Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Условные обозначения, применяемые при заполнении табеля учета рабочего времени». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Правила расстановки условных обозначений.
Сотрудник, занимающийся оформлением табеля, несет большую ответственность. От его компетентности и внимательности зависит конечный результат – ежемесячное вознаграждение работникам предприятия за труд. Если табельщик пропустит чью-то фамилию, перепутает буквенное обозначение или запишет неправильно часы работы, по итогу месяца можно получить конфликтную ситуацию с рабочими.
Содержание:
Кто заполняет табель учета рабочего времени
Бланк заполняется либо работником отдела кадров, либо руководителем структурного подразделения, либо специально нанятым для этой функции табельщиком. На основе внесенных в него сведений, специалисты отдела бухгалтерии начисляют сотрудникам организации заработную плату и прочие выплаты. По сути дела, табель учета рабочего времени является одним из важнейших учетных документов. И если небольшие компании вполне могут без него обойтись, то крупные предприятия в обязательном порядке ведут такой табельный учет.
В зависимости от принятой на предприятии системы кадрового учета, табель может формироваться либо один на всех работников организации, либо в каждом подразделении вестись отдельно.
Табель – документ регулярный, то есть каждый месяц нужно составлять новый экземпляр, поэтому порядковый номер табеля будет равнозначен порядковому номеру того месяца, в котором он был создан. Период составления табеля охватывает все дни месяца.
Заполнять табель можно как в электронном, так и в письменном виде. Однако после внесения всей необходимой информации его все равно придется распечатать для подписей ответственных лиц.
Форма Т-12
В первую очередь, как и в любом другом документе кадрового учета, в табель сначала нужно внести реквизиты организации: ее полное наименование с указанием кода ОКПО (нужно взять из регистрирующих документов), организационно-правового статуса (ИП, ООО, ЗАО, ОАО), а также структурного подразделения (отдела), по которому ведется данный табель (если это необходимо).
Затем нужно вписать в соответствующую графу номер документа по внутреннему документообороту, а также указать отчетный период, который учитывает данный табель.
Чем отличаются формы N Т-12 и N Т-13 Табеля учёта рабочего времени
Необходимость табеля учета рабочего времени (далее по тексту — табель) обусловлена:
- Требованиями ст. 13 закона «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ от 6 декабря 2011 года, согласно которому все субъекты хозяйствования обязаны фиксировать каждый факт своей хозяйственной жизни.
- Удобством использования для расчета зарплаты.
Поскольку табель относится к первичным документам, то со вступлением в силу отдельных положений закона «О бухучете» с 1 января 2013 года для его ведения необязательно применять унифицированные формы Т-12 и Т-13, утвержденные постановлением Госкомстата № 1 от 5 января 2004 года. То есть организации имеют право разрабатывать и использовать собственные формы.
Расшифровка значений букв, связанных с нештатными ситуациями (НН, ОЗ, НВ, ОВ, ОЖ)
Чаще всего табель ведется по формам Т-12 и Т-13, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 No 1. В бюджетных организациях применяется форма ОКУД 0504424. Основное отличие табелей – в том, что в последней форме применяются только буквенные коды.
Однако у коммерческих предприятий есть возможность разработки и утверждения собственного бланка табеля (как и прочих форм первичных документов), согласно ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ от 06.12.2011. При этом вид сокращений принимается на усмотрение организации. Это могут быть буквенные либо цифровые коды, как удобно. Также можно взять за основу упомянутые выше документы и дополнить систему кодов новыми, необходимыми в работе.
Например, можно использовать аббревиатуры – «ДО» как дополнительный отпуск, «ОО» — основной очередной отпуск, «Ф» — фактическая явка на работу и т.д. Полностью отработанный день многие отмечают как «8» и т.п.
Применение уникальных обозначений не запрещено, главное – зафиксировать порядок ведения табеля в учетной политике предприятия. Часто так делают, чтобы ввести дополнительную классификацию, например, разграничить виды отпусков. Каждое изменение в системе кодов должно быть подтверждено соответствующим локальным нормативным актом.
- Методом сплошной регистрации явок и неявок — отмечается каждый трудовой и выходной день в отчетном месяце. Проставляется код и количество отработанных на месте часов.
