Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Положение о персональных данных». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Положение о персональных данных: структура.
Чтобы не допустить разглашения персональных данных, создайте надежную систему их защиты. Порядок получения, обработки, передачи и хранения таких сведений установите в локальном акте организации, например в положении о работе с персональными данными сотрудников. Положение утверждает директор. Ознакомьте сотрудников с документом под подпись (ст. 8, п. 8 ч. 1 ст. 86, 87 ТК, п. 2 ч. 1 ст. 18.1 Закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ).
Содержание:
Общие положения
Этот раздел должен содержать цели составления документа, иметь ссылки на законы и другие нормативные акты по работе с персональными данными. Еще здесь нужно описать процесс введения положения в действие, и как именно будут в него вноситься изменения.
Перечень персональных данных сотрудников
Это один из самых важных разделов в положении, поскольку именно он будет определять, какие именно сведения подпадают под понятие персональных. Составлять этот раздел лучше всего только после того, как от работников получены все необходимые документы и проведен их анализ на предмет содержащихся в них сведений. Здесь же можно описать внутренние документы, в которых могут содержаться личные данные, и какие также должны подлежать защите.
Обязанности работников с доступом к персональным данным
В этом разделе нужно описать какие именно действия обязаны выполнять работники, допущенные к личным данным сотрудников компании.
Права работников в отношении операций с персональными данными
Здесь описываются права работников, которые передали компании свои персональные сведения, и тех, кто обладает доступом к таким сведениям в процессе выполнения обязанностей.
Какие данные сотрудников являются персональными
Нормы законодательства определяют, что включается в состав личных данных человека. Это может быть как информация, напрямую связанная с сотрудником, так и косвенно его затрагивающая.
- Полные личные данные работника (Ф.И.О.).
- Сведения о месте и дате появления его на свет.
- Адрес фактический и по регистрации.
- Социальное, семейное, имущественное положение.
- Имеющиеся у работника образование, профессия.
- Сведения о получаемых сотрудником доходах и т. д.
Кроме закона о ПД, состав персональной информации определяет и ТК РФ. Он включает в состав защищаемой информации сведения, которые позволяют определить человека как работника. Это квалификация, специализация, образование, состояние здоровья человека (в некоторых ситуациях, например, при работе его во вредных условиях), наличии детей.
Список информации, которая может быть отнесена к ПД сотрудника не является закрытым, поэтому каждый субъект, ведущий бизнес, имеет право расширять его, при этом данные категории должны быть обязательно зафиксированы в Положении предприятия.
Что должно содержать положение о защите персональных данных
Закон не определяет, какие именно сведения и разделы должны быть внесены в документ. Также нигде не оговариваются критерии, по которым необходимо производить оформление. Поэтому, в процессе подготовки этого документа на предприятии нужно учитывать требования ФЗ о персональных данных, а также общие принципы оформления внутренних нормативных актов.
Что относится к персональным данным
Персональными данными считается любая информация о работнике предприятия, касающаяся его лично и задокументированная в каких-либо бумагах. В том числе это сведения из паспорта, ИНН, СНИЛС, трудовой книжки, диплома об образовании и других подобного рода аттестатах и свидетельствах, больничных карт и т.п.
Также сюда относится то, что касается семейного положения работника, его родственных связей, судимостей, финансовых дел и все прочее, что может прямо или косвенно идентифицировать человека.
Распоряжаться всеми этими данными любой гражданин может только лично, но поскольку в современных условиях это возможно далеко не всегда, он передает согласие на обработку персональных сведений другим лицам, в том числе представителю работодателя, который в свою очередь несет полную ответственность за сохранность этой конфиденциальной информации и недоступность к ней посторонних.
Каким сделать оформление
Оформление приказа также полностью отдается на откуп его составителей. Документ допускается писать вручную, но все же предпочтительнее печатать на компьютере, используя для распечатки бланк с фирменными реквизитами и логотипом или же обычный лист бумаги.
Чьи подписи должны стоять под приказом
Приказы всегда пишутся от имени главного лица компании – директора, а, значит, первая подпись в документе должна быть его. В отсутствие руководителя на рабочем месте расписаться в распоряжении может сотрудник, временно исполняющий его обязанности.
Также в распорядительном акте должны быть автографы работников предприятия, в отношении которых он выпущен и те, на кого возложен контроль за его исполнением.
Как проводить учет
Все исходящие от руководства организации распоряжения должны быть учтены. Для этого используется специальный журнал, в который вносится наименование приказа, его номер и дата выпуска. Журнал обычно находится у юриста, начальника отдела кадров, секретаря или другого работника, близкого к руководящему составу предприятия. Журнал позволяет не только зарегистрировать сам факт создания документа, но и при какой-либо надобности легко его найти.
Как правильно оформить приказ о персональных данных
Хотя образец приказа о персональных данных работников 2019 года не имеет установленной формы, его необходимо оформить по общим требованиями к распорядительным документам.
В шапке документа содержится наименование организации, наименование и номер документа, место и дата составления.
