Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Трудовая книжка утеряна: что делать и как восстановить, если есть ксерокопия?». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Можно ли получить дубликат на основании копии?.
Как восстановить трудовую книжку при утере если есть ксерокопия? Если трудовая книжка сотрудника потеряна, то в соответствии с требованиями пункта 31 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 г. «О трудовых книжках», он должен известить об этом работодателя немедленно, и в течение 15 дней ему обязаны оформить новый документ.
Есть два варианта развития событий:
- Выдача нового документа.
- Получение дубликата утерянного.
Первый способ, несомненно проще. В этом случае человек подает заявление работодателю и ему оформляется новая трудовая книжка.
Такой вариант допустим для достаточно молодых людей, ведь сейчас важны не записи о стаже, а размер отчисляемых денежных средств.
Конечно, если сотрудник получил завидный опыт на хорошей должности в солидной компании, то эти сведения в личных интересах выгоднее восстановить.
Содержание:
Заверение копии трудовой книжки
Выдача дубликата трудовой книжки предусмотрена действующими нормами при массовой утрате работодателем документов вследствие чрезвычайных ситуаций. В данном случае речь идет о пожаре, экологических или техногенных катастрофах, наводнении.
Правил ведения и хранения трудовых книжек лицо, утратившее трудовую книжку, обязано заявить об этом работодателю по последнему месту работы. Довод представителя ответчика о том, что истец не представил в учреждение доказательства того, что работа в ИППУ СО РАН — его последнее место работы, является несостоятельным, в связи с чем не мог быть принят во внимание при разрешении спора.
Также дубликат трудовой книжки выдается в случае неверно внесенной записи на титульном листе трудовой книжки. Аннулирование испорченного бланка и оформление нового осуществляются, если при первичном оформлении книжки кадровый работник по неосторожности внес туда неверную запись.
Работодатель должен выдать дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления.
Также дубликат трудовой книжки выдается в случае неверно внесенной записи на титульном листе трудовой книжки. Аннулирование испорченного бланка и оформление нового осуществляются, если при первичном оформлении книжки кадровый работник по неосторожности внес туда неверную запись.
В зависимости от того, кто повинен в утрате документа о труде порядок восстановления данных трудовой книжки будет существенно различаться.
Нужно сразу отметить, что, хотя мы и будем далее в статье использовать термин «восстановить утраченную трудовую книжку», по существу этот термин не совсем верен.
Куда обращаться для получения копии трудовой?
Чтобы сделать копию трудовой книжки, потребуется обратиться к работодателю. В соответствии с правилами проставить отметку о том, что копия верна, и сотрудник работает по настоящее время, может лишь ограниченный круг лиц. К ним относятся:
- директор фирмы;
- предприниматель;
- бухгалтер;
- кадровый работник.
Если лицо работает на индивидуального предпринимателя, то, зачастую, все кадровые и финансовые вопросы решаются им же. Если предприятие крупное, то за сохранность трудовых документов отвечает кадровый отдел. На него же и возложена обязанность по их заверению. Это может быть как специально назначенный специалист, так и руководящий отделом.
Нередко бывает, что ответственность по ведению кадровой документации в компании возложена на бухгалтера. В таком случае необходимо обращаться к нему.
Распространённые ошибки при оформлении копии трудовой
Правильно заверить копию трудовой книжки совсем не сложно. Но и тут допускаются неточности. Самые часто допускаемые:
- постановка отметок не на всех листах при условии, что они не прошиты;
- оформление копии сотрудником, не имеющим такого права;
- простановка оттиска печати за пределами копии;
- отсутствие указания места хранения;
- неправильная сшивка страниц копии.
Сотрудник, запросивший документ, после его выдачи должен сам убедиться в верности его заполнения.
Как оформить дубликат трудовой книжки работнику, который уже уволился?
Кадровые работники отлично знакомы с ситуацией, когда произошла утеря такого документа, или же он пришел в негодность. Уже выработан порядок действий в такой ситуации, то есть выдача нового документа. Но многие люди задаются вопросом о том, как сделать дубликат трудовой книжки. Довольно часто возникает потребность в оформлении дубликата.
Иногда кадровые работники сталкиваются с тем, что утекло довольно много времени с момента увольнения сотрудника, а он подает запрос о замене документа именно в их фирму. Притом, что по истечении длительного времени он мог сменить не одну работу. В такой ситуации зачастую кадровые сотрудники не оказывают помощи бывшему своему работнику, а советуют прийти в другую организацию с такой просьбой. Можно сразу ответить, что данные действия многих специалистов неправомерные.
