Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как организовать делопроизводство с нуля в маленькой организации». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Регистрация входящих документов.
Регистрации подлежат входящие документы, которые требуют исполнения или которые предстоит использовать в справочных целях. Это означает, что следует регистрировать абсолютно все поступившие документы за исключением внесенных в особый список. Такой список готовят, проведя анализ обычно поступающей почты. Его включают в инструкцию по делопроизводству или утверждают приказом руководителя как самостоятельный документ.
Примерный перечень нерегистрируемых документов:
- печатные издания (журналы, газеты, брошюры);
- копии информационных документов и рекламные материалы;
- поздравления;
- приглашения;
- прейскуранты.
Для создания оптимальной системы регистрации поступивших документов в организации предлагаем учитывать следующие сложившиеся правила:
- Регистрировать входящие документы следует в день их поступления (полученные во внерабочее время – на следующий день), для чего необходимо проставить отметку на первом листе в правом нижнем углу и занести краткие сведения о документе в принятую в организации форму регистрации (образец такой формы приведен в Примере 1).
- Отметка должна содержать порядковый номер и дату. Кроме того, очень часто она включает название организации. Отметку можно делать ручкой, но гораздо удобнее наносить ее с помощью штампа. Можно заказать штамп с возможностью проставления даты, что значительно сэкономит время при большом объеме документооборота.
Содержание:
Регистрация исходящих документов и их отправка
Подписанные руководителем документы регистрирует служба делопроизводства, в небольших фирмах – секретарь. Исключение обычно делают для приказов по личному составу, бухгалтерских документов, договоров и некоторых других, которые регистрируют в подразделениях по месту их создания. Внутренние документы, подписанные начальниками отделов, обычно регистрируют децентрализовано в этих подразделениях.
Важно соблюдать следующие требования:
- документ регистрируется только того, как он был подписан имеющим на это право лицом – существует вероятность внесения изменений в документ, кроме того, его вообще могут не подписать, тогда в журнале будут значиться документы, которые юридически не существуют, или будут пропуски номеров, или нарушится хронология регистрации,
- однократность регистрации каждого документа в день утверждения или подписания документа – если регистрация производится в службе делопроизводства, то в подразделениях может быть только учет.
7 шаг. Подготовьте документы для ведения трудовых книжек новых работников
Для начала подготовьте приказ о назначении специального уполномоченного лица, ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек.
Помните, что принудительный труд запрещен. Если в трудовом договоре или должностной инструкции ответственного не были прописаны обязанности по ведению, учету, хранению и выдаче трудовых книжек, нужно соглашением дополнить этими обязанностями трудовой договор, или внести изменения в должностную инструкцию. Если такая ответственность будет возлагаться на работника, в чью функцию не входит кадровое делопроизводство, например, на главного бухгалтера, рекомендую оформлять сначала соглашение о совмещении, т.е. о поручении работнику дополнительной работы с его письменного согласия с доплатой в соответствии со ст. 151 ТК РФ.
Итоговые рекомендации по организации кадрового делопроизводства
- Разработайте штатное расписание, определите потребности работодателя в трудовых функциях.
- Проверьте, как оформлены документы на руководителя.
- Подготовьте комплект необходимых локальных нормативных актов.
- Разработайте шаблоны трудовых договоров для разных категорий работников.
- Подготовьте документы, необходимые для оформления приема на работу.
- Подготовьте проекты документов для оформления процедур, связанных с движением персонала (отпуска, командировки, привлечение к работе в выходные дни и т.п.).
№1 Изучение информации о делопроизводстве
Сперва мы рекомендуем определиться с тем человеком (или отделом, если штат большой), который будет вести документы. В данный момент нет государственно – закрепленных правил, которые регламентируют – сколько кадровиков должны осуществлять деятельность организации. Негласно существует рекомендация – один человек на 200 сотрудников. Но при этом все зависит от массы условий, например, от текучести кадров, от профиля работников – насколько они разные.
После того как вы определились с уполномоченным лицом, нужно предоставить ему исчерпывающую информацию о делопроизводстве. То есть о том, как проходит по закону прием на работу и увольнение. Таким образом, ответственному человеку понадобятся:
- все нормативные законодательные акты, их следует изучить. Это ТК РФ, трудовое право – все в последней редакции. Это необходимо для того, чтобы было соблюдено законодательство;
- дополнительные книги – не обязательны, но рекомендуется освоить азы профессии кадровика, особенно если вы поручаете работу «по совместительству». Негативная сторона такого решения в том, что сотрудник не является специалистом. Если вам нужна профессиональная деятельность, лучше обратиться в контору, которая предоставляет услуги по обучению и подбору персонала. Такой является фирма «Business-result group». Обращение к ним – намного лучше, эффективнее и быстрее, чем прочтение и изучение всех нормативных актов и документов;
- установка компьютерной программы и ее освоение. Самый простой и довольно функциональный вариант, понятный на интуитивном уровне – это 1С. Курсы по освоению ПО можно пройти в короткий период – 1 месяц.
№3 Определение перечня документации при организации кадрового дела с нуля
Это ряд документов, которые необходимо заводить каждый раз при приеме на должность и при взаимодействии с сотрудником. Что мы относим к данному пакету.
- Приказы по отношению к кадру и его трудоустройству. Самые основные – о зачислении, увольнении, а также о переводе. Сюда же могут относиться и другие промежуточные формуляры. Они хранятся на протяжении 75 лет по закону, поэтому их обязательно нужно систематизировать и складировать в надежном месте.
- Приказы, которые регулируют выполнение трудовой функции, обязательств. Это предоставление отпуска или больничного, командировка, применение взыскания (штраф, выговор), направление на обучение. Срок хранения – 5 лет.
