Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Контроль за исполнением документов». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Пример составления письма-напоминания.
- Вначале письма указывается отправитель, т.е. в нужных строках пишется полное название компании (в соответствии с учредительными документами), адрес и телефон для связи. Далее вписывается получатель: его наименование и конкретное лицо, к которому напрямую происходит обращение (должность, фамилия, имя отчество).
- Затем следует поставить дату составления письма и его номер по внутреннему документообороту компании, а также обозначить наименование документа с коротким обозначением его смысла (в данном случае «о перечислении оплаты по договору»).
- Затем можно переходить к описательной части. Сначала нужно указать причину напоминания. Если это нарушение пункта договора, то вписать его дату, номер и суть, если речь идет о денежных средствах, то их нужно указывать как цифрами, так и прописью. Потом следует сформулировать напоминание и предложить исполнить свои обязательства в конкретные сроки (тоже цифрами и прописью). Напоследок можно перечислить действия, которые отправитель готов предпринять для более кардинального решения проблемы.
- В завершение письмо нужно обязательно подписать, с расшифровкой подписи и указанием должности подписывающего лица.
Содержание:
Деловые письма
ВИДЕО ПО ТЕМЕ: «Слияние документов в Word.
Письма» русская версия файла
В заключительной части письма содержатся требования выполнить те или иные обязательства и указываются санкции, которые будут применены к адресату в случае их невыполнения, например: Просим в …-дневный срок подтвердить … Убедительно просим Вас до такого-то числа принять энергичные меры, направленные на… Требуем от Вашей организации немедленного принятия действенных мер для… Просим Вас письменно подтвердить получение данного напоминания… Настоятельно просим Вас письменно ответить на настоящее напоминание… Мы настаиваем на получении от Вас немедленного подтверждения получения этого предупреждения… Предлагаем Вам закончить предусмотренные … Составляем письмо-напоминание Важно Письмо-напоминание — деловое письмо, направляемое в случаях, когда организация-партнер не выполняет взятые на себя обязательства, принятые договоренности или установленные законом нормы.
Письмо-напоминание может сообщать о приближении установленных сроков, если у автора письма есть серьезные опасения об их возможном нарушении.
Как правило, к письму-напоминанию прибегают в тех случаях, когда нужно письменно зафиксировать факт нарушения обязательств или несоблюдения установленных норм и правил.
Обычно письма-напоминания используются тогда, когда не удается получить ответ с помощью телефонных переговоров, личных встреч или если правилами взаимоотношений сторон предусмотрено только письменное общение.
Как правильно составить письмо для возврата денег для юридического лица?
Письмо-напоминание может состоять только из одного напоминания, например: Напоминаем Вам, что в соответствии с договором от В тексте письма-напоминания может быть дана ссылка на официальный документ, в котором зафиксированы обязательства сторон, как в приведенном выше примере.
Если отправитель допускает возможность, что адресат не получил письма, отправленного ранее, письмо-напоминание отправляется второй раз с отметкой в тексте: «Вторично напоминаем, что…» или «Напоминаем вторично, что…» Письмо-напоминание может также содержать дополнительную информацию, разъясняющую или уточняющую позицию автора или содержащую новую информацию, неизвестную адресату. В отдельных случаях в письме-напоминании может быть предупреждение о возможности применения определенных санкций, если адресат не выполнит взятые на себя обязательства, например: В случае невыполнения взятых на себя обязательств Вам будут предъявлены штрафные санкции… В противном случае мы не несем ответственности за… В противном случае мы оставляем за собой право… и т. Письмо-напоминание предшествует письму-требованию.
Попытаемся коротко охарактеризовать перечисленные выше виды писем. Письма-просьбы — едва ли не самая распространенная группа деловых писем.
статьи
Производственный календарь на 2008 год
В производственном календаре приведена норма рабочего времени на месяцы, кварталы и 2008 год в целом при различной продолжительности рабочей недели (40, 36 и 24 часов в неделю), а также количество рабочих дней при пятидневной рабочей неделе с двумя выходными днями.
Обходим запреты Трудового кодекса, когда того требуют интересы организации
Стремясь повысить эффективность труда, менеджмент компании порою готов идти на весьма жесткие меры в отношении персонала. В ход идут дискриминационные условия оплаты труда, системы штрафов, сомнительные условия, выдвигаемые работникам. Однако неаккуратное обращение с трудовым законодательством при неблагоприятном стечении обстоятельств может вылиться в разбирательства с трудинспекцией или недовольными работниками.
Назначение письма-напоминания
Отправка письма напоминания может быть связано со следующими причинами, например:
- о ранее высланном коммерческом предложении;
- о выполнении обязательств в соответствии с договором, дополнительным соглашением, другими документами;
- о поставке товаров, выполнении услуги;
- о денежном переводе в оговоренные сроки;
- о наступлении важного мероприятия;
- о начале или продолжении проведения переговоров и др.
Письмо может быть составлено любым уполномоченным на то сотрудником в соответствии со сложившейся системой иерархии. Например, напоминание на имя главного директора корректно отправить также от руководителя компании. Письмо в адрес бухгалтерии о выставлении счета можно направить бухгалтеру, напоминание об ответе на коммерческое предложение – менеджеру по продажам и т.п.