Это можно объяснить следующим образом. Правила хранения данного трудового документа гласят о том, что сотрудник, который потерял документ, обязан оповестить о происшедшем фирму, где он работал в последний раз. В свою очередь, работодатель должен ему выдать дубликат трудовой книги. Нужно учесть то, что он должен это сделать не позже, чем через 15 дней с момента подачи заявки. Таким образом, у кадрового работника нет другого выхода, как подчиняться закону.
В каких случаях оформляют дубликат трудовой книжки
Дубликат подтверждает трудовую деятельность и трудовой стаж работника, как и трудовая книжка. В этом главное отличие дубликата от копии трудовой книжки.У копии нет статуса официального документа. Без оригинала книжки даже заверенная копия не подтверждает периоды работы.
Дубликат трудовой книжки оформляют в случаях, когда:
- оригинал испорчен, порван, обгорел, утерян, уничтожен;
- произошла массовая утрата трудовых книжек;
- внесли запись об увольнении или переводе на другую работу, которую впоследствии признали недействительной.
В последнем случае в дубликат из трудовой книжки переносят все записи, кроме той, которую признали недействительной. Но в нем не будет печатей бывших работодателей и подписей кадровых работников с предыдущих мест работы.
Особенности и функции
Важность трудовой в том, что она подтверждает статус человека – работающий он или нет официально в конкретный момент времени, а значит – имеет ли гарантированный заработок или нет.
Именно этот показатель является определяющим при оформлении банковских займов или пособий в службе соцзащиты, приобретения дорогостоящих товаров в кредит или пенсий.
Справку о зарплате при желании всегда можно подделать, поэтому многие банки требуют дополнительно предоставить копию трудовой книги, подтверждающей справку 2 НДФЛ и правильно заверенную. Право на получение копии документа регламентировано ст. 84 и ст.89 ТК РФ.
Как правило, если гражданин работает официально, то документ, подтверждающий его трудоустройство, находится у работодателя. Копия выдаётся согласно ст. 62 ТК РФ бесплатно, и работодатель не обязан знать, для чего нужен этот документ (ст. 89 ТК РФ).
За отказ в оформлении или нарушении ТК должностные лица несут ответственность по ст.90 ТК РФ, вплоть до уголовной. В случае неофициального трудоустройства трудкнижка находится на руках у владельца. Существуют строгие Правила оформления копии трудовой.
Рассмотрим, как оформляется с надписью «Работает по настоящее время» образец трудовой книжки.
Нюансы получения копии
Существуют некоторые отклонения в получении копии документа для различных должностей и неработающего персонала:
- для руководителя компании, входящей в корпорацию – заверяет отдел по персоналу вышестоящего подразделения, то есть сотрудник главного офиса;
- если женщина находится в декрете – документ оформляется работником отдела кадров или руководителем, то есть все правила аналогичны, как для обычного персонала;
- для пенсионного фонда – копия трудовой делается обязательно всех страниц, ставятся необходимые печати и все листы прошиваются между собой белыми нитками.
Фраза, что сотрудник «Работает по настоящее время» указывается последней странице. Желательно написать и в какой должности. В случае перевода на другую должность необходимо сделать запись в трудовой с указанием Приказа, на основании которого был осуществлён перевод. Как это выглядит можно увидеть на картинке.
На последнее странице дополнительно ставится подпись работника и дата получения документа при условии правильного оформления и согласия. В случае увольнения трудовая книга оказывается на руках у работника, поэтому её копию можно сделать только через нотариуса.
Как в 2020 году заверять копии трудовых книжек по новым правилам: образец
Трудовая книжка содержит данные о занятости человека. Документ хранится у работодателя, при необходимости сотрудник получает копию. Расскажем, как правильно ее заверить.
Правила выдачи копии трудовой книжки
Если человеку необходимо доказать факт трудоустройства, он обращается с заявлением к работодателю. Специалист кадровой службы:
- копирует каждый заполненный разворот — изображения допускаются хорошо различимые, контрастные;
- проставляет номера и сшивает листы;
- делает заверяющую отметку, подписывает и ставит печать.
В ближайшие 3 рабочих дня работодатель обязан предоставить сотруднику заверенную копию (ст. 62 ТК РФ).
Некоторые тонкости процедуры заверения трудовой книжки
При оформлении заверенных сведений следует обратить внимание на некоторые моменты:
- если печать есть, ее оттиск проставляется при заверении;
- если печати нет — записи сопровождаются подписью уполномоченного лица.
О том, обязан ли ИП использовать печать, читайте здесь
- руководитель (или ИП);
- сотрудник, наделенный соответствующими полномочиями по приказу (распоряжению) руководителя
Если трудовые книжки хранятся в сейфе, ящике, лотке, в формулировке ссылаются на характеристику, позволяющую отличить один сейф от другого, например, инвентарный номер.