Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Выдаем денег в подотчет из кассы». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Новые правила выдачи денег под отчет.
В августе 2017 года Центробанк обновил правила выдачи денежных средств из кассы. А с 1 июля 2019 года выдача денег под отчет сотрудникам организации осуществляется с учетом еще нескольких изменений. В чем суть этих нововведений, и как теперь работать с подотчетниками?
Правила выдачи подотчетных сумм в 2019 году.
Указание ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У регулирует порядок ведения кассовых операций. Суть нововведений 2017 года заключается в следующем:
- Расширились основания выдачи денежных сумм (п. 6.3 Указаний): теперь это не только заявление работника, но и распорядительный документ организации (обычно это приказ).
- Расходные и приходные ордера разрешено оформлять в электронном виде, и в этом случае получатель денег расписывается в расходнике с помощью своей электронной цифровой подписи (при наличии), а приходный ордер получает на свою электронную почту (п. 5.1, 6.2 Указаний).
- Отменен запрет на получение денег из кассы работникам, не отчитавшимся по предыдущим авансам.
Изменения направлены на стимулирование электронного документооборота в компаниях и упрощение правил работы с подотчетными суммами. Возможно, электронные приходники и расходники актуальны для небольшого количества компаний, но выбор между приказом и заявлением и возможность выдавать деньги работникам-должникам доступны любой организации.
Содержание:
Обновленные правила отчета по расходам
Из Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У следует, что работники обязаны отчитываться по израсходованным суммам в течение трех дней со дня истечения срока, на который выданы деньги. К заполненному авансовому отчету обязательно прикладываются чеки, подтверждающие расходы. С 01.07.2019 требования к их реквизитам обновились, и бухгалтеры обязаны учитывать эти поправки, чтобы на законном основании учитывать затраты при налогообложении прибыли.
На что надо обратить внимание:
- бланк строгой отчетности (БСО) на бумаге практически никто не выдает, а ИП и организации, оказывающие услуги по ремонту, мойке транспорта, перевозке обязаны выдавать клиентам чеки либо электронные бланки строгой отчетности;
- в чеках для юрлица или индивидуального предпринимателя обязательно уточняют наименование и ИНН покупателя, сумму акциза, страну-производителя товара, номер таможенной декларации;
- в чеках присутствует разбивка по приобретенным товарам и услугам. Такое правило формирования чеков действует в отношении почти всех продавцов, за исключением ИП на патенте или УСН. Но в таком случае работник подробно расписывает, на что потратил подотчетные деньги;
- расходы, чеки по которым прислали в электронном формате, работник вправе распечатать. Исключение – электронный посадочный талон при авиаперелетах. Его следует распечатать и проставить на нем отметку о досмотре, чтобы бухгалтер принял бумагу, как подтверждение расхода (см. Письмо ФНС России от 11.04.2019 N СД-3-3/3409@).
Подотчетные средства, выдача и отчет
Еще одно послабление законодательства, вступающее в силу с 19.08.2017, коснулось выдачи денег при наличии задолженности за сотрудником. Теперь можно не отслеживать наличие полного отчета за предыдущие подотчетные суммы, а выдать новую сумму в любой момент. Ранее, пока работник полностью не погасит предыдущий долг, выдавать под отчет было нельзя.
ВАЖНО! Обратите внимание, что большая сумма накопленных подотчетных сумм, может привлечь внимание контролирующих органов. Данные суммы могут быть квалифицированы как заемные (беспроцентные) средства.
Напомним, что доходы с суммы экономии на процентах при получении заемных средств в части превышения размеров, указанных в п. 2 ст. 212 НК РФ, облагаются НДФЛ по ставке 35%.
Выдача денег в подотчет из кассы 2019
Выдача подотчетных сумм работникам 2019 оформляется расходным кассовым ордером, составленным по форме КО-2 (утв. постановлением Госкомстата России от 18.08.98 № 88). РКО составляется в одном экземпляре.
Кассир организации составляет расходный кассовый ордер на основании внутреннего распорядительного документа или письменного заявления. В РКО в поле «Основание» следует указать документ, на основании которого производится выдача.
Возврат неизрасходованных денежных средств
В случае остатка неизрасходованных денежных средств, подотчетное лицо сдает их в кассу организации или ИП в срок, установленный руководителем. На сданные средства составляется приходный кассовый ордер по форме № КО-1 (п. 4.1 Указаний № 3210-У).
Согласно новым изменениям, квитанцию к электронному приходному кассовому ордеру можно направить на электронную почту подотчетного лица (п. 5.1 Указаний № 3210-У).
