Оплата питания в командировке

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Заменяем суточные выплаты выплатами за расходы на питание: мнение аудиторов». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Учет командировочных расходов: расчет и оформление.

Многие компании и ИП в процессе своей деятельности сталкиваются с необходимостью отправить сотрудников в поездку вне места постоянной работы с целью выполнения определенных поручений. Такая поездка называется командировкой (ст. 161 ТК РФ). При этом работодатель обязан сохранить за командированным работником его рабочее место, средний заработок, а также возместить понесенные им издержки, перечень которых установлен законодательством.

Чтобы правильно и обоснованно учитывать командировочные расходы, бухгалтер должен иметь надлежащим образом оформленные документы, подтверждающие факт хозяйственной операции.

Учет командировочных расходов можно разделить на 2 основных этапа:

предварительный расчет и выдача денег под отчет командированному лицу;
утверждение авансового отчета сотрудника о потраченных суммах.

Содержание:

Учет расходов по загранкомандировкам

Командировка за границу оформляется так же, как и по России, только имеет некоторые особенности:

Добавляются дополнительные траты на оформление визы, заграничного паспорта, консульские и другие сборы, необходимые для выезда за границу (подп. 12 ст. 264 НК).
Лимит суточных, необлагаемых НДФЛ и взносами при командировке в другую страну, равен 2 500 руб.
При поездке за границу время для расчета суточных определяется по проездным документам, а в случае их отсутствия по проездным документам или по подтверждающим документам принимающей стороны (п.7 положения о командировках №749).
Первичные документы, оформленные на иностранном языке, должны быть переведены на русский (п. 9 Положения по бухучету, утвержденного приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н).

Командировочные расходы в — 2019 году

Суточные — денежные средства, необходимые для выполнения работы и проживания сотрудника в месте выполнения служебного поручения.

Согласно определению Верховного суда, работнику положены суточные при выполнении задания не на постоянном месте работы и когда он вынужден при этом жить вне постоянного места жительства.

Для подтверждения расходов на суточные оформляйте расчет суточных бухгалтерской справкой.

Российское законодательство детально описывает возникновение, становление и развитие всех этапов командировки, включающие в себя условия, требования и нормативы.

Есть существенные различия между командировкой и разъездным характером работ: Нормативная база Трудовой и Налоговый Кодексы РФ, Постановления Правительства, инструкции, положения и разъяснения Минфина России – вот далеко не полный список нормативных документов, регламентирующих командировочный процесс.

Персонифицируем расходы

Налоговый кодекс позволяет организациям и учреждениям списывать расходы на организацию питания сотрудников только при соблюдении условия, что оно организовано в соответствии со ст. 255 НК РФ. При этом особо оговаривается, что состав расходов имеет открытый характер и они должны быть прописаны в персональных трудовых или коллективных договорах (п. 25 той же статьи).

Минфин соглашается с данным требованием, однако дополняет его условием – расходы необходимо персонифицировать (письма № 03-07-11/33827 и № 03-04-05/5487). Ведомство поясняет свою позицию тем, что речь идет об оплате труда, а выплаты для каждого работника требуют документального подтверждения.

При компенсациях путем их выплаты в денежной форме или при включении суммы компенсации в состав зарплаты, никаких сложностей с персонификацией возникнуть не может, потому что они учитываются в затратах на оплату труда сотрудников.

Аналогичным образом осуществляется и учет при использовании метода организации питания «шведский стол».

1. Алгоритм действий нанимателя при направлении работника в служебную командировку

Служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению нанимателя на определенный срок в другую местность для выполнения служебного задания вне места его постоянной работы.

Служебными командировками не считаются служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или носит разъездной либо подвижной характер, а также в пределах населенного пункта, где располагается наниматель (ст.91 Трудового кодекса Республики Беларусь, далее – ТК).

На работников, находящихся в служебной командировке, распространяется режим рабочего времени и времени отдыха, установленный по месту служебной командировки (ст.92 ТК).

При направлении работника в командировку следует:

Шаг 1

Издать приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку

Шаг 2

Подготовить работнику задание на служебную командировку, подтверждающее, что командировка обусловлена производственной необходимостью

Шаг 3

Выдать работнику командировочное удостоверение по форме, установленной для командировок в пределах Республики Беларусь. Необходимость его выдачи определяется нанимателем

Шаг 4

Зарегистрировать командированного в журнале учета работников, выбывающих в служебные командировки

Шаг 5

Выдать аванс и возместить работнику расходы

Дополнительно по теме:

Для оптимизации расходов по командировкам организация использует корпоративную карту.

