Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как оформляется прием работника на работу?». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Документы для оформления на работу.
Оформляясь на любую работу, на любую должность, работник должен предоставить следующие документы:
- паспорт или любой другой документ, который удостоверяет его личность;
- свидетельство о государственном пенсионном страховании – если работник устраивается на работу впервые, ему оформляют такое свидетельство;
- трудовую книжку – если работник устраивается на работу впервые, трудовую книжку ему оформляют на этом предприятии; если работник устраивается по совместительству, его трудовая книжка остается по основному месту работы, а работодатель по совместительству не вправе ее требовать;
- документы воинского учета – предоставляют те граждане, которые подлежат призыву на воинскую службу;
- документы об образовании – в случае, если должность предполагает наличие специальных знаний;
В некоторых случаях могут потребоваться дополнительные документы, согласно нормам законодательства. Например, лицам, которые будут работать с опасными и наркотическими веществами, необходимо также предоставить справку из налоговой службы о материальном состоянии и медицинское заключение о состоянии здоровья. Лицам, поступающим на государственную или муниципальную службу, также необходимо написать заявление о приеме на работу и заполнить анкету – для всех остальных работников это требование не является обязательным. Конечно, на многих предприятиях просят написать заявление, и заполнить анкету, но отказ сотрудника совершить это не может быть основанием для отказа в приеме на работу.
Документирование приема на работу начинается с момента предоставления будущим работником своих документов в отдел кадров предприятия.
Содержание:
Оформление личной карточки и прочих кадровых документов
Форма личной карточки N2 утверждена постановлением Государственного комитета статистики. Саму карточку заполняют работники отдела кадров – на основании документов, которые работник предоставил при приеме на работу, – но работник должен расписаться в карточке под датой приказа о приеме на работу.
Личное дело работника также оформляется сотрудниками отдела кадров. Туда вносятся персональные сведения о работнике: фамилия, имя, отчество, должность, дата рождения, адрес, семейное положение, фиксируется карьерный путь, отмечаются все поощрения и взыскания.
Также прием работника на работу оформляется в трудовой книжке: работники отдела кадров вносят запись о дате приема, реквизитах приказа о приеме на работу и должности, на которую принят новый сотрудник. Трудовые книжки хранятся на предприятии и на руки работнику не выдаются до самого дня увольнения. При необходимости работнику могут предоставить выписку из трудовой книжки или копию отдельных листов.
Испытательный срок
\r\n
После того, как принимаемый проставил свою подпись в листах ознакомления со всеми локальными актами, можно приступать к подписанию трудового договора. Здесь надо обратить внимание на условие об испытательном сроке, которое обычно включается в каждый трудовой договор. Если в договоре есть такое условие, необходимо проверить, не входит ли принимаемый сотрудник в перечень лиц, для которых нельзя устанавливать испытательный срок.
\r\nВ соответствии со статьей 70 Трудового кодекса срок не устанавливается для несовершеннолетних, беременных и женщин, имеющих детей в возрасте до полутора лет. Сведения о возрасте сотрудника и возрасте детей берутся из паспорта. А вот справку о беременности сотрудница должна представить самостоятельно. Если на момент подписания договора справка представлена не была, то испытательный срок считается установленным законно.
\r\n
Кроме того, нельзя установить испытательный срок выпускникам образовательных учреждений. Но этот запрет распространяется далеко не на всех выпускников. Так, чтобы не попасть под испытание при приеме на работу, выпускник должен, во-первых, закончить образовательное учреждение, имеющее госаккредитацию (она подтверждается дипломом гособразца). Во-вторых, с момента выдачи диплома должно пройти не более года. В-третьих, сотрудник должен поступать на работу по специальности, указанной в дипломе. И, в-четвертых, в его трудовой книжке не должно быть записи о том, что он уже работал по этой специальности.
\r\n
Если хотя бы одно из этих четырех условий не выполняется, принимаемому на работу выпускнику можно установить испытательный срок. Обратите внимание: условие об испытании фиксируется в трудовом договоре именно при его заключении. Внести такое условие потом уже нельзя (ст. 70 ТК РФ).
