Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Документы для управления автомобилем». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
ЕСТЬ ЛИ РАЗНИЦА В КАКИХ ЦЕЛЯХ ИСПОЛЬЗУЕТСЯ..
Конечно разница есть. Рассмотрим в качестве примера коммерческую организацию. Деятельность ее направлена на извлечение прибыли. И любой автомобиль приобретенный или взятый в аренду, будет рассматриваться налоговым органом либо как объект с помощью которого извлекают прибыль (перевозка на сторону), либо он необходим для работы организации в целом (перевозка для служебных нужд).
Есть 3 (три) варианта для анализа:
- эксплуатация для личных целей;
- эксплуатация для служебных целей и (если есть необходимость) для личных целей;
- Эксплуатация для служебных целей.
Третий вариант я не рассматриваю, потому что в этом случае все понятно (обозначил для полноты).
Что касается первого варианта, то он категорически исключается по одной простой причине. Налоговая принимает обоснованное списание топлива только на расходы деятельности компании. На личное использование списание топлива не происходит (будут проблемы с налоговой).
Поэтому заполнение путевого листа на личные цели бессмысленно. Оно бессмысленно потому, что даже если вы выпишите отдельный путевой лист и водитель заправит за свой счет служебный автомобиль, то бухгалтерия его не сможет приобщить, так как он ничего общего с расходами на организацию не имеет. В итоге у вас возникнет пробел между показаниями спидометра (он же крутится). Этот пробел лишний повод для надзорных органов задавать неудобные вопросы.
Теперь о втором варианте (самом распространенном). Чтобы совместить использование служебного автомобиля в рабочих и личных целях есть выход. Но сразу скажу выходом это назвать сложно, потому что сам процесс хоть и соответствует всем требованиям законодательства и надзорных органов, но является абсолютно не пригодным ввиду его трудоемкости.
Содержание:
Оформление аренды служебного автомобиля на работника
Заключение договора аренды с сотрудником регулируется на основании положений и нормативов Гражданского кодекса, который предусматривает возможность аренды транспортных средств при помощи своих отдельных нормативов. Договор аренды в данном случае может предусматривать обязанность арендатора предоставлять автомобиль арендодателю в определенные периоды – например, на время рабочего дня и не использовать его в данное время. При этом подобный способ использования служебного автомобиля в личных целях требует от работодателя как юридического лица или предпринимателя, передающего свою собственность в аренду, учета доходов от данной аренды.
Этот факт также требует, чтобы предприниматель имел право на предоставление транспортных средств в аренду, вне зависимости от того, предоставляется ли оно сотруднику или нет. Соответственно в некоторых случаях отсутствие данных прав может стать если не причиной привлечения предпринимателя к ответственности, то как минимум повышенного внимания со стороны контролирующих органов. В целом же, данный метод имеет как свои преимущества, так и недостатки и к его особенностям можно отнести:
- Полный спектр гарантий со стороны работника о сохранности автомобиля и его личной ответственности за его обслуживание.
- Необходимость уплаты дополнительных налогов за полученные от аренды доходы.
- Наилучшая в сравнении с любыми другими способами правовая база, обеспечивающая использование служебного автомобиля в личных целях.
СЛУЖЕБНЫЙ АВТОМОБИЛЬ ИЛИ ВСЕ-ТАКИ ЛИЧНЫЙ?
Есть заслуживающая внимание аналитическая статья на «Гарант-сервисе» (официальный партнер компании ГАРАНТ в Липецке и Липецкой области), но сразу скажу, что данная статья, хоть и подкреплена судебной практикой, но она однобоко рассматривает этот вопрос.
Вопрос о служебном автомобиле в личных целях и как оформить этот момент рассматривается, только с точки зрения налоговых органов. И вопрос по оформлению путевого листа, например, рассматривается без учета еще одного очень важного момента — это требования обеспечения безопасности дорожного движения.
Бухгалтер не знает, что на путевом листе завязаны три мероприятия по обеспечению БДД, поэтому выводы, которые делаются в этой статье задают неправильный вектор поведения. Обращаются внимание на такие моменты:
- путевой лист можно оформлять на любой срок — от одного дня до одного месяца;
- компании могут выбирать, какую форму путевого листа им использовать: унифицированную или разработанную самостоятельно.