- Методом фиксации отклонений — заносятся только отклонения от установленного режима. Отмечаются неявки, сверхурочные, опоздания, отпуска и т. п. Форма 0504424 предусматривает при заполнении только буквенный код.
4. Каким образом обозначаются выходные дни в отпуске?
Если при нахождении работника в ежегодном основном оплачиваем отпуске (ОТ) или в ежегодном дополнительном оплачиваемом отпуске (ОД) на период его отдыха выпадает выходной праздничный день, в табеле код ОТ или ОД подлежит замене на В (выходные дни и нерабочие праздничные дни), потому что, в соответствии со статьей 120 ТК РФ, нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период оплачиваемого отпуска, в число календарных дней отпуска не включаются.
8. Как правильно вести учет рабочего времени, если предприятие небольшое и режим работы пятидневка?
Единого подхода к ведению учета не существует, можно вести сплошной (регистрировать все факты), а можно только учет отклонений (временная нетрудоспособность, отсутствия по невыясненным причинам и т. д.). Основной критерий — это корректность фиксации фактически отработанного времени на бумажном носителе, так как этот документ является первичным для расчета оплаты труда.
В повседневной работе первый вариант более удобен при суммированном учете трудовых периодов, второй вариант предпочтительнее, когда продолжительность рабочего времени неизменна, как в случае с пятидневкой.
В любом случае фиксация рабочего времени ведется ежедневно, а предоставляется в бухгалтерию ежемесячно.
Код вида оплаты труда в табеле
- Заработная плата и командировочные – 2000
- Оплата работникам по договорам гражданско-правового характера (не входят авторские вознаграждения) – 2010
- Оплата отпускных – 2012
- Оплата временной нетрудоспособности – 2300
Основное назначение документа
Табель учета рабочего времени — многофункциональный документ при всей простоте самого бланка и способа его ведения.
Основное назначение бумаги состоит в том, чтобы следить за тем, чтобы установленное количество часов по закону и графику было работником отработано. Однако, помимо этой важной цели, документ выполняет и иные функции.
Табель имеет такое дополнительное назначение:
- Позволяет получать и обрабатывать данные о том, сколько часов отдельным сотрудником было отработано.
- Дает возможность подсчитывать, сколько фактического времени было затрачено на работу, выходные, простои, нетрудоспособность, отпускные периоды и иное.
- Разрешает контролировать соблюдение установленных трудовых режимов.
- Допускает регистрацию прогулов без причины и по вине нанимателя.
- Предоставляет возможность удобно подсчитать причитающееся за отработанное время вознаграждение.
Кроме всех вышеуказанных функций, этот документ дает возможность не только с ходу оценить трудовую ситуацию, но и составить статистические отчеты по труду.
Табель учета рабочего времени: расшифровка сокращений
В таком случае эта обязанность возлагается на мастера или начальника подразделения отдельным приказом или прописывается в трудовом договоре. Алгоритм работы с табелем В первую очередь необходимо знать о том, что на каждом предприятии в обязательном порядке должен быть обычный (то есть в бумажном варианте) табель учета рабочего времени. Бланк можно либо самостоятельно распечатать, либо заказать в типографии. Существуют две утвержденные формы: Т-12 и Т-13. Их отличие в том, что в первой не только учитывается рабочее время, но и есть графы для расчета ежемесячной оплаты труда. Заполняются они по одной схеме, а именно каждый месяц первого числа открывают новый табель.
ОЗ Отпуск, который не подлежит оплате. 19 Б Временная нетрудоспособность (оплачиваемая) За исключением ситуаций, отмечаемых шифром «Т». Отмечается болезнь работника, присмотр за больным родственником, карантин.
В любой ситуации необходим больничный листок, выдаваемый врачом. 20 Т Неоплачиваемая нетрудоспособность При бытовой травме, присмотре за больным родственником и т.п. 21 ЛЧ Сокращенное время труда Оформляются приказом начальника. 23 Г Пропуски с сохранением зарплаты. 24 ПР Пропуски дольше 4-х часов Пропущенное время должно быть непрерывным, т.е. отсутствие на работе все 4 часа подряд. Сюда относятся псевдозабастовки, административный арест и т.д.
Проставление делается по докладным запискам руководителей подразделений, объяснительных работников, актов специальных комиссий и т.п.