Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как организовать работу бухгалтерии». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Методы, которые использовались при регламентации.
- Развивающее интервью, для того, чтобы понять какую проблему нужно решать и с какими проблемами сталкивается каждый из сотрудников.
- Структурированное интервью, которое позволяет увидеть последовательность операций и взаимодействие сотрудников и подразделений.
- Групповая работа, для того, что бы достичь единого понимания целей, задач, приоритетов, распределения функций. В обсуждении участвуют: директор, руководители подразделений, ведущие специалисты.
- Экспертная оценка. В каких-то вопросах я сама являюсь экспертом, а по каким-то вопросам обращалась за помощью к специалистам по бухгалтерскому и управленческому учёту, так как я бухгалтерский учёт не знаю.
Содержание:
Как описывать бизнес-процессы
Методика, которая используется для описания процессов, приведена во многих источниках, и здесь ничего нового я не предлагаю. Может быть, только акценты иначе расставляю, вопросов больше задаю. Все особенности возникают при использовании результатов описания.
Для описания всех бизнес-процессов бухгалтерского, налогового и управленческого учёта провожу интервью с сотрудниками бухгалтерии и сотрудниками, у которых есть взаимодействие с бухгалтерией. В ходе беседы задаю вопросы о том, чем занимается сотрудник, от кого и что получает и кому передаёт. Много дополнительных вопросов, связанных с проблемами взаимодействия, автоматизацией. Сразу же заполняю таблицу (таблица 1.), информация в которой является основой всех регламентов.
Как работать с должностной инструкцией
Обычно знакомство с должностной инструкцией происходит так: «Прочитай и распишись, что ознакомлен». На руки сотруднику второй экземпляр обычно не выдаётся. Я думаю, что при таком подходе видение предстоящей работы у руководителя и подчинённого сильно отличаются. Я предлагаю после ознакомления с инструкцией проводить аттестацию сотрудника на знание каждого раздела. Делает это главный бухгалтер, он заносит результаты аттестации на знание должностной инструкции в таблицу.
| Раздел должностной инструкции | Дата | Результат |
| 1. Общие положения | ||
| 2. Задачи должности | ||
| 3. Подготовка к работе | ||
| 4. Выполнение должностных обязанностей и операций, регламентированных в течение каждого рабочего дня | ||
| 5. |
Результаты такой аттестации могут повлиять на назначение оклада при приёме на работу или по окончании испытательного срока. Самое важное, у главного бухгалтера есть возможность конструктивно побеседовать с подчинённым, сформировать у сотрудника ответственное отношение к работе и к регламентам.
Проблемы бухгалтерии
В последние годы при проведении аудиторских проверок различных организаций, в которых мне довелось участвовать, не встречалось ни одной организации, в которой бы ведение бухгалтерского и налогового учета и представляемая отчетность в полной мере соответствовали бы предъявляемым руководящими документами требованиям. Замечу, что раньше при проведении ревизий финансово-хозяйственной деятельности организации, в которых нарушений не было, встречались, и не редко.Наличие значительных недостатков в представляемой бухгалтерской и налоговой отчетности подтверждается и данными налоговых органов. Например, по данным камеральных налоговых проверок за 2004 г. (т.е., практически, при проверке только по формальным признакам) деклараций по НДС, представленных организациями, только у 10 — 15% не имелось недостатков по заполнению.В большинстве случаев такое, прямо скажем, ненормальное положение с учетом объясняется, прежде всего, перегруженностью работников бухгалтерии, на которых возлагается ведение различных видов учета, правила по которым не всегда совпадают, нестабильностью и неоднозначностью правил учета и составления отчетности, регулярными (нередко по нескольку раз в год) изменениями, вносимыми в руководящие документы, и др.Но, наряду с такими «объективными» причинами появления недостатков в учете, есть еще и «субъективные», появление которых зависит только от организации работы бухгалтерии и ее работников.
Решение проблем «своими силами»
Приведем некоторые «субъективные» условия возникновения недостатков в учете и пути их недопущения.
