Нужно ли регистрировать в журнале?.
Заявление о приеме является вспомогательным документом, на основании которого издается приказ.
При этом учитывая, что закон даже не предусматривает оформление прошения, регистрировать его в отдельно созданном журнале не нужно, учитывая, что распорядительный акт, созданный на его основании, будет иметь номер регистрации.
Сколько и где хранятся?.
Учитывая, что порядка создания заявлений законом не установлено, правил хранения сих документов тоже не существует, возникает масса вопросов, от порядка и места до сроков хранения.
А между тем, если прописать порядок в локальных актах, ни одна проверка не найдет нарушений.
Так, можно определить как минимум несколько вариантов:
- Заявление подшиваются к приказам о приеме в качестве основания, в папке по личному составу, которые хранятся в архиве компании не менее 75 лет.
- Заявления складываются в отдельной папке, что автоматически уменьшает срок хранения до 3-х лет;
- Прошение находиться в личном деле, которое опять же хранится в компании не менее 75 лет.