Держателем корпоративной карты, например, является менеджер по организации поездок, который сам непосредственно в командировку не направляется, а оплачивает расходы по проживанию, проезду корпоративной картой, находясь на территории Республики Беларусь.

Суточные в иностранной валюте

Суточные при командировках за пределы РФ платите в том размере, который установлен во внутренних документах компании.

Суточные при однодневной командировке

По закону минимальный срок командировки не установлен. Поездка по заданию работодателя может быть и однодневной. Оформляем такую поездку как многоднедвную командировку (выпускаем приказ, ставим соответствующую отметку в табеле учета рабочего времени: «К» или «06»).

После сотрудник отчитывается за поездку. Работодатель возмещает ему расходы, например на проезд, а также другие согласованные суммы. А суточные положены? По закону суточные за «мини-поездки» по России не выплачиваются. Оставить сотрудника совсем без денег даже в однодневной командировке — не лучшая идея, даже если это и по закону. Как можно выйти из ситуации?

В чем, собственно, отличие?

Начнем с того, что компенсация расходов на питание – это фактическое возмещение работодателем денежных средств, которые были затрачены работником на покупку той или иной продукции пищевой промышленности для личных нужд. С точки зрения трудового законодательства, работодатель будет обязан возмещать денежные средства по этому поводу только в том случае, если ранее было между ним и работником заключено соответствующее соглашение, причем в письменной форме. Им можно было договориться и устно, но мы сейчас не будем рассматривать этот случай. Суточные – отдельные от заработной платы выплаты, которые в теории должны компенсировать работнику все неудобства, связанные с его фактическим проживанием во время командировки в другом городе или стране. Компания обязана, согласно предписаниям ТК РФ, обеспечить возможность работнику снять себе жилье или забронировать номер в гостинице, а также обеспечить теми средствами (суточными), которые сотрудник сможет потратить на личные нужды в случае такой необходимости. Как мы видим, о питании конкретно ничего в законодательстве не сказано. Следовательно, мы делаем вывод о том, что у дирекции нет как таковой обязанности «покупать еду» сотруднику, т.к. ему и так выплачивается n-ая сумма денег на покрытие схожих затрат, чего нельзя сказать об аренде жилья, которая является отдельной статьей расходов. Если говорить в рамках нашего примера директор решил «сжульничать», не выплачивая суточные, а компенсируя расходы на питание. Априори в этом случае руководство компании тратит меньше денег. За это, между прочим, командированный работник может подать на своего работодателя в суд. Так что, директора, имейте это ввиду, ибо скупой платит дважды.

На что еще может рассчитывать работник?

Компенсация затрат на питание – это не единственное, о чем может просить сотрудник, отправляющийся в командировку. Из наиболее популярных потребностей – оплата мобильной связи, компенсация затрат на интернет, покупка дополнительной теплой одежды, если речь идет о поездке на Крайний Север, дополнительные деньги на тот случай, если забронированный номер в отеле будет иметь ряд неудобств и ему придется снимать другое жилье самостоятельно. Другими словами, требования могут быть абсолютно разными. Работодателю же важно понимать, что во многих из них он может отказать, будучи правым. В частности, дополнительные расходы на мобильную связь – прихоть работника, интернет – тоже прихоть, дополнительная одежда – прихоть и т.д. В то же время, работодатель должен обеспечить работника именно таким жильем, которое позволит сотруднику комфортно пребывать по месту командировки, а также платить именно тот размер суточных, которые регламентирован действующим законодательством. В любом случае, директору никто не может запрещать купить своему дорогому подчиненному шапку-ушанку из песца, дабы тот не замерз, работая за Полярным Кругом. Главное, чтобы все траты были, по возможности, согласованы заранее. Это поможет решить главную проблему всех командировок – кто и кому что должен.

По России

Менеджер Мартынова выехала в командировку 1 июля в 10 часов 00 минут и вернулась 15 июля в 19 часов 15 минут. Фирма, которую она представляет, установила размер суточных 1000 рублей в сутки.

Расчет:

Мартынова находилась в командировке 15 дней.
15 * 1000 = 15000 руб. Начислено суточных.
700 * 15 = 10500 руб. Не облагаемая НДФЛ сумма.
15000 — 10500 = 4500 руб. Облагаемая НДФЛ сумма.
4500 * 13% = 585 руб. Начисление НДФЛ.
4500 — 585 = 3915 руб. Облагаемая сумма за вычетом налога.
3915 + 10500 = 14415 руб. Суточные к выдаче Мартыновой перед поездкой.