Как правильно написать письмо клиенту
Вы думаете о клиентах постоянно, но это не взаимно. Чтобы завладеть их вниманием и опередить конкурентов, нужно регулярно напоминать о себе. Электронные письма отлично справляются с этой задачей. По мнению авторов блога Pipedrive, есть несколько хитростей, которые могут сыграть в вашу пользу:
- Терпение и еще раз терпение. Подводите потенциального покупателя к сделке постепенно, регулярно отправляя ему письма с ценной и интересной информацией.
- Согласуйте стратегию в рассылке писем клиентам с отделом маркетинга, чтобы не быть слишком назойливыми и не засорять ящик клиента повторной информацией.
- Используйте CRM-систему. Она упростит техническую сторону общения с клиентами ускорит работу с почтой.
CRM-система — это удобная программа, которая помогает вести учет клиентов и сделок, записывает все звонки, а также помогает удобно организовать переписку с клиентом.
Например, программа SalesapCRM интегрируется с почтовым сервисом (подключить можно неограниченное количество почтовых ящиков) и позволяет сохранять историю переписки прямо в карточке контрагента.
Если вам написал новый клиент, то создать карточку сделки можно прямо из входящего письма.
А теперь самое интересное: чтобы отправить клиенту письмо из CRM, вам даже не придется набирать текст. С помощью конструктора документов вы сможете создать набор писем на все случаи жизни и отправлять их клиентам в два клика. SalesapCRM сама подставит в письмо имя и другие данные клиента. Хотите узнать подробности? Тогда жмите сюда.
Проверка хода исполнения и напоминания о контрольных сроках
Ответственный за контроль исполнения документов ежедневно доступным ему способом (автоматизированным при помощи компьютерной техники или вручную просмотром контрольных карточек, электронной базы регистрации и т.д.) получает информацию о документах, которые просрочены, имеют срок исполнения «сегодня», срок исполнения наступит через 3-5 дней. При этом возможно составить/сформировать такой список «для себя», а для оперативного реагирования исполнителями документов направить его в структурные подразделения.
Поскольку служба делопроизводства должна делать напоминания о приближающемся сроке исполнения за 3-5 дней, то допускается это делать любым удобным способом – устно (в т.ч. по телефону), по электронной почте или автоматизировано посредством СЭД.
Текст составляется в произвольном виде. Например: «Напоминаем, что до окончания срока исполнения письма ОАО «Мембрана» от 28.09.2014 № 05-09/124 «О заключении договора» осталось 2 дня. Срок: 12.10.2014».
В отдельных случаях есть возможность продления срока исполнения документа. И продлить этот срок может то должностное лицо или организация, которое этот срок установило. Вместе с тем продление срока должно быть обоснованным.
Проведение анализа результатов контроля исполнения документов
В обязанности службы делопроизводства входит проведение анализа результатов контроля исполнительской дисциплины (для повышения этой самой дисциплины и поиска путей улучшения работы по данному направлению), а также информирование руководства (как водится, для дальнейших оргвыводов).
Достигается решение поставленной задачи посредством составления различного вида справок. Прежде всего интересна информация о своевременно неисполненных документах (просроченных или исполненных с опозданием), а также для оценки деятельности важно представить в справке сведения об общем количестве исполненных контрольных документах в отношении отдельного исполнителя, структурного подразделения и организации в целом.
Образец письма-напоминания с предложением о сотрудничестве
Менеджеру по рекламе
ООО «Отпуск с умом»
Руковенко Леониду Алексеевичу
НАПОМИНАНИЕ С ПРЕДЛОЖЕНИЕМ О СОТРУДНИЧЕСТВЕ
Морской курорт «Жемчужина побережья», расположенный вблизи г.Джубга, предлагает разработку и размещение эксклюзивной рекламы для продвижения вашей продукции на территории курорта в летнем сезоне 2017 года (с 15 мая по 15 сентября). Мы можем предложить готовые программы или разработать индивидуальную с учетом Ваших пожеланий.
Мы предлагаем:
- размещение баннеров, рекламных щитов, растяжек и др. на территории курорта «Жемчужина побережья»;
- изготовление и распространение печатной продукции в помещениях курорта;
- нанесение бренда или рекламной информации на предметы пользования посетителями курорта;
- аудиореклама на местной радиостанции;
- проведение тематических мероприятий и др.
Курорт «Жемчужина побережья» в сезон отпусков посещают приблизительно 1,5 млн. человек из разных регионов нашей страны. Для наших клиентов администрация курорта предлагает специальную ценовую политику на рекламные акции.
Если Вас заинтересовало наше предложение, приглашаем Вас связаться с нами для планирования встречи, более детального знакомства с рекламными ресурсами «Жемчужины побережья» и обсуждения условий.
С уважением и надеждой на плодотворное сотрудничество,
Зав. отделом рекламы курорта
«Жемчужина побережья» /Порфирьев/ П.Л. Порфирьев