Идя на работу, возьмите с собой…
Начнем с документов, которые будущий сотрудник должен принести с собой для оформления. Их перечень приведен в статье 65 Трудового кодекса. Он включает в себя паспорт, трудовую книжку, страховое свидетельство государственного пенсионного страхования, военный билет (или приписное свидетельство) и документ об образовании, квалификации или наличии специальных знаний. Вот, в общем-то, и все.
Алгоритм для работодателя
Порядок действий, которые должен соблюсти работодатель при приеме нового сотрудника, выглядит так:
1. Направляем работника на предварительный медицинский осмотр. Это необходимо сделать в том случае, когда работник входит в категорию лиц, подлежащих такому медосмотру.
2. Предоставляем работнику для ознакомления следующие документы:
Правила внутреннего трудового распорядка;
Коллективный договор (если имеется);
Иные локальные нормативные акты, непосредственно связанные с трудовой деятельностью работника (ч. 3 ст. 68 ТК РФ).
Обратите внимание: ознакомиться с этими документами работник должен до подписания трудового договора. Факт ознакомления подтверждается подписью работника.
3. Заключаем трудовой договор с работником в письменной форме.
4. Издаем приказ о приеме работника на работу.
5. Знакомим работника с приказом. Факт ознакомления подтверждается подписью работника на приказе.
6. Вносим запись о приеме на работу в трудовую книжку работника.
7. Заводим личную карточку на работника. В ней работник проставляет свою роспись в подтверждение того, что он ознакомлен с записью в трудовой книжке.
8. В бухгалтерии открываем лицевой счет работника.
9. Знакомим работника под роспись с документами, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также их права и обязанности в этой области.
Подготовительный этап: необходимые документы и их проверка
В общих случаях процедура оформления на работу начинается с предоставления кандидатом определенных документов. Их перечень утвержден законодательно и включает в себя:
- Паспорт. Вместо него допускается другой удостоверяющий личность документ, необходимый для регистрации гражданина по месту жительства или пребывания. Необходима либо заверенная копия, либо оригинал.
- Трудовая книжка. В случае отсутствия документа (например, при трудоустройстве в первый раз), его потери или порчи он оформляется работодателем. Для этого работнику нужно написать соответствующее заявление с указанием причины отсутствия книжки.
Если же его принимают на работу по совместительству, то предоставлять трудовую книжку не надо.
- Страховое свидетельство государственного пенсионного страхования. В случае устройства на работу впервые этот документ, как и трудовая книжка, оформляется работодателем.
- Документы воинского учета. Они нужны только для тех соискателей, которые являются военнообязанными или подлежат призыву на военную службу. Примером может быть военный билет.
- Документ об образовании. Работник может предоставить либо все бумаги об образовании, которые у него есть, либо только те, которые касаются его будущей деятельности.
- Заявление о приеме на работу. Оно может составляться либо в произвольной форме, либо по тому образцу, который утвержден на конкретном предприятии.
- Водительское удостоверение. Оно необходимо только в том случае, если будущая деятельность работника требует управления ТС.
- Документы, необходимые для получения льгот. Например, это может быть свидетельство о браке, о рождении ребенка, об инвалидности и т. п.
Заключительный этап: оформление документов и допуск к работе
После заключения трудового договора работодателю остается оформить некоторые документы и совершить действия, завершающие процедуру приема на работу. В частности, в его обязанности входит:
Оформить приказ о приеме на работу
Данный приказ оформляется на основании заключенного трудового договора в течение трех дней после его подписания. условий труда двух этих документов должно совпадать. Так, в приказе обязательно должно быть указано:
- структурное подразделение, в которое был принят работник;
- должность;
- испытательный срок и его длительность (если такое условие присутствует в договоре);
- условия приема (в порядке перевода, для замещения работника, по совместительству, на определенный срок);
- характер будущей деятельности (в случае приема для выполнения определенной работы).
После оформления приказа работодатель должен под подпись ознакомить с ним сотрудника. По требованию последнего ему может быть также выдана копия этого документа.
