Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Вкладыш в трудовую книжку (ТК): заполняем правильно». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Выдача вкладыша в трудовую книжку, образец заполнения.
Достаточно посмотреть на титульный лист основного документа, чтобы понять, как оформить образец вкладыша в трудовую книжку. Трудовая книжка и титульный лист вкладыша должны содержать дублирующую актуальную информацию. Заполнять титульный лист следует аккуратно.
Содержание:
Выдача вкладыша в трудовую книжку
Необходимо также знать, где делаются записи о вкладыше в трудовую книжку, так как это важный момент учета для предприятия и для сотрудника. Выдача вкладыша в трудовую книгу сопровождается записями:
- На внутренней стороне первого листа трудовой указывается «Выдан вкладыш», ставится его серия, номер. Это процедура повторяется при каждой последующей выдаче этого документа. Важно знать, что эти записи следует делать исключительно после заполнения вкладыша. Например, если при перенесении основных данных из трудовой книжки во вкладыш была допущена ошибка, то в таком случае необходимо «заводить» новый вкладыш (исправления допускаются в исключительных случаях).
- Сотрудник отдела кадров или непосредственно руководитель предприятия должен сделать запись в «Книге учета трудовых книжек» о том, кому и когда был выдан вкладыш. Нельзя забывать и о том, что там же нужно указать номер и серию вкладыша.
- Вкладыши в трудовую книгу должны быть подшиты. Нельзя заниматься вклеиванием такого важного документа. Чтобы не возникало лишних проблем и неприятностей с присоединением вкладыша к оригиналу, была придумана специальная обложка. Она предназначена для правильного и удобного вшивания вкладышей, но довольно часто их просто приклеивают прямо посередине трудовой или вшивают перед последней страницей бланка книжки.
Как заполнить
Чтобы правильно заполнить вкладыш, необходимо ознакомиться с постановлением Министерства труда от 10.10.2003 г. №69. Заполнение начинается с постановки штампа «Выдан вкладыш», без которого вкладыш не будет считаться действительным, даже, если он уже вшит в книжку. Он должен содержать в себе сведения о серии и номере.
Если в организации не имеется данного вида штампа, то запись должна быть поставлена от руки. При этом не требуется графического выведения штампа. Надпись осуществляется обычной синей ручкой.
Штамп может быть поставлен, как на титульном листе, главное условие – он не должен перекрывать или искажать заполненные там данные, так и на странице перед титульным листом, примыкающей к обложке.
Далее заполнение вкладыша во многом схоже с заполнением трудовой книжки. Первоначально на титульном листе необходимо указать персональные данные сотрудника, а также дату, когда осуществляется заполнение документа. Все сведения, находящиеся на титульном листе, заполняются сотрудником фирмы.
После чего они должны быть проверены владельцем книжки и подтвердить правильность их написания путем постановки подписи в соответствующем поле. Вся информация на титульном листе книжки и вкладыша должны быть идентичны.
После этого требуется перейти к заполнению оставшихся двух разделов. По своей структуре они идентичны тем, что находятся в трудовой книжке. В них необходимо внести сведение о работе и наградах, которые получил сотрудник.
Они заполняются по тем же правилам, что и книжка:
- применение сокращений недопустимо;
- номер записи должен продолжать основную последовательность и быть на 1 больше, чем предыдущий;
- вся информация в графах 1, 2, 4 должна быть указана в полях, находящихся на одном уровне друг с другом и полями, в которых отражаются все юридические действия руководителя в отношении сотрудника, например, назначение на должность или награждение.
Как вшить
При размещении вкладыша в книжку, нужно убедиться, что он будет именно вшит. Простое хранение в книжки или размещение с помощью клеящих веществ запрещено. Это связано с тем, что именно вшитый вкладыш будет наиболее надежно прикреплен, нежели при использовании других способов. Вкладыш, который будет просто вложен, признается недействительным.
Как оформить вкладыш в трудовую книжку, образец или иные указания на законодательном уровне не закреплены. Он может находить, как в конце, середине, так и начале книжке. Вариант расположения вкладыша выбирает ответственное лицо с учетом удобства вшивания и дальнейшего ведения записей.
