о том что авто исправен и допущен к рейсу, а в дороге поломка, приматал и поехал дальше а машина по сути не исправна, кто будет отвечать за исправность, если механик видел машину неделю назад, а машина из за поломки создало аварийную ситуацию.
Назначение и заполнение журнала учета путевых листов по форме 8
Внимание
Для этого в путевом листе делается пометка о принадлежности конкретного автомобиля работнику. Форма журнала №8 унифицирована, из нее нельзя удалять строки или блоки. Предприятиям разрешено расширять перечень указываемых в документе показателей.
Важно
Оптимизировать систему контроля движения путевых листов можно путем внедрения электронного учета бланков.
Автоматизация процедуры позволяет сократить временные затраты работников на работу с документами и минимизирует риски появления утечек информации.
Обеспечить работоспособность электронного документооборота в сегменте учета транспорта можно при помощи специализированных программ или услуг аутсорсинга.
КСТАТИ, правильностью и полнотой заполнения путевых листов и организацией контроля их движения могут заинтересоваться органы налоговой инспекции, представители трудовой инспекции и сотрудники ГИБДД.
Путевые листы в организации
Для ситуаций с командированными лицами главное требование контролирующих органов к оформлению путевого листа – возможность учесть рабочее время и объективно отразить расходы на топливо. ЗАПОМНИТЕ! В путевые листы обязательно вписываются показания спидометра до выезда в начале смены и после окончания работы.
Значения на конец дня и на утро следующих суток должны совпадать. В зависимости от используемой формы документа бухгалтер может списывать ГСМ по фактическому расходу топлива или по установленным нормативам.
Важно
Путевые листы дают право водителям эксплуатировать конкретное транспортное средство в рабочие часы. В бланке указывают предполагаемый маршрут движения, остатки топлива и данные спидометра.
Дополнительно вносят сведения о специфике рабочей деятельности и времени начала рабочего дня и его окончания. ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Путевые листы не заполняются при расходовании ГСМ в инструментах.