Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Нарушения в кадровом делопроизводстве: виды и ответственность». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Прочие ошибки при оформлении документов.
На практике проверяющие чаще всего находят значительное количество нарушений в остальных кадровых документах, считающихся не столь важными. Сюда относятся ошибки, которые допускают, когда:
- оформляют внутренние приказы, например, об увольнении или приеме на работу, переводе на другую должность и др;
- составляют штатное расписание, должностные инструкции;
- формируют и ведут график отпусков;
- знакомят работника с локальными нормативными актами в части отсутствия подписей.
Санкции за данные правонарушения определены тоже ч. 1 ст. 5.27 КоАП.
Содержание:
Что проверяют налоговики
Ошибки в документах могут заинтересовать не только трудовую инспекцию, но и налоговую, поскольку некоторые формы одновременно являются первичными учетными документами для бухгалтерии. До 2013 года они были унифицированными и обязательными к применению. В настоящее время организации могут самостоятельно разрабатывать и утверждать эти формы. При этом они должны содержать обязательные реквизиты, перечень которых приводится в ст. 9 Закона о бухгалтерском учете № 402-ФЗ.
К таким документам относятся:
- кадровые приказы, например, о приеме на работу, увольнении, предоставлении отпуска и др.;
- личные или учетные карточки;
- табель для учета рабочего времени;
- штатное расписание;
- платежная ведомость;
- записка-расчет на отпуск или увольнение.
2. Отработанное сотрудниками время необходимо отражать в табеле учета
Если уполномоченный работник кадровой службы не ознакомил нового работника с коллективным договором, а также не отражал отработанное им время в табеле учета, он совершила административное правонарушение. Евпаторийский городской суд Республики Крым решил, что в такой ситуации кадровик должен платить штраф.
Статья 81 ТК РФ в 2019-2020 годах
В ст. 81 ТК РФ, а именно подп. «а» п. 6, говорится о том, что в случае прогула работодатель на законных основаниях может уволить работника. При этом должны быть соблюдены условия, о которых говорилось ранее.
Но всегда ли руководитель должен уволить работника за прогул? Данная статья дает ему право сделать это, но не устанавливает такую обязанность. Законодатели оставляют право выбора за руководством компании. Оно может вынести сотруднику выговор, замечание или просто оставить прогул без внимания.
В некоторых случаях увольнение работника возможно из-за его ухода в самовольный отпуск без предупреждения руководства. На каждом предприятии должен быть составлен ежегодный график отпусков. Он доводится до сведения работников. Отсутствие графика признается нарушением норм трудового законодательства.
Наказание кадровика за нарушение должностных обязанностей
Специалист кадровой службы является должностным лицом, так как он выполняет организационно-распорядительные или административно-хозяйственные функции. Соответственно, к нему может быть применено административное взыскание.
Суды соглашаются с предписаниями по административным штрафам инспекторов ГИТ и также признают специалистов кадровой службы должностными лицами. Соответственно, их привлекают к административной ответственности, как и руководителя организации.
Инспекторы ГИТ могут оштрафовать кадровика только за нарушение обязанностей, которые установлены его трудовым договором, должностной инструкцией, приказом. Если же обязанности не закреплены и не конкретизированы в локальном нормативном акте работодателя, наказывать работника нельзя.
Кроме того, за нарушение должностных обязанностей кадровик несет дисциплинарную ответственность в виде замечания, выговора или увольнения.
Инфраструктура
Город • Власть • Администрации районов • Суды • Коммунальные услуги • Подростковые клубы • Общественные организации • Городские информационные сайты
Сравнение штатного расписания и трудового договора
После составления штатного расписания, важно сравнить информацию в нём с материалами трудовых договоров. Если информация не совпадает, то договоры должны быть переделаны. Если изменения в трудовой договор были внесены позже, то необходимо согласовать дополнительные соглашения касательно каждого отдельного работника.
В обязательном порядке нужно проверить грамотность оформления приказов о приеме на должность. Здесь должна стоять подпись руководителя и сотрудников учреждения.
Систематизация и хранение кадровой документации
Согласно статье 17 Федерального закона от 22 октября 2004 N125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» бюджетное учреждение должно обеспечивать сохранность всех документов, в том числе документов по личному составу сотрудников.
Чтобы упорядочить документы, накопившиеся в процессе кадрового делопроизводства, необходимо их систематизировать. Для этого составляется список наименований дел с обозначением сроков их хранения.
Компания Интеркомп ЦБУ готова взять на себя все задачи, связанные с оформлением кадровых документов, гарантируя грамотное ведение кадрового делопроизводства бюджетного учреждения.
Плюсы ведения кадрового делопроизводства в нашем агентстве:
- снижение рисков, обусловленных некорректным ведением соответствующей документации;
- соответствие процессов кадрового учёта действующим нормам законодательства;
- минимизация рисков во время проверок трудовой инспекцией
Наши эксперты занимаются оформлением кадровых событий на регулярной основе, специализируются на поддержании в актуальном состоянии личных дел работников на текущий момент времени.
Нужно ли издавать приказ, в котором говорится, что главный бухгалтер выполняет функции кадровика?
В этом случае формулировка в приказе может быть, например, такой: «С целью упорядочить работу с трудовыми книжками и во исполнение п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек возлагаю на себя обязанности по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек», либо он может передать эти полномочия другому сотруднику (в вашем случае главному бухгалтеру) о назначении ответственного. Такой порядок предусмотрен в пункте 45 постановления Правительства РФ от 16 апреля 2003 г.
№ 225. Таким образом, даже при отсутствии в штате специалиста по кадрам, руководитель организации вправе возложить обязанность за работу с трудовыми книжками на главного бухгалтера издав приказ (образец см. ниже). При этом, при оформлении трудовых главный бухгалтер должен проставлять свою подпись и указывая свою должность в соответствии с трудовым договором (т.е. главный бухгалтер). 2. Если ответ будет прописать это в должностной инструкции, то в организации нет должностных инструкций и не планируется делать, т.к.
Если секретарь еще и кадровик
Только разрабатывать эти документы должен уже не секретарь с возложенными на него обязанностями кадровика, а целая команда, которая включает в себя экономиста по труду и специалиста по охране труда. Может ли секретарь разработать все перечисленные ЛНА самостоятельно?
Вероятно, да. Но лучше не в одиночку, а в тандеме с главным бухгалтером или руководителем организации.
В первую очередь это касается тех ЛНА, которые устанавливают порядок оплаты труда работников. Работодатель обязан обеспечивать сохранность личной информации работников в соответствии с Федеральным законом № 152-ФЗ.
Утвердить положение о персональных данных недостаточно. Дополнительно необходимы: • письменные разрешения работников на обработку их персональных данных; • письменные обязательства работников, обрабатывающих персональные данные коллег, об их неразглашении; • особый режим хранения документов, содержащих персональные данные.