Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Табель учета рабочего времени ведем правильно». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Кто отвечает за учет отработанного времени в организации.
По указаниям по применению и заполнению форм первичных учетных документов:
- табель рабочего времени на 2020 год составляет и ведет уполномоченное лицо;
- подписывают документ руководитель подразделения и работник кадровой службы;
- после чего он передается в бухгалтерию.
Как мы видим, правила не устанавливают должность работника, который использует бланк табеля учета рабочего времени. Руководство вправе назначить любого для выполнения этой задачи. Для этого издается приказ с указанием должности и фамилии ответственного лица. Если приказ о назначении такого работника не выпущен, то обязанность вести учет должна быть прописана в трудовом договоре. Иначе требовать от сотрудника ведение учета неправомерно. В крупных организациях в каждом отделе назначается такой работник. Он заполняет в течение месяца бланк, отдает на подпись начальнику отдела, тот, в свою очередь, проверив данные, передает форму кадровику. Сотрудник отдела кадров сверяет информацию, заполняет на ее основе необходимые для своей работы документы, подписывает табель и передает бухгалтеру.
Содержание:
Заполняем фрагмент табеля (ф. 0504421) при наличии у работника двух отклонений в один день.
При регистрации отклонений в случае наличия у одного работника учреждения двух видов отклонений в один день (период) нижняя часть строки записывается в виде дроби, числитель которой – условное обозначение вида отклонений, а знаменатель – часы работы. Например, в случае, когда время работы приходится и на дневное, и на ночное время, через дробь напротив фамилии такого работника следует указать фактическое время его работы ночью (код Н).
Воспитателю (работает по графику 2/2 по 12 ч в дневную смену) в период с 05.06.2017 по 06.06.2017 был предоставлен отпуск по семейным обстоятельствам без сохранения заработной платы, остальное время отработано им полностью. Кроме того, 25.06.2017 он отработал 1 ч в ночное время. В табеле (ф. 0504421) отражается регистрация отклонений.
По беременности и родам
Такой благостный период для сотрудниц женского пола, конечно, не должен омрачаться волокитой с документами, поэтом отпуск по беременности и родам предоставляется на основании больничного листа, код в табеле — «Р». Такой же код используется в случае усыновления новорожденного малыша.
По уходу за ребенком
А уж после этого оформляется приказ об отпуске по уходу за ребенком до наступления трехлетнего возраста. Такой отпуск отмечен кодом «ОЖ».
Работа с документами — это всегда ответственное занятие, но знание основ заполнения табеля учета рабочего времени убережет вас от споров при начислении заработной платы и других мелких неприятностей такого рода.
Ответственность
Правильное заполнение табеля является обязанностью уполномоченного на это человека. Тем не менее, проверяющие нередко фиксируют различного рода нарушения:
- несовпадение сведений касательно заработка лица;
- неправильное использование кодов;
- неверный расчет выплат на основании больничного листа.
Титульный лист
В данном разделе бланка отображаются следующие данные:
- Наименование фирмы.
- Коды ОКПО и ОКУД.
- Номер бланка, который присваивается фирмой самостоятельно.
- Отчетный срок – т.е. месяц в течение которого фиксируются данные.
- Дата составления бланка, который является, обычно, завершающей датой отчетного месяца.
- В адресном разделе бланка отображается полное наименование учреждения, а впоследствии, в скобках — его краткое наименование.
- В строке «Почтовый адрес» отображается название субъекта РФ, юридический и фактический адрес, с отображением почтового индекса.
- Код фирмы (ОКПО) отображается исходя из Общероссийского классификатора, зарегистрированного в структурах Росстата.
Инструкция по заполнению
Руководитель компании отвечает за установленный распорядок дня. Поэтому в его полномочиях – разработка инструкции по ведению первичного учета. Одной из форм первичного контроля является шаблон Т-13 или другой утвержденный шаблон на фирме для контроля трудовой деятельности персонала фирмы.
При разработке инструкции по оформлению бланка Т-13 нужно обратить внимание на такие моменты:
- Если компания крупная, нужно организовать фиксирование соблюдения распорядка дня по структурным отделам. То есть, каждый отдел ведет собственный контроль.
- Для этого в каждом филиале назначается ответственный человек за данный участок работы.
- Ответственные лица обязаны изучить значение кодов, используемые при фиксировании данных.
- Ответственное лицо обязано изучить порядок занесения данных в учетный бланк, чтобы правильно отмечать прибытие/пропуск, опоздание, причины нарушений и т.д.
- Ежедневно заносить записи в табель.