Для вшивания вкладыша нужно пошагово выполнить следующую последовательность действий:
- с помощью шила, чтобы не повредить внешний вид документа, сделать несколько проколов. Чаще всего их делают 4-5, чтобы обеспечить более надежное скрепление. Первый прокол обычно располагают посередине, а далее все остальные, соблюдая симметрию;
- приложить вкладыш к трудовой книжке в месте вшивания и сделать подобные проколы. Самое главное сохранить целостность весь документов и бланков. Появление сторонних дырок и разрывов недопустимо. Все проколы должны находить, как можно ближе к переплету;
- с помощью толстой иголки и нитей пришить вкладыш к книжке. Лучше всего выбирать толстые и прочные нити, это гарантирует долговечность скрепления. Количество стежков может быть любым, в конце нитки тщательно закрепляются и обрезаются.
В некоторых фирмах имеется специализированная машинка, осуществляющая скрепление документов за несколько секунд.
Действителен ли без трудовой книжки
На законодательном уровне закреплено, что использование вкладыша без трудовой книжки полностью запрещено. Отдельно он не обладает никакой юридической силой.
Именно поэтому при предъявлении одного вкладыша руководитель не имеет право принимать или увольнять гражданина, а также оставлять записи или совершать иные манипуляции с вкладышем.
Также документ не будет действителен, если он не вшит, а вклеен или приложен к книжке, в нем нет соответствующего штампа и титульного листа, заполненного по всем правилам.
Вкладыш является продолжением трудовой, а не самостоятельным документом. Это стоит помнить.
Необходимость документа
Значение трудовой книжки важно в судьбе российского гражданина. Этот документ пристально изучается и потенциальными работодателями, и финансистами предприятия. Первая группа лиц изучает периоды работы по специальности, пытаются распознать должностные обязанности и практический опыт соискателя на должность. Что касается бухгалтеров, то они рассчитывают заработную плату в зависимости от ранга, класса, чина работника, присвоенных ему на предыдущих местах трудовой занятости.
Как может выглядеть образец записи «Выдан вкладыш» в трудовой книжке?
Штамп, о котором идет речь, должен быть проставлен в трудовой книжке сразу после того, как вкладыш будет заполнен и вшит в нее. Технически штамп должен быть чернильный, как и печать организации. В нём обычно присутствуют такие элемент, как:
- прямоугольный контур;
- словосочетание «Выдан вкладыш»;
- слова «Серия» и «Номер»;
- линии — для удобства вписывания серии и номера вкладыша.
Законодательством не регламентировано, в какую часть книжки нужно проставлять соответствующий штамп. Чаще всего он проставляется на:
- титульном листе, при условии что не искажает существующих данных;
- странице, расположенной перед титульным листом и примыкающей к обложке книжки.
Бывает, что в распоряжении кадровика нет соответствующего штампа. В этом нет никакой проблемы — вместо штампа в книжку можно вручную вписать словосочетание «Выдан вкладыш», слова «Серия» и «Номер».
Законодательством РФ возможность внесения записи о вкладыше в трудовую книжку вместо проставления штампа прямо не предусмотрена, но это действие кадровика не является противозаконным. Подобной позиции придерживаются многие эксперты, а также суды (определение Мосгорсуда от 12.10.2010 № 4г/7-8997/10 по процессу № 2-4901/09).
Кадровику крайне нежелательно имитировать штамп, например, методом прорисовки его графических элементов ручкой. Если кадровик использует в качестве альтернативы запись сведений о вкладыше вручную, то все свои действия он должен производить ручкой, причем одного цвета.
1. Порядок выдачи
Как выглядит вкладыш к трудовой книжке
Присутствуют во вкладыше такие же поля как в книжке.
Голографическая голограмма является не обязательным. Но всё же, для защиты заполненных полей в бланках строгой отчётности, можно воспользоваться средством доп.защиты информации – это голограмма. Она может устанавливаться по желанию работодателя, который выдал трудовую книжку и вкладыш. Бланки трудовых книжек и вкладыши без голограмм действительны.
Бланками строгой отчётности являются и трудовые книжки, и вкладыши. Хранятся они у материально-ответственного лица в сейфе, а учёт по ним ведётся за балансом.
Без трудовой книжки вкладыш недействителен. Внимательно на вкладыше рассмотрите титульный лист, на нём видно надпись «Вкладыш без трудовой книжки недействителен». При его выдаче ставится штамп с оттиском «Выдан вкладыш», около него прописывается номер и серии вкладыша.