Двойная проверка документов
Это, прежде всего, невыполнение в большинстве организаций старого (но никогда не теряющего своего значения!) правила проверки документов (сводных, платежных, отчетности и др.), подготавливаемых бухгалтерией, самими работниками бухгалтерии, т.е. отсутствует проверка «во вторую руку».Проверка «во вторую руку» заключается в том, что после составления документа одним работником бухгалтерии другой проверяет полностью этот документ, расписывается за проведенную проверку и несет ответственность за правильность данных наряду с сотрудником, составившим документ.Внутренняя проверка документов обязательна, ведь, как известно, не ошибается лишь тот, кто ничего не делает.Для проверки документа требуется значительно меньше времени (порядка 10%), чем для его составления. Но качество подготовки и достоверность документов после проверки значительно возрастает.Кроме того, при этом повышается взаимозаменяемость работников бухгалтерии и значительно сокращается время на последующее исправление недостатков, которые могут быть выявлены сторонними проверяющими в уже представленных им отчетных документах.
Решение проблем «своимисилами»
Приведем некоторые«субъективные» условия возникновениянедостатковв учете и путиих недопущения.
Двойная проверкадокументов
Это, прежде всего,невыполнение в большинствеорганизацийстарого (но никогдане теряющего своего значения!) правилапроверки документов(сводных, платежных,отчетности и др.), подготавливаемыхбухгалтерией, самимиработникамибухгалтерии, т.е. отсутствует проверка «вовторую руку».
Проверка «во вторую руку»заключается в том, что послесоставлениядокумента одним работникомбухгалтерии другой проверяет полностьюэтот документ,расписываетсяза проведенную проверку и несетответственность за правильностьданныхнаряду с сотрудником, составившимдокумент.
Внутренняя проверкадокументов обязательна, ведь, какизвестно,не ошибается лишь тот, кто ничегоне делает.
Для проверки документатребуется значительно меньшевремени(порядка 10%), чем для его составления.Но качество подготовкии достоверностьдокументов после проверкизначительно возрастает.
Кроме того, приэтом повышается взаимозаменяемостьработниковбухгалтерии и значительносокращается время на последующееисправление недостатков,которые могут бытьвыявлены сторонними проверяющими в ужепредставленныхим отчетныхдокументах.
Дисциплинаи «комендантский час»
Другойраспространенной причиной появленияошибок и нарушенийв учете является то, чтово многих организациях бухгалтерияпредставляет собой,образно выражаясь,«проходной двор». В бухгалтерию в любоевремя являются «всекому не лень», причем,во многих случаях, «просто поболтать».
Совет № 2: закройте те счета, итоги по которым можно подвести в декабре
Остановимся на счетах, которые без особых усилий можно полностью закрыть до 31 декабря. Это в первую очередь счета учета денежных средств (50 и 51). Чтобы закрыть их 31 декабря, просто напомните ответственному бухгалтеру, чтобы не расслаблялся и проводил все операции по кассе и расчетному счету день в день.
Впрочем, есть счета, которые можно закрыть предварительно, используя метод «по начислению». Тогда в январе нужно будет лишь скорректировать отклонения. Согласитесь: вносить точечные поправки всегда проще, чем проводить весь период полностью.
Например, счет 70 «Расчеты с персоналом». Невозможно заранее знать, сколько человек уволится, заболеет или уйдет в отпуск. Однако вполне реально распорядиться, чтобы руководители подразделений принесли в бухгалтерию плановые табели учета рабочего времени. Вот на основании этих документов бухгалтерия и покажет начисления.
Требования к бухгалтеру
Вот основные требования к бухгалтеру, предъявляемые работодателями:
- Высшее профильное образование;
- Знание законодательства в области налогообложения и бухгалтерии, знание российской системы бухгалтерского учета;
- Гражданство РФ (иногда работодатели указывают, что ищут на должность именно женщину);
- Уверенное владение ПК, знание офисных программ и 1С;
- Часто требуется опыт работы от 1-2 лет;
- Если работодатель ведет ВЭД, то требуется знание валютного, таможенного законодательства, а также документов ВЭД.