УЧЕТ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ В РАЗЛИЧНЫХ ОРГАНИЗАЦИЯХ
Трудовым законодательством России предусмотрен единый стандарт рабочего времени, который обязаны соблюдать все организации, будь то коммерческие предприятия или государственные учреждения. Рабочая неделя любого сотрудника не должна длиться более 40 часов. Следовательно, при пятидневной рабочей неделе продолжительность рабочего должна соответствовать 8 часам. В некоторых случаях длительность рабочего дня может быть меньше установленной российским законодательством.
Режим работы организаций устанавливается самостоятельно согласно общепринятым нормам в соответствующих документах. При этом во внимание берется специфика деятельности предприятия.
Для отслеживания исполнения установленного режима и времени, проведенного сотрудниками за работой, используются табель учета рабочего времени. Данный документ может отражать количество ночных и дневных смен, переработок, больничных, а так же суммарное отработанное время с различной степенью детализации: день, неделя, месяц. Так же табеля используют при начислении заработной платы.
За отсутствие на предприятиях кадрового учета и документов, подтверждающих фактически отработанные часы, неявки и простои, по каждому сотруднику не предусмотрено отдельной наказывающей статьи. Несмотря на это за отсутствие табеля учета рабочего времени могут оштрафовать за нарушение трудового законодательства на основании части 1 статьи 5.27 КоАП РФ. Размер такого штрафа колеблется от одной до пяти тысяч рублей для должностных лиц, для организации штраф составит от 30 до 50 тысяч рублей.
Начиная от ежегодного оплачиваемого отпуска и заканчивая декретом. Многие молодые мамы не согласятся, но это тоже отпуск, хоть и предоставляется он для ухода за маленьким ребенком. Каждый из этих отпусков по своему отмечается в табеле учета рабочего времени и стоит уделить отдельное внимание наиболее распространенным видам отпуска и их регистрации.
Форма и реквизиты табеля учета рабочего времени
Сама форма 0504421 имеет определенные отличия от прочих.
В первую очередь, в шапке бланка необходимо указывать кроме обязательных идентификационных данных цифровой код вида документа.
К примеру, если документация сдается без изменений от начала ее ведения, то необходимо указать 0 – это значит, что она первичная, если происходят изменения, то указывается цифра согласно количеству изменений.
Первые 4-е графы формы табеля рабочего времени заполняются сразу, в них указывается – ФИО работника, табельный номер и должность, остальные заполняются по мере получения информации.
Для чего нужен табель учёта рабочего времени
Табель учёта рабочего времени, утвержденный постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1, помогает кадровой службе и бухгалтерии предприятия:
- учитывать время, отработанное или неотработанное наёмным работником;
- контролировать соблюдение графика рабочего времени (явки, неявки, опоздания);
- иметь официальные сведения об отработанном каждым работником времени для расчёта зарплаты или составления статистической отчётности.
Бухгалтеру он поможет подтвердить правомерность начисления или неначисления сумм зарплаты и компенсаций каждому работнику. Кадровику — отследить явку и в случае необходимости обосновать взыскание, наложенное на работника.
Табель учёта рабочего времени относится к формам документов, которые выдаются работнику при увольнении вместе с трудовой книжкой по его запросу (ст. 84.1 НК РФ).
Стоит отметить, что унифицированные формы табелей N Т-12 и N Т-13 с 1 января 2013 г. не обязательны для применения. Однако учёт вести работодатели обязаны (ч. 4 ст. 91 ТК РФ).
Организации и ИП могут использовать другие способы контроля времени нахождения сотрудников на рабочих местах.
Но по факту формат бланка, разработанный Госткомстатом, достаточно удобен и продолжает повсеместно применяться.
Кто занимается ведением документа?
По действующим в 2020 году Указаниям применения и заполнения документации первичного учета, бланки оформляются отдельным сотрудником, которому было поручено данное действие. На документе должна стоять заверяющая подпись руководителя и кадровика.
Отдельно выделенной должности по ведению учета на предприятии не требуется, эту работу может выполнять любой сотрудник, которому руководство даст на это полномочия. Это происходит путем издания приказа о назначении сотрудника установленной должности ответственным за учет времени работы.
Кроме того, потребуется ввести в трудовой договор отдельный пункт о наделении такими полномочиями сотрудника. Если этого не сделать, руководство не вправе требовать исполнения обязанностей по учету от сотрудника.
Назначенное должностное лицо заносит данные в течение месяца, а затем передает на подписание документ начальнику отдела и служащего кадрового отдела. Кадровик сверяет данные, берет нужные для выполнения кадровой работы сведения из предоставленного отчета, затем подписывает форму и передает для дальнейшей работы в бухгалтерию.
Если организация не является крупной, учет времени вводят в обязанности кадрового служащего, который далее отдает документ бухгалтеру для начисления оплаты за труд.