Чтобы карьера работника продолжалась, а записи в его трудовой оставались целостными и шли в правильном порядке, были разработаны специальные вкладыши. Этот бланк строгой отчетности был введен в 1940 году. Сама же трудовая книжка появилась еще в 1919 году.
Нумерация
Это позволяет сохранить очередность и фактическое и смысловое единство вносимых данных. Вполне нормальна ситуация, когда трудовая заканчивается записью об увольнении, а вкладыш начинается с записи о приеме на работу. Ответ на вопрос, как заполнить вкладыш в трудовую книжку (образец внесения ничем не отличается от обычного образца), в этом случае будет таким же, как и для внесения остальных записей.
Образец вкладыша
Образец вкладыша можно просмотреть на сайте Министерства труда или ознакомиться с представленным ниже.
Книга учета трудовых книжек и вкладышей
При оформлении работника по трудовому договору будущий сотрудник организации передает свою трудовую книжку в отдел кадров или непосредственно руководителю предприятия, если работодатель является индивидуальным предпринимателем. В течение одной недели руководитель предприятия или иное лицо, имеющее соответствующие полномочия, вносит в трудовую книжку запись о приеме гражданина на работу, с указанием даты начала фактической трудовой деятельности, занимаемой им должности и документа, на основании которого гражданин приступил к выполнению возложенных на него функций – распоряжение или приказ руководителя о приеме лица на работу.
Если по каким-то причинам у гражданина отсутствует трудовая книжка, то работодатель должен оформить документ самостоятельно с последующим вычетом стоимости книжки из заработной платы работника. Как правило книжка стоит около 250-350 рублей.
Согласно Постановлению Правительства № 225 работодатель обязан вести учет всех трудовых книжек, которые поступили к нему на баланс от работников предприятия. Поэтому для отчетности создается журнал или книга учета трудовых книжек и вкладышей в нее.
Важно! Под отчетность попадают не только оформленные трудовые книжки и вкладыши, но и пустые бланки, которые будут применяться в будущем. Все документы должны быть в хорошем состоянии и храниться в закрытом режиме без доступа к ним третьих лиц.
В журнале учета отображается вся информация о трудовых книжках, особенно их передвижение по отделам или выдача на руки. Работодатели должны вести книгу учета по унифицированному образцу, который введен Постановлением Министерства труда № 69, однако никто не запрещает разработать собственный журнал учета и пользоваться им.
Как вшить вкладыш в трудовую книжку
Обязанность по вшиванию вкладыша в трудовую книжку полностью лежит на работодателе сотрудника организации, поэтому руководитель или работник предприятия с достаточными полномочиями должен оформить вкладыш согласно трудовому регламенту. В противном случае работодателя ожидает крупный штраф.
Использование других бланков, кроме унифицированных, Правительством РФ не допускается, такое решение приведет к признанию трудовой книжки недействительной и возможно к аннулированию стажа работника.
Для того чтобы вшить вкладыш необходимо следовать простой инструкции:
- Перед непосредственным вшиванием документа на титульном листе трудовой книжки ставится печать с надписью «ВЫДАН ВКЛАДЫШ», затем проставляется информация о вкладыше – серия и номер. Данная информация может быть записана вручную синей или черной шариковой ручкой либо отпечатана специальной печатью, размер которой не превышает 1 см х 2,5 см. Указываемые сведения должны в полном объеме совпадать с серией и номером вкладыша, в противном случае вкладыш будет считаться недействительным и работник потеряет большое количество стажа.
- На втором этапе заполняется титульная страница вкладыша. В ней указывается фамилия, имя и отчество владельца трудовой книжки, а также вносится информация о его образовании. Эти данные вносятся только по предоставлению подтверждающих документов, без них внесение информации становится невозможным.
- Вкладыш в обязательном порядке должен быть заполнен в тот же день, когда он был оформлен.
- Последний этап – вшивание вкладыша в трудовую книжку.
Каких-либо четко установленных и регламентированных способов вшивания вкладыша в трудовую книжку не устанавливается, однако длительная практика российских организаций разработала собственный алгоритм, который в последствие стал общепринятым.