Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Переход на электронный документооборот». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Актуальность управления документами.
Банки постепенно отвечают на эти ожидания корпоративных клиентов и, хотя мне не известно о подобных проектах на уровне нескольких кредитных учреждений, отдельные банки постепенно выводят на рынок подобные решения.
Клиенты нуждаются в стабильных ценах и их снижении в результате экономии. Потери организации приходится оплачивать потребителям.
На этой вкладке ставим одну единственную галочку напротив «Продолжить загрузку объектов в случае возникновения ошибки» и нажимаем на кнопку «Загрузить данные». Остальные функции, например, использование итогов мы не рассматриваем, хотя эта функция может значительно ускорить загрузку объектов (записей по регистрам).
Клиенты нуждаются в стабильных ценах и их снижении в результате экономии. Потери организации приходится оплачивать потребителям.
Управление торговлей. Пробую выгрузить данные — пишет «обработка не работает в режиме совместимости конфигурации». Что делать ?
Усиленная электронная подпись, в свою очередь, делится на усиленную неквалифицированную и усиленную квалифицированную.
Содержание:
Интеграция с 1С и другими учетными системами
Для эффективной работы электронного документооборота очень важно, чтобы выбранная вами площадка поддерживающая интеграцию с вашей учетной системой.
Зачем это нужно:
- Сотрудники компании создают документы в учетной системе предприятия;
- После формирования документ автоматически передается внутри системы руководителю или бухгалтеру на подпись;
- Проверенный и подтвержденный руководителем документ необходимо передать без искажений и ручного ввода данных, т.е. дополнительных затрат времени и возможных ошибок, в сервис электронного документооборота;
- При грамотной реализации передача данных происходит автоматически. После нажатия кнопки «Отправить документ» он трансформируется в форму, необходимую для системы электронного документооборота автоматически и отправляется в сервис, где происходит фиксация и отправка документа получателю.
Очень важно, чтобы под вашу учетную систему было готовое решение на стороне сервиса, на основании которого ваши специалисты смогут реализовать необходимую надстройку для учетной программы. Если подобного решения нет, то лучше не пытаться реализовать его самостоятельно, это очень трудоемкий и сложный процесс. В сервисах документооборота применяется цифровая подпись, сложные системы шифрования. А потому нет никаких гарантий, что даже после всех усилий программистов вы получите необходимый результат. Лучше выбрать другую площадку, где вы найдете подходящий вариант интеграции.
1. Сокращение сроков согласования документов
Представьте себе типичную ситуацию в компании — нужно согласовать договор. Юрист отправляет документ ответственным сотрудникам. Каждый вносит свои правки. Несколько версий текста возвращаются на доработку. Затем новая редакция оправляется на повторное согласование, и так до тех пор, пока все стороны не придут к единому решению. Подобная схема приводит к срывам сроков, потере важных версий текста и бесполезной трате времени.
Как процесс согласования будет выглядеть в «1С:Документообороте»: сотрудник запускает задачу, прикладывает к ней необходимые документы и отправляет ее по заданному маршруту коллегам. Для каждого участника цепочки можно указать свой срок выполнения задачи. Запустив задачу, сотрудник может заняться более важными делами, периодически проверяя в системе результаты или ожидая уведомления по почте. Основываясь на опыте наших клиентов, такая методика позволяет сократить количество согласующих лиц и ускорить сроки согласования, облегчить жизнь и сэкономить время руководителя и сотрудников.
3. Контроль входящей корреспонденции
Для многих наших клиентов из крупных компаний и госучреждений основная причина для внедрения «1С:Документооборота» – контроль входящей корреспонденции. Ежедневно им приходится иметь дело с огромной массой внешней и внутренней переписки с клиентами, ведомствами, подразделениями. Это зачастую приводит к тому, что не все бумаги доходят до адресата, а некоторые просто теряются по дороге и остаются без ответа.
Как эту проблему решает «1С:Документооборот»? В системе есть возможность вести учет всех входящих документов от организаций и физических лиц. Входящие документы можно группировать в списки, например, по отправителям или видам. В результате, найти документ, оправить его по почте, направить на исполнение или распечатать — дело одной минуты.