Преамбула должна содержать обоснование его издания (обстоятельства, ставшие причиной для его создания) либо основание (прямая ссылка на конкретный документ или законодательный акт)
Основная часть приказа о персональных данных должна содержать:
- собственно распоряжение об утверждении положения о персональных сведениях, а также о перечне допущенных к их обработке лиц и степени их допуска;
- указание на лицо, ответственное за обеспечение процесса обработки данных, его должность и Ф.И.О.;
- указание ответственному лицу ознакомить работников с распорядительным документом;
- определить работника, который будет контролировать исполнение (может быть сам руководитель).
Руководитель должен подписать документ. Все работники учреждения, использующие в трудовой деятельности подобную информацию, должны быть ознакомлены с ним под подпись.
Правовая основа
Принимая на работу сотрудника, работодатель получает от него следующие данные личного характера:
- Ф.И.О.;
- адрес регистрации и места проживания;
- серию и номер паспорта;
- номер свидетельства ИНН;
- СНИЛС;
- о количестве детей, датах их рождения;
- о семейном положении;
- о предыдущей работе, сроках, причинах увольнения.
Согласно ст. 86-90 ТК РФ организация-работодатель должна придерживаться правил:
- обработки личной информации сотрудников;
- хранения и пользования данными;
- передачи личных данных работников.
На основании ФЗ «О персональных данных» работникам предоставляется право требовать защиту сообщаемых работодателю сведений. Для обеспечения надлежащей работы с личными данными сотрудников каждая организация разрабатывает Положение о персональных данных работников. В этом документе устанавливаются:
- какие сведения относятся к категории «персональных»;
- кто имеет доступ к сведениям работников личного характера;
- как осуществляется сохранность персональных данных (на каком носителе);
- в каком порядке происходит обработка информации;
- где фиксируются сведения о сотрудниках (оформляются ли личные дела, карточки, ведутся ли списки и т.д.);
- на каких основаниях и кому могут передаваться данные о работнике;
- как защищается доступ к данным (закодирована ли электронная информация, устанавливается ли сейф для материальных носителей);
- порядок его утверждения и изменения.
Приложение может включать образцы заявлений работников:
- о согласии с обработкой своих личных данных;
- о согласии получения дополнительных сведений в отношении работника.
Типовой вариант такого документа по указанию руководства может быть разработан:
- специалистом по кадрам;
- юристом компании;
- помощником руководителя.
Ошибки
При работе с Положением о данных в отношении работников работодатели допускают некоторые ошибки:
- При разработке документа не составляется приказ о его утверждении. При этом работодатель заблуждается в том, что разработка Положения равнозначна введению его в действие или согласию работников на сбор личной информации. На работодателя, который осуществляет обработку таких сведений без письменного согласия субъекта, может быть наложена санкция в виде штрафа в размере:
- до 70 тысяч рублей (для юридического лица);
- до 5 тысяч рублей (для ИП).
Если Положение о персональных данных не доведено до всеобщего сведения, на работодателя может быть возложена ответственность по КоАП РФ в размере до 30 тысяч рублей.
При привлечении к ответственности работодатель может наказать сотрудника, отвечающего за сбор и хранение информации на рабочем месте (например, объявить выговор).
При повторном нарушении соответствующий работник может быть уволен.
Образец приказа об изменении персональных данных работника
Скачать
Как заполнять
Приказ может состоять из следующих разделов:
Положение о персональных данных нужно довести до сведения всех сотрудников. Фактическое ознакомление с положением можно зафиксировать в тексте трудового договора, в положении в листе ознакомления с ним или в журнале ознакомления с локальными нормативными актами учреждения.
Скачать
Иногда информация о сотруднике меняется (например, в связи с замужеством происходит смена фамилии). В таком случае сотрудник направляет работодателю заявление, на основании которого последний издает приказ о внесении изменений в ряд документов.
Скачать
Организация защиты (пакет документов)
Руководитель предприятия должен своим приказом назначить кого-то из сотрудников ответственным за обработку и хранение конфиденциальной информации и поручить ему составить локальные нормативные акты. Вот небольшой перечень:
- политика организации в отношении персональных данных;
- положение об обработке и защите конфиденциальной информации;
- перечень лиц, имеющих к ней доступ;
- согласие на обработку (в общем случае — согласие нужно получить от сотрудников, в частных случаях, например, для школ — от родителей, для медучреждений — от пациентов, для газет, журналов и издательств — от авторов и т.д.);
- соглашение о неразглашении;
- журнал учета передачи данных.
Порядок разработки и утверждения
Насколько хорошо организации выполняют требования 152-ФЗ, проверяет Роскомнадзор в соответствии с Административным регламентом, утвержденным Приказом Минкомсвязи России от 14.11.2011 № 312.
Для того чтобы у инспектора не было повода «принимать меры», нужно подготовить документы, перечисленные выше, и утвердить их приказами руководителя.
Основополагающим станет распоряжение об утверждении Положения — смотрите образец приказа о персональных данных работников 2018.
Скачать
Крайне важно соблюдать правило, сформулированное в ст. 86 ТК РФ: все, что мы знаем о работнике, мы должны узнать от него самого.
В крайнем случае — можно обратиться к так называемой третьей стороне, если работник информацией не владеет (забыл, потерял…) — но только с его ведома (например, запросить копию диплома в архиве вуза).
Работника надо поставить об этом в известность и получить его согласие — это делается в форме заявления-согласия на получение сведений у третьей стороны.