Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Что важно знать об акте сверки взаиморасчетов». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Порядок проведения сверки.
Двусторонний акт сверки с контрагентом составляется в 2-х экземплярах, по 1 экземпляру для каждой стороны. Первый экземпляр документа бухгалтер регистрирует в журнале, после чего – подшивает в специальное дело для хранения и контроля расчетов с покупателями, поставщиками и подрядчиками.
Направляется акт контрагенту простым или заказным письмом, иногда для сокращения сроков обработки документ может быть направлен адресату по электронной почте или факсимильным каналам связи. Контрагент проверяет полученный акт и предпринимает следующие действия:
- подтверждает сальдо;
- составляет акт разногласий;
- игнорирует предлагаемую сверку.
Расхождения в данных возможны вследствие счетных ошибок бухгалтера, некорректного отражения данных первичных документов на счетах синтетического учета и т.д. Любые несоответствия, обнаруженные в учете одной или второй стороны сверки, требуют детального изучения и корректировки.
Списывать дебиторскую или кредиторскую задолженность самостоятельно, без проведения взаимозачета между контрагентами нельзя! Исключение – списание безнадежных долгов по истечении срока исковой давности.
Содержание:
Когда контрагент отказывается подписывать
Сверка расчетов фиксирует уже сложившуюся ситуацию и служит для обеих сторон подтверждением того, что в учете все отражено верно. Если контрагент уклоняется от оформления актов сверки, то формально он ничего не нарушает (если такая обязанность не предусмотрена договором), но есть вероятность, что он хочет что-то скрыть. В этом случае мы рекомендуем тщательно проверить все операции с контрагентом, а в будущем, возможно, отказаться от взаимоотношений с ним.
1. Что такое акт сверки и пример его заполнения
Акт сверки ─ это документ, в котором отражены расчеты между организациями за определенный период. Продавец в таком акте показывает формирование дебиторской задолженности покупателя и поступившую от него оплату. А покупатель ─ свою кредиторскую задолженность перед поставщиком, с которым проводит сверку расчетов, и ее погашение.
Акт сверки подписывают и заверяют печатями обе организации (при наличии).
5. Что делать бухгалтеру, если документов нет в учете его организации?
Ситуация 1: компания ─ покупатель материальных ценностей
Шаг первый. Нужно проверить, а не проведены ли эти документы в другом периоде, например, следующем за периодом сверки. Если документов, по которым есть разногласия в акте сверки расчетов в учете у вас нет, то переходите к шагу 2.
Шаг второй. Узнать у ответственного сотрудника компании, который работает с контрагентом, а не забыл ли он передать документы по закупке в бухгалтерию. Если забыл, то срочно забрать документы и проверить их соответствие тому, что указал контрагент в акте сверки, провести в учете.
Если документов нет, тогда идите дальше.
Шаг третий. Запросить дубликаты неотраженных в учете документов у контрагента. Получить, проверить их и провести в учете.
На каждом из этих шагов вы можете столкнуться с одним из вариантов:
- контрагент отразил у себя вашу дебиторскую задолженность преждевременно. Например, по условиям договора, переход права собственности ─ во время приемки товара покупателем. Сотрудники вашей компании приняли товар в месяце, следующем, за проведением сверки. Вы можете подписать акт с расхождениями и указанием причины
- документы были отражены позднее, чем это нужно было сделать. Подписывайте акт, который предоставил ваш поставщик.
Ситуация 2: компания ─ покупатель услуг.
Нужно идти по тем же шагам, как и в случае с закупкой материальных ценностей. Но надо помнить об основном отличии ─ дата оказания услуг, а значит и дата появления дебиторской задолженности ─ число, которым в вашей организации подписали акт выполненных работ.
В КАКОМ ПОРЯДКЕ ДОЛЖНА БЫТЬ ПРОВЕДЕНА ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ?
Как отмечается в Письме Минфина РФ от 24.03.2016 № 02‑07‑10/17037, субъект учета в целях организации бухгалтерского учета, исходя из особенностей своей структуры, отраслевых и иных особенностей деятельности учреждения и выполняемых им в соответствии с законодательством РФ полномочий, формирует порядок проведения инвентаризации имущества и обязательств в рамках своей учетной политики. Поэтому в каждом учреждении такой порядок свой. Отметим, что при его разработке можно использовать Методические указания по инвентаризации имущества и обязательств, утвержденные Приказом Минфина РФ от 13.06.1995 № 49. Однако на сайте финансового ведомства размещен проект, в соответствии с которым нормы обозначенного документа не распространяются на государственные (муниципальные) учреждения. Изменения связаны с тем, что в силу п. 6 Инструкции № 157н данное контрольное мероприятие проводится в соответствии с порядком, утвержденным учетной политикой учреждения, разработанной с опорой на положения законодательства РФ.
Отметим, что исходя из практики инвентаризация расчетных обязательств осуществляется в виде сверки расчетов. Смысл сверки расчетов – сверить данные сторон, проверить обоснованность выявленных расхождений (различий) и с учетом наличия первичных учетных документов привести свои учетные данные в соответствие с реальными обязательствами сторон.
Для осуществления названного мероприятия необходимы подготовительные мероприятия. В первую очередь финансовый отдел учреждения должен поднять договоры, подготовить подтверждающие документы.
КАК СПИСАТЬ НЕРЕАЛЬНУЮ К ВЗЫСКАНИЮ ДЕБИТОРСКУЮ ЗАДОЛЖЕННОСТЬ?