4. Настройка прав пользователей
По нашему опыту, все без исключения компании пользуются этой функцией. К примеру, в организацию приняли на работу стажера, требуется ограничить его доступ к ряду документов. В «1С:Документообороте» для каждого документа автоматически формируется карточка, в которой руководитель или администратор может настроить права доступа. Это гарантированно защитит ценные данные компании от посторонних глаз. Каждый сотрудник будет видеть только те документы, к которым имеет непосредственное отношение.
Когда нужно заявление о подключении к электронному документообороту
Иногда в целях внешнего взаимодействия с заинтересованными лицами компании требуется оформить по специальной форме заявление о подключении к электронному документообороту и ряд других документов. Большинство компаний сталкиваются с необходимостью оформления такого заявления при сдаче электронной отчетности в ПФР.
Функции и эффективность ЭДО
Набор необходимых функций ЭДО определяется задачами, стоящими перед автоматизацией документооборота в компании. Базовые функции ЭДО могут быть следующими:
- создание электронной версии документа;
- создание атрибутной карточки документа;
- формирование текста из готового шаблона с подстановкой в него значений переменных из карточки документа;
- поиск карточек документов;
- формирование электронного документа с использованием шаблона на бланке организации;
- сохранение документов в различных форматах;
- создание маршрутов документа и управление его движением;
- ведение журналов, классификаторов и справочников;
- регистрация и классификация документов, регистрируемых в программе;
- рассылка напоминаний и уведомлений;
- согласование документов;
- формирование отчетов о движении и исполнении документов.
Эффективность использования электронного документооборота в организациях оценивается количественно и качественно. Количественные показатели могут быть измерены и оценены с точки зрения материальных и временных затрат:
- сокращение времени в среднем на 75% на обработку и создание документов: регистрация, рассылка, поиск, выполнение контрольных операций;
- ускорение движения информационных потоков: передача документа от подразделения к подразделению или компании-партнеру, подготовка типовых документов, согласование, скорость распространения информации внутри компании;
- экономия материалов и ресурсов в виде сокращения расходов на канцелярские принадлежности, расходные материалы и хранение документов.
Виды СЭД
Особенностью российского внутреннего электронного документооборота организации является его вертикальная направленность: документ, прежде чем попасть к исполнителю, должен пройти ряд согласований и утверждений у вышестоящего руководства. Кроме того, в отечественном делопроизводстве присутствуют такие неотъемлемые части, как регистрационная система, подготовка отчетов, контроль исполнения. В связи с этим наиболее известными на российском рынке СЭД являются продукты местных разработчиков (см. рис.).
Общая схема обмена электронными документами
Именно сейчас многие предприятия и организации начинают активно переходить на безбумажный документооборот с клиентами и поставщиками. Среди преимуществ этой формы общения — значительное сокращение затрат и времени на подготовку и отправку документов, экономия на материалах, почтовых и курьерских расходах, быстрый доступ к электронному архиву, удобный поиск документов и многое другое.
В общем случае обмен электронными документами выглядит следующим образом (см. первую схему).
Сначала продавец в своей учетной системе создает документ. Затем — «подписывает» его своей электронной подписью с помощью специального криптографического программного обеспечения. Следующий шаг — загрузить подписанный электронный документ в программу оператора электронного документооборота и отправить контрагенту, который примет его в установленную у себя программу. Далее покупателю необходимо ввести полученный документ в свою учетную систему — для этого нужно либо определить соответствие между полученным документом и документом, заранее подготовленным в информационной системе, либо создать копию этого документа «с нуля». После чего созданный документ можно принять к реальному учету в своей рабочей программе. Последние этапы — наиболее трудоемкие и некомфортные.
Настройка «1С:Предприятия 8»
Сначала в разделе Администрирование отметим, что данная программа будет использовать обмен электронными документами — установим соответствующие «флажки».
После этого во всех формах документов, участвующих в электронном документообороте, будет доступна новая группа команд — , Отправить повторно и другие команды для быстрой работы с документами.
ОБЕСПЕЧЕНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
- Кабинет психолога
- Документы
- Этика психолога
- Повышение квалификации
- Мероприятия
- Кейсы