Первый момент очень сильно радует организации: как хорошо, можно выписать путевой лист на месяц. С точки зрения налоговых органов можно, а с точки зрения надзорных органов (транспортная инспекция, УГАДН) нельзя, потому что в путевом листе служебного автомобиля должны ежедневно проставлятся отметки о предрейсовом медосмотре.
А также ежедневно должны проставляться отметки специалиста ответственного за техническое состояние автомоблией при выпуске на линию. К тому же в путевом листе должен прослеживаться режим труда и отдыха водителя каждую смену (потому что есть ограничения).
И это относится не только к штатному водителю, но и к директору, если он сам управляет служебным автомобилем. Поэтому давайте рассмотрим вопрос служебного автомобиля немного в другой плоскости.
Езда на служебном автомобиле в личных целях без оформления и ответственность за нее
С точки зрения законодательства, на транспорт, осуществляющий движение по инициативе какого-либо субъекта хозяйствования в обязательном порядке должен оформляться путевой лист, в котором должна также стоять отметка о медицинском осмотре водителя. При этом ситуации, когда работниками используется данный транспорт в нерабочее время не рассматриваются российскими законами в принципе. Ответственность же за езду без медосмотра или путевого листа является достаточно серьезной и может предусматривать до 100 тыс. рублей штрафа, налагаемого на юридическое лицо и до 500 рублей штрафа – на водителя.
Важный факт – путевой лист может оформляться не только на один день, так что достаточно распространенным механизмом использования служебного автомобиля в личных целях является регулярное оформление путевого листа на длительный срок – например на неделю или месяц. В таком случае никаких оснований для привлечения к ответственности работодателя или работника не будет.
В целом же, отсутствие оформления может грозить как работнику, так и работодателю, а к его особенностям можно отнести:
- Отсутствие каких-либо бюрократических препятствия и необходимости оформления документов.
- Минимальный уровень правовой защищенности работодателя и работника.
- Высокие риски привлечения к ответственности при отсутствии необходимых документов.
Каков порядок использования работником служебного транспорта
сообщаем следующее: Порядок использования оформляется трудовым договором и локальными актами организации.
Для предоставления автомобиля необходимо:
— закрепить соответствующее положение в трудовом договоре (должностной инструкции);
— издать приказ о передаче автомобиля сотруднику;
— оформить акт приема-передачи.
Дополнительно право на автомобиль можно прописать в трудовом договоре и локальном акте.
Если поездки осуществляются по рабочим вопросам, то необходимо оформлять путевой лист и исполнять все требования Закона № 116-ФЗ, в том числе проходить предрейсовый осмотр.
Подробно об этом см. материалы в обосновании.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Кадры».
1. Статья: Что делать, если вы поручаете сотруднику управлять служебным автомобилем?
«Любой сотрудник может управлять служебным автомобилем, если у него на руках есть:
- водительское удостоверение;
- свидетельство о госрегистрации транспортного средства;
- полис ОСАГО;
- приказ о передаче в пользование служебного автомобиля*.
Об этом говорится в п. 2 ст. 209 Гражданского кодекса РФ и в п. 2.1.1 Правил дорожного движения, утв. постановлением Правительства РФ от 23.10.1993 № 1090.
I. Что делать, если вы поручаете сотруднику управлять автомобилем?
1. Оформите доверенность на право управления служебным автомобилем.
2. Добавьте в должностную инструкцию сотрудника или его трудовой договор (допсоглашение) пункт о возможности использования служебного автомобиля (в разделе «Права» или «Обязанности»).*
Пример
Пропишите в должностной инструкции, что по роду своей деятельности работник эпизодически может использовать служебный транспорт для выполнения своих должностных обязанностей.
Пользование автомобилем предприятия для личных нужд согласно приказам и внутренним распоряжениям
Руководитель издает приказ или иной нормативный документ, разрешающий сотрудникам пользоваться служебными автомобилями для собственных целей. Такой способ легализации взаимоотношений требует учитывать множество деталей. Во-первых, в данном случае пользование машиной считается безвозмездным. Это означает, что сотрудник получает фактический доход в натуральной форме.