Безнадежными (нереальными к взысканию) признаются те долги перед организацией, по которым истек установленный срок исковой давности, и те, по которым в соответствии с гражданским законодательством обязательство прекращено вследствие невозможности его исполнения на основании акта государственного органа или ликвидации организации (ст. 416, 417, 419 ГК РФ). Как указали чиновники финансового ведомства в Письме от 02.12.2016 № 02‑07‑10/71673, если есть несколько оснований признать долг безнадежным, он признается таковым в периоде возникновения первого из перечисленных оснований, то есть по истечении срока исковой давности.
К сведению:
В соответствии со ст. 196 ГК РФ общий срок исковой давности составляет три года со дня, определяемого на основании ст. 200 ГК РФ следующим образом: если законом не установлено иное, течение срока исковой давности начинается со дня, когда лицо узнало или должно было узнать о нарушении своего права и о том, кто является надлежащим ответчиком по иску о защите этого права. Таким образом, подписание акта сверки расчетов, свидетельствующее о признании долга, прерывает течение срока исковой давности (ст. 203 ГК РФ, п. 20 Постановления Пленума ВС РФ от 29.09.2015 № 43). После подписания акта сверки расчетов срок исковой давности исчисляется заново.
Списание задолженности со счетов бухгалтерского учета производится при наличии фактов, подтверждающих невозможность погашения задолженности и истечение срока исковой давности. Как отмечается в Письме Минфина РФ от 14.07.2017 № 02‑08‑10/45171, положения Инструкции № 157н не содержат указаний относительно состава документов, необходимых для принятия комиссией решения о списании с балансового учета учреждения задолженности неплатежеспособных дебиторов.
Для чего нужен акт сверки
Акт сверки взаимных расчетов (взаиморасчетов) с контрагентами — это документ, который составляется бухгалтерией организации для сверки взаимных расчетов между сторонами за определенный промежуток времени. Акт сверки не относится к первичным документам, поэтому расчеты должные подтверждаться актами оказанных услуг (выполненных работ) и платежными документами.
Для чего нужен акт сверки
Акт сверки взаимных расчетов (взаиморасчетов) с контрагентами — это документ, который составляется бухгалтерией организации для сверки взаимных расчетов между сторонами за определенный промежуток времени. Акт сверки не относится к первичным документам, поэтому расчеты должные подтверждаться актами оказанных услуг (выполненных работ) и платежными документами.
Акт сверки взаиморасчетов свидетельствует о признании долга контрагентом. к тому же в день подписания акта течение срока исковой давности прерывается и начинает идти заново (ст. 203 ГК РФ, п. 20 Постановления Пленума ВС РФ от 29.09.2015 № 43).
Что делать, если контрагент отказывается подписывать акт сверки
Если вы направляете акты сверок контрагенту, а обратно они не возвращаются. Что же делать?
К сожалению, законом не предусмотрены основания для того, чтобы принудить контрагента подписывать присланные ему акты сверки. Не установлены также сроки и порядок проведения сверки, сроки для представления ответов и т. п.
Чтобы избежать данного момента, рекомендуется в договор включить пункт, отражающий обязанность и периодичность сверки взаиморасчетов. Данный пункт в договоре и будет бесспорным основанием требовать от контрагента оформления акта сверки.
Порядок проведения сверки
Двусторонний акт сверки с контрагентом составляется в 2-х экземплярах, по 1 экземпляру для каждой стороны. Первый экземпляр документа бухгалтер регистрирует в журнале, после чего – подшивает в специальное дело для хранения и контроля расчетов с покупателями, поставщиками и подрядчиками.
Направляется акт контрагенту простым или заказным письмом, иногда для сокращения сроков обработки документ может быть направлен адресату по электронной почте или факсимильным каналам связи. Контрагент проверяет полученный акт и предпринимает следующие действия:
- подтверждает сальдо;
- составляет акт разногласий;
- игнорирует предлагаемую сверку.
Расхождения в данных возможны вследствие счетных ошибок бухгалтера, некорректного отражения данных первичных документов на счетах синтетического учета и т.д. Любые несоответствия, обнаруженные в учете одной или второй стороны сверки, требуют детального изучения и корректировки.
Что делать, если контрагент отказывается подписывать акт сверки
Если вы направляете акты сверок контрагенту, а обратно они не возвращаются. Что же делать?
К сожалению, законом не предусмотрены основания для того, чтобы принудить контрагента подписывать присланные ему акты сверки. Не установлены также сроки и порядок проведения сверки, сроки для представления ответов и т. п.
Чтобы избежать данного момента, рекомендуется в договор включить пункт, отражающий обязанность и периодичность сверки взаиморасчетов. Данный пункт в договоре и будет бесспорным основанием требовать от контрагента оформления акта сверки.
Контур.Фокус разработан для специалистов по экономической безопасности, юристов, бухгалтеров и руководителей любого уровня. Фокус поможет легко и быстро узнать самое важное о контрагенте.
Мы составляем свою версию акта
Заходим в раздел «Покупки» пункт «Акты сверки расчетов»:
Создаём новый документ «Акт сверки расчетов с контрагентом». Заполняем контрагента продмаркет и указываем период, за который составляется акт сверки (3 квартал):
Если бы потребовалось произвести сверку по какому-то конкретному договору, нужно было бы указать его в поле «Договор». Но мы проводим общую сверку по всем договорам, поэтому оставляем поле договор пустым.
Отправляем эту версию контрагенту
Сохраним эту версию акта нажав на кнопочку дискета над печатной формой:
Я рекомендую сохранять в виде таблицы Excel, чтобы контрагент смог заполнить расхождения в своей части прямо в этом документе и вернуть его нам обратно:
Акт сохранился на рабочий стол в виде Excel файла:
Отправляем этот файл по почте контрагенту продмаркет.