Внести запись в трудовую книжку
В частности, в книжку вносится дата приема на работу, название компании, должности и структурного подразделения и номер приказа, на основании которого принимается сотрудник. В некоторых случаях может быть указана и другая информация (например, факт перевода сотрудника или временный характер его работы). Порядок и правила оформления трудовой книжки регламентируются законодательством.
Порядок приёма на работу: какими документами регламентируется
Работодателю при трудоустройстве новых сотрудников следует ориентироваться на нормы трудового законодательства. Отступление от них квалифицируется как нарушение закона, влекущее за собой административную или уголовную ответственность.
Таблица: нормативные документы, регулирующие процедуру найма работников
| Наименование документа | Характеристика |
| Трудовой кодекс РФ | Подробно останавливается на процедуре подготовки трудовых договоров и книжек (главы 10 и 11). Перечисляет документы, представляемые при заключении трудового договора (ст. 65). Указывает, как правильно оформлять и вести трудовые книжки наёмных рабочих (ст. 66). |
| Постановления Правительства № 225 от 16.04.2003 с изменениями от 19.05.2008 и Министерства труда № 69 от 10.10.2003. | Эти документы устанавливают, в каком порядке заполняются трудовые книжки, как учитываются и хранятся в организации. |
| Постановление № 1 от 05.01.2004 Государственного комитета статистики (Госкомстата) | Приводит образцы документов, имеющих значение при трудоустройстве (приказа о приёме на работу, личной карточки и пр.). |
Как правильно составить трудовой договор
Трудовой договор — это документ, фиксирующий права и обязанности работника и нанимателя.
Трудовой договор начинает действовать после его подписания сотрудником и нанимателем. Гражданин приступает к исполнению своих обязанностей со дня, определённого трудовым договором. Если день не указан, то это происходит после того, как договор вступил в силу.
Для того чтобы корректно оформить такой важный документ, нелишним будет обратиться к закону. В ст. 57 ТК РФ названы сведения и условия, которые в любом случае должны найти своё отражение в тексте трудового договора:
- Ф. И. О. соискателя и наименование места его трудоустройства;
- сведения о документах, удостоверяющих личность работника и работодателя (если он физлицо);
- ИНН (для работодателей, за исключением работодателей-физлиц, не являющихся ИП);
- сведения о представителе нанимателя, поставившем свою подпись в этом документе, а также основание, в силу которого он наделён такими полномочиями;
- место и дата заключения трудового договора.
Оформление трудовой книжки
При зачислении в штат сотрудника в его трудовую книжку вносятся предусмотренные законом записи. Если это первое трудоустройство гражданина, трудовая книжка заводится в этой же организации. В таком случае сначала заполняется титульный лист.
Трудовая книжка — это официальный документ, содержащий записи о трудоустройстве гражданина.
Устраиваясь на работу, гражданин предъявляет трудовую книжку отделу кадров, где она и хранится до окончания его деятельности в этой организации
Титульный лист трудовой должен содержать такую информацию:
- Ф. И. О. работника (полностью и без сокращений) на основании документа, удостоверяющего личность.
- Дату рождения. Она пишется арабскими цифрами в порядке: число, месяц и год. Значения числа и месяца записываются в двузначном формате, а год указывается в четырёхзначном.
- Информацию об образовании. Она заносится на основании документов, подтверждающих данные сведения (диплом, аттестат и т. д.). Если образование не является законченным, информация заносится на основании студенческого билета, действительного на момент записи, или справки из образовательного учреждения.
- Сведения о профессии и специальности (также на основе подтверждающих документов).
Работник проверяет, правильно ли внесены данные, после чего ставит свою подпись. Сотрудник, оформляющий трудовую книжку, подписывает первую страницу документа. Подпись скрепляется печатью кадрового отдела.
Вся информация, указываемая в трудовой, должна документально подтверждаться
В трудовую книжку вносится следующее:
- порядковый номер записи;
- наименование организации;
- запись о зачислении работника в штат;
- записи о переводах, присвоении разрядов и т. п.;
- запись об увольнении;
- подпись представителя нанимателя и печать организации.