Соответственно, чтобы с налоговой точки зрения все было правильно, кроме приказа с каждым сотрудником, получающим право на пользование транспортом, должно заключаться полноценное соглашение о передаче транспортного средства в безвозмездное использование, учитывающее налагаемые на работника обязанности и ответственность. Эти положения должны быть параллельно отражены в нормативной документации компании.
Например, если на сотрудника возлагаются сопутствующие эксплуатации расходы, как оплата топлива, амортизационные и ремонтные затраты, использование авто уже нельзя будет отнести к получению натурального дохода.
К плюсам и минусам такого метода оформления относятся:
- Снижение расходов для обеих сторон соглашения.
- Отсутствие жестких законодательных требований.
- Присутствие определенной доли риска за счет несовершенства юридической базы, связанной с распределением ответственности.
Использование служебного автомобиля в личных целях без оформления
С позиции законодательного урегулирования транспортное средство, выполняющее поездку по служебной необходимости, должно сопровождаться оформленным по всем правилам путевым листом, свидетельством о прохождении водителем медосмотра, а также всеми сопутствующими отметками.
Передвижение служебного автотранспорта вне рабочего дня в иных целях, кроме выполнения рабочих обязанностей, законодательством не предусматривается. Если сотрудник будет остановлен инспектором без вышеуказанных документов, предусмотрена ответственность и штрафы, которые составляют до 500 рублей для самого работника и до 1000000 рублей для организации.
Обратите внимание Путевые листы оформляются на различные периоды — как на 1 рабочий день или одну поездку, так и на более продолжительные сроки. Например, путевой лист можно выписать на месяц, и в этом не будет никакого нарушения. Если работник будет передвигаться с таким путевым листом даже по внерабочее время, формально претензий к нему не возникнет.
К особенностям предоставления в личное пользование служебных автотранспортных средств можно причислить:
- Отсутствие бумажной волокиты и препятствий.
- Отсутствие надежной защиты прав и ответственности сторон устных договоренностей.
- Высокий риск штрафных санкций при передвижении без путевых листов или других сопроводительных документов.
Оформление аренды служебного автомобиля на работника
Заключение договора аренды с сотрудником регулируется на основании положений и нормативов Гражданского кодекса, который предусматривает возможность аренды транспортных средств при помощи своих отдельных нормативов.
Договор аренды в данном случае может предусматривать обязанность арендатора предоставлять автомобиль арендодателю в определенные периоды – например, на время рабочего дня и не использовать его в данное время.
При этом подобный способ использования служебного автомобиля в личных целях требует от работодателя как юридического лица или предпринимателя, передающего свою собственность в аренду, учета доходов от данной аренды.
Езда на служебном автомобиле в личных целях без оформления и ответственность за нее
С точки зрения законодательства, на транспорт, осуществляющий движение по инициативе какого-либо субъекта хозяйствования в обязательном порядке должен оформляться путевой лист, в котором должна также стоять отметка о медицинском осмотре водителя.
При этом ситуации, когда работниками используется данный транспорт в нерабочее время не рассматриваются российскими законами в принципе. Ответственность же за езду без медосмотра или путевого листа является достаточно серьезной и может предусматривать до 100 тыс.
рублей штрафа, налагаемого на юридическое лицо и до 500 рублей штрафа – на водителя.
ЕСТЬ ЛИ РАЗНИЦА В КАКИХ ЦЕЛЯХ ИСПОЛЬЗУЕТСЯ
Конечно разница есть. Рассмотрим в качестве примера коммерческую организацию. Деятельность ее направлена на извлечение прибыли. И любой автомобиль приобретенный или взятый в аренду, будет рассматриваться налоговым органом либо как объект с помощью которого извлекают прибыль (перевозка на сторону), либо он необходим для работы организации в целом (перевозка для служебных нужд).
Есть 3 (три) варианта для анализа:
- эксплуатация для личных целей;
- эксплуатация для служебных целей и (если есть необходимость) для личных целей;
- Эксплуатация для служебных целей.
Третий вариант я не рассматриваю, потому что в этом случае все понятно (обозначил для полноты).
Что касается первого варианта, то он категорически исключается по одной простой причине. Налоговая принимает обоснованное списание топлива только на расходы деятельности компании. На личное использование списание топлива не происходит (будут проблемы с налоговой).