Список того, что должен знать бухгалтер, может изменяться, поскольку его деятельность регулируется указами и постановлениями МНС и Минфина, которые часто меняются и иногда противоречат друг другу.
Где пройти обучение
Помимо высшего образования на рынке есть ряд краткосрочного обучения длительностью, как правило, от недели до года.
Межрегиональная Академия строительного и промышленного комплекса и ее курсы направления « ».
Современная научно-техническая академия и ряд её курсов по направлению « ».
В типовых должностных инструкциях прописаны основные положения, которые можно брать за основу. Но должностные обязанности бухгалтера необходимо составлять и утверждать с учетом особенностей организации.
Ведение бухгалтерского учета на предприятии — это целый комплекс обязанностей. Они могут заключаться в полном ведении учета хозяйственных операций, обязательств и имущества или могут ограничиваться сопровождением отдельного участка. Все зависит от масштабов деятельности компании.
Мои университеты
Главбуху, равно как и бухгалтерам, нужно постоянно повышать профессионализм: изучать бухгалтерскую периодику, посещать семинары.
Для меня семинары — возможность обогатиться новым опытом, узнать что-то интересное и рассказать об этом коллективу. Кроме того, семинары и периодика дают дополнительную внутреннюю уверенность при решении любого вопроса. Я стараюсь постоянно улучшать качество работы, предъявляю повышенные требования к себе и другим.
Бизнес-окружение
Еще один шаг к эффективной работе бухгалтерии – это оптимизация бизнес-окружения бухгалтерской службы. Зачастую мы сталкиваемся с ситуациями, когда бухгалтеры в компании выполняют большое количество несвойственных им функций. На вопрос, почему сотрудники выполняют не свою работу дается общий ответ: «так уж повелось». Эффективная работа бухгалтерии очень сильно зависит от качества и своевременности получаемой информации, и иногда бухгалтерам проще заняться получением этой информации (документов) самим, чем добиться этого от смежных подразделений. Так, очень часто бухгалтеры сами взаимодействуют с представителями клиентов по вопросам получения подписанных накладных или актов. При этом логичней передать эту функцию в отдел продаж, поскольку, с точки зрения бизнес-процесса, это основная задача продавцов – убедиться в том, что клиент акцептовал услуги или предоставленные товары. Проведя аудит всех процессов в компании и перераспределив по его итогам функции по отделам, можно упростить работу всем подразделениям и повысить их эффективность.
Организационная структура бухгалтерской службы
Под структурой управления организацией понимается упорядоченная совокупность специализированных функциональных служб и производственных подразделений, взаимосвязанных в процессе обоснования, выработки, принятия и реализации управленческих решений. В рамках этой структуры протекает весь управленческий процесс: движение потоков информации, контроль достоверности и анализ, принятие управленческих решений, в котором участвует весь персонал. Структура необходима для того, чтобы все протекающие в организации процессы осуществлялись своевременно и качественно.
Ключевыми понятиями структуры управления являются элементы, связи (отношения), уровни и полномочия. Элементами структуры управления могут быть как отдельные работники, так и службы, в которых заняты специалисты, выполняющие свои функциональные обязанности. Отношения между элементами структуры управления поддерживаются благодаря связям, которые подразделяют на вертикальные и горизонтальные (линейные и функциональные).
Бухгалтерская служба — структурная единица организации, выполняющая функции сбора, обработки и группировки информации в форме сводных бухгалтерских документов, внесения записей на счета бухгалтерского учета. Структура бухгалтерской службы зависит от вида деятельности, размеров организации и т.д.
Бухгалтерская служба (бухгалтерия) представляет собой наиболее организованную часть информационного обеспечения управленческих решений. Это единственный источник поставки документально обоснованной и системно обеспеченной экономической информации о фактическом наличии и использовании имущества и ресурсов организации, хозяйственных процессах и результатах деятельности, долговых обязательствах, расчетах и претензиях.
Рациональность организации бухгалтерского учета в значительной степени зависит от правильности определения структуры бухгалтерии и бухгалтерского аппарата. Бухгалтерия является самостоятельной структурной единицей организации.