- Личные карточки работника Т-2. Картотека заводится с целью полного учета персонала. Это 4 страницы из 11 тематических блоков.
- Заполненные трудовые книжки, медкнижки и санитарные справки, если они необходимы.
- Договоры о принятии на работу, контракт.
Такой пакет должен быть у каждой фирмы – от скромного ИП до крупного холдинга.
Главные детали в контроле на бумаге
Делопроизводство на предприятии регулируется самостоятельно разработанной и утвержденной директором инструкцией. Она является внутренним нормативным актом и обязательна для соблюдения всеми сотрудниками хозяйствующего субъекта. Разрабатывает и контролирует ее исполнение отдел кадров.
Инструкция по кадровому делопроизводству 2018 — скачать или разработать самостоятельно?
Инструкция по кадровому делопроизводству нормативно не утверждена, поэтому для ведения кадрового учета и документооборота рекомендуется следовать ГОСТ Р 7.0.8-2013, утвержденному приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст и введенному в действие с 01.03.2014.
Единого шаблона инструкции по кадровому учету и делопроизводству не существует, но есть кадровый учет с нуля пошагово с рекомендуемыми этапами организации кадрового документооборота и учета на предприятии. Благодаря данному поэтапному плану легко обозначить последовательность действий и сориентироваться с объемом работы.
Рекомендуем ознакомиться с предложенной ниже пошаговой инструкцией, которая поможет вам организовать кадровый учет с нуля. В дальнейшем, основываясь на изученном материале, можно разработать собственный план действий и следовать ему.
Особенности кадрового делопроизводства
График отпусков (ф. Т-7) отражает информацию о времени предоставления ежегодных отпусков всем работникам. Составляется на год. Его утверждает директор по согласованию с профорганом. Документ должен оформляться минимум за 2 недели до нового года. Занесенные в него данные обязательны для исполнения, как сотрудниками, так и работодателями. Исключение составляют льготники.
После установления перечня обязательной документации, следует изучить уставные бумаги. На их основании нужно разработать другие документы. Их перечень зависит от характера деятельности юрлица и особенностей условий труда. Например, при необходимости обеспечения работников униформой и СИЗ нужно подготовить распоряжение о порядке и сроках их выдачи, каким сотрудникам они необходимы.
Организация работы ведомственного архива
Как могут появиться неприятности. Если попросили посмотреть дело и вскоре вернули без выноса его из помещения архива организации, то ничего страшного, можно обойтись без лишней бюрократии (не отмечать в книге). Иной вариант: «Я только пойду сделать копию одного листа и тут же верну дело». Потом что-нибудь срочное, затем другое. И через два дня вам просто не вспомнить, у кого искать исчезнувшее дело, которое вдруг стало таким нужным для руководства.
Работа ведется на основании положения об архиве организации. Если таковое отсутствует, то естественно его необходимо разработать на основании примерного положения об архиве, утвержденного приказом Роскомархива от 18 августа 1992 г. № 176. Для простоты возьмите за основу приведенный здесь образец.
Архивное делопроизводство организации: ГОСТ, инструкция, документы, правила
- Переплет/подшивку папки.
- Нумерацию листов.
- Составление страницы-заверителя.
- Формирование внутренней описи в случае необходимости.
- Внесение уточнений в реквизиты титульного листа. Они могут касаться наименования предприятия, регистрационного номера папки, крайних дат и проч.
- Материалы для временного и постоянного хранения группируются по отдельности.
- В папку включается по одному экземпляру каждой бумаги.
- В папке должны присутствовать материалы по одному календарному году. Из данного предписания, однако, есть исключения. К ним относят:
- личные дела, формирующиеся на протяжении всего времени работы соответствующего служащего;
- материалы выборных структур и постоянно действующих комиссий при них, депутатских групп, систематизируемых в течение периода их созыва;
- бумаги образовательных учреждений, оформляемые и группируемые на протяжении учебного года;
- театральные материалы, характеризующие деятельность за сезон;
- истории болезней и проч.
Организация работы ведомственного архива
- постоянного хранения – в основном только для передающих организаций свои документы на государственное хранение, у остальных организаций могут отсутствовать, т.к. пользуются правом установить срок «10 лет» и больше, часто применяют «до ликвидации организации» вместо «постоянно» по типовому перечню документов,
- по личному составу,
- временного хранения (> 10 лет) – в случае их наличия в организации,
- временного хранения ( 10 лет) и по личному составу подлежат полному оформлению (с подшивкой в твердую обложку). Научно-техническая обработка документов трудоемкая и требует определенных навыков, поэтому может вестись как работниками самой организации, так и с привлечением сторонних специалистов с заключением договора об оказании соответствующих услуг.
Как могут появиться неприятности. Если попросили посмотреть дело и вскоре вернули без выноса его из помещения архива организации, то ничего страшного, можно обойтись без лишней бюрократии (не отмечать в книге). Иной вариант: «Я только пойду сделать копию одного листа и тут же верну дело». Потом что-нибудь срочное, затем другое. И через два дня вам просто не вспомнить, у кого искать исчезнувшее дело, которое вдруг стало таким нужным для руководства.
Организация делопроизводства предприятия
Должностная инструкция — правовой акт, издаваемый предприятием в целях регламентации положения работника и обеспечивающий условия для его эффективной роботы. Она разрабатывается для всех должностей, предусмотренных штатным расписанием. Она состоит из 5 разделов:
Порядок внесения изменений и дополнений зависит от вида ОПД. В Устав они вносятся по мере возникновения в соответствии с установленной законом процедурой, то есть по решению высшего органа его управления с обязательным информированием структуры, осуществляющей государственную регистрацию. Изменения в штатное расписание вносятся по мере необходимости приказами или распоряжениями руководителя.