Поэтому заполнение путевого листа на личные цели бессмысленно. Оно бессмысленно потому, что даже если вы выпишите отдельный путевой лист и водитель заправит за свой счет служебный автомобиль, то бухгалтерия его не сможет приобщить, так как он ничего общего с расходами на организацию не имеет. В итоге у вас возникнет пробел между показаниями спидометра (он же крутится). Этот пробел лишний повод для надзорных органов задавать неудобные вопросы.
Теперь о втором варианте (самом распространенном). Чтобы совместить использование служебного автомобиля в рабочих и личных целях есть выход. Но сразу скажу выходом это назвать сложно, потому что сам процесс хоть и соответствует всем требованиям законодательства и надзорных органов, но является абсолютно не пригодным ввиду его трудоемкости.
НЕУЖЕЛИ ВСЕ ТАК ПЛОХО?
Как бы плохо это не казалось, но в этой ситуации нужно просто определиться и сделать выбор. Есть 3 (три) варианта:
- Либо вы ставите табу на личное использование;
- Либо вы даете в личное пользование на определенное время, и водитель едет за счет организации и вы это никак не отражаете, принимая на себя все риски (если с ним или с кем-то что-то произойдет);
- Либо, как говорится, специалист (или водитель) «выписывает» авто. Официально делается Приказ (если необходимо), разовый договор с официальной передачей авто с фиксацией состояния, спидометра и остатка в баке.
- Внимание!У нас единственное в России обучение по БДД, которое проводится при нашей экспертной поддержке на базе собственного образовательного учреждения. Это дистанционное обучение по всей России с выдачей Диплома установленного образца. А также Бонусы от нас бесплатно.
Подробнее…
ВЫВОД:
- Ситуация конечно интересная. Использование служебного автомобиля в личных целях практикуется везде. И, как правило, все действуют по второму варианту. А какой выберете вы? Жду комментариев.
…Время от времени появляется очень актуальный и интересный материал или ценное предложение.
Как оформить использование сотрудником служебного транспорта
Страхование личных автомобилей сотрудников, в соответствии с Федеральным законом «Об обязательном страховании гражданской ответственности владельцев транспортных средств», не подлежит компенсации со стороны Организации.
Как оформить использование служебного авто? Автомобиль предоставляется сотрудникам Организации, принятым на работу в Организацию и занимающим должность, предполагающую предоставление служебного автомобиля, или выполняющим работу, связанную с частыми служебными поездками. Сотрудники Организации, которым автомобиль не предоставляется, вправе в служебных целях по согласованию с руководителем своего подразделения и Транспортной службой Организации использовать автомобиль под управлением водителя Организации.2.
Использование служебного автомобиля в личных целях
Ежедневные поездки начальника на работу и домой – личные поездки.
В трудовом договоре с начальником управления может быть предусмотрена компенсация стоимости ГСМ при перемещении с дома на работу и обратно. В этом случае, начальнику необходимо выплатить компенсацию понесенных расходов. В противном случае данные расходы должны производиться за его счет.
В путевом листе необходимо указывать реальные показания спидометра с учетом всего заправленного ГСМ. В путевом листе нужно указать конкретный пункт назначения. Если автомобиль эксплуатируется в пределах одного населенного пункта, в путевом листе следует указать каждый адрес, где побывал водитель.
Кроме того, нужно указывать время выезда, прибытия и километраж на протяжении всего маршрута следования. Таким образом,
Чиновникам запретили использовать служебный транспорт в личных целях
Фото: Итар-Тасс Сергей Собянин подписал указ, который ограничивает использование служебных автомобилей в личных целях.
Изменяется процедура получения служебного автомобиля и порядок его использования, в частности запрещено ездить на машине с госномерами в личных целях. Чтобы стимулировать чиновников мэрии передвигаться на личных машинах, Сергей Собянин ввел компенсацию за использование личного транспорта. Ее размер не уточняется. 1167
«Запрет использовать служебные автомобили в целях, не касающихся исполнения государственной службы, прямо прописан в Законе «
О государственной и гражданской службе» в статье 17, пункт 18.
Так что Собянин не сделал ничего нового, — считает Петр Шкуматов, координатор движения «Синие ведерки».
«Нужно ввести разумное наказание за нарушение закона, например, штраф»
, — полагает он.