Заявление на выдачу денег в подотчет
Обязательно ли заявление
Законодательной базой для проведения кассовых операций является Указание Центробанка России от 11 марта 2014 года №3210-У. В частности, в этом указании говорится о том, что при выдаче наличных денежных средств из кассы подотчет подотчетное лицо обязано предоставить в кассу заявление на выдачу денег с визой (резолюцией) руководителя предприятия, на основании которой бухгалтером-кассиром будет оформлен расходный кассовый ордер.
Помимо этого основанием для выдачи денег может являться и приказ (распорядительный документ), изданный организацией.
Подотчетным лицом может быть любое лицо, состоящее с работодателем в отношениях по трудовому или гражданско-правовому договору, а также сам руководитель организации. В последнем случае вместо заявления оформляется распорядительный документ.
В течение трех дней после истечения срока, на который были взяты деньги, подотчетное лицо должно отчитаться в их использовании. Для этих целей составляется авансовый отчет, к которому прилагаются подтверждающие целевое использование средств документы (кассовые чеки, квитанции, билеты и прочее).
В 2017 году в Указание Центробанка были внесены изменения, согласно которым отказать в выдаче денег работнику, если он не отчитался по предыдущим авансам, не могут.
Формат документа
На сегодняшний день к приказам, выпускаемым внутри коммерческих организаций, строгих требований не предъявляется. Это обозначает то, что писать их можно в свободном виде. Исключение составляют те ситуации, когда на предприятии есть свой разработанный стандарт документа – в таких случаях распоряжение директора нужно писать по его типу.
Сотрудник должен отчитаться об использовании денег. Авансовый отчет должен быть предоставлен в течение 3 рабочих дней после возвращения из поездки, выхода на работу или истечения срока, на который предоставлялись деньги. Документ сдается бухгалтеру или руководителю. Принимающая сторона проверяет полное использование средств, наличие подтверждающих документов и правильность оформления отчета.
На что опираться при создании приказа
Установленный законом порядок выполнения кассовых операций обязывает, чтобы такое заявление обязательно составлялось при выдаче денег на производственные нужны.
Причем его нужно оформлять каждому сотруднику на каждый факт получения средств в подотчет.
Необходимость составить заявление распространяется также и на директора. Необходимо помнить, что во многих небольших компаниях именно руководитель наиболее часто будет брать подотчет.
Также теперь разрешено выдавать деньги в подотчет лицам, которые выполняют работы или услуги по договору подряда. Но им также нужно оформить заявление с просьбой о выдаче.
Основной причиной составления такого документа является подробное указание целей, на которые запрашиваются средства, а также срока, в течение которого нужно будет отчитаться. Директор должен подписать его, утверждая выделение такой суммы и на указанное время.
Определения
Подотчетными лицами являются работники организации, которые берут деньги из кассы для осуществления своей профессиональной деятельности.
Следует уточнить, что подотчетные средства могут быть выданы также и для других целей. Для получения этих средств следует придерживаться определенных формальностей.
К примеру, писать заявление и сдавать отчеты. Помимо этого, сотрудник не имеет право взять деньги из кассы, если не отчитался за предыдущие траты. Этот факт в обязательном порядке проверяет бухгалтер.
Часто возникает вопрос касательно материальной ответственности. Следует ли заставлять сотрудников подписывать подобный договор при выдаче денег подотчет?
Пример
Для того чтобы не возникало никаких проблем с написанием заявления, можно воспользоваться таким образцом.
Если от директора
Довольно распространенная ситуация – это когда подотчетным лицом оказывается руководитель предприятия. Необходимо ли директору писать подобные заявления и отчитываться о потраченных деньгах?
Тем более что именно он должен подписывать собственное заявление. Интересно, что в данном случае законодательство не делает исключений. Ведь, по сути, директор является одновременно и работником.
Конечно, непростую ситуацию могло бы разрешить написание приказа о выдаче денег. Но закон четко устанавливает, что основание для получения денег – заявление. Поэтому эту бумагу часто пишет и визирует одно лицо.
В больших компаниях к тому вопросу подошли с другой стороны – руководитель делегирует полномочия о принятии подобных решений, к примеру, финансовому директору.
Что касается составления заявления, то никаких особых отличий от такого же документа рядового работника оно не содержит.
Когда составляется
Для того, чтобы иметь возможность вносить правильные данные в декларацию по оплате НДФЛ, руководитель крупной компании или ИП составляет договор на выдачу подотчетных сумм, при этом нужно руководствоваться некоторыми правилами.
Такая отчетность обязательна и в том случае, если нужно выделить из общей суммы авансовый или любой другой платеж.
В большинстве случаев заявление необходимо дополнить отдельным документом с записью о том, какие расчеты по получаемым подотчетным суммам были произведены.
Данное действие является выполнением требования Банка РФ, изложенного в Указании № 3210, в соответствие с которым подотчетные суммы могут быть выданы только при условии, что работник полностью погасил долги по ранее предоставленным средствам.