Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Входящие письма на производстве». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Регистрация входящих документов: основные правила. Правило №1. Каждый входящий документ может быть зарегистрирован только один раз..
Часто бывает так, что отправитель высылает письмо по электронной почте или по факсу, а потом еще и по обычной почте. Таким образом одно и то же письмо может прийти в организацию три-четыре раза. Все они должны получить один входящий номер. Как не допустить повторной регистрации? Очень просто, достаточно обращать внимание на исходящий номер отправителя – он будет повторяться.
Правило №2. Входящий номер документа должен быть уникален..
Регистрация входящих документов осуществляется строго однократно. Другими словами, под один конкретным номером в организации в один конкретный день может быть зарегистрирован только один входящий документ.
Содержание:
Организация документооборота в создаваемой компании
Исходящие документы, инициативные либо ответные на поступившие запросы, готовятся специалистами в структурных подразделениях. Далее они проходят все необходимые этапы согласований, визирования и утверждения или подписания. Последними этапами в технологии работы с исходящими документами являются их регистрация и отправка.
Обработка входящей корреспонденции
Понятно, что как документ отправил, так его и получил. Наиболее древним способом доставки корреспонденции является курьерская .
Под ним может скрываться как «мальчик на побегушках», так и офицер спецсвязи. Услугами спецсвязи, как правило, пользуются государственные учреждения, направляющие «депеши» государственного значения. Но в каждой шутке есть и доля правды, ведь, вскрыв конверт, вы запросто можете прочитать на гербовом листе текст бессмертного классика: «К вам едет ревизор».
Шпаргалка делопроизводителя
В наше время широкое распространение получили электронные деловые письма .
Они не требуют соблюдения всех правил оформления, в них можно сразу переходить к сути дела.
Однако смысл письма не меняется от вида переписки. Какие же деловые письма согласно статистике мы используем чаще всего? Письмо-запрос . В этом письме официально запрашиваются какая-либо информация, документы.
Работа с входящей
Если на входящее письмо не нужно создавать исходящее, то рассмотренный маршрут заканчивается наложением резолюции, и выполнением поручений по данной резолюции. Создание входящего письма и его регистрация Для создания нового «Входящее письмо» выполните следующие действия: Если Ваша Система позволяет обрабатывать письма НБУ (опция для банков), электронные письма от НБУ конвертируются в документы вида «Входящее письмо» по определенным правилам, далее они автоматически попадают в папку «На регистрацию».
Документы, не подлежащие обязательной регистрации
Рассмотрим правила приема и регистрации входящей документации. Далеко не вся почта, приходящая в адрес предприятия касается его непосредственной деятельности. Иногда приходят письма общего характера и различного рода реклама (периодика, рекламные проспекты и тому подобное).
Согласно, общим правилам можно не регистрировать:
- Корреспонденцию поздравительного и личного характера.
Прессу и периодику.
Корреспонденцию анонимную, не подтвержденного происхождения (документы без подписи или печати, не имеющие иных идентифицирующих отправителя реквизитов).
Бизнес-предложения и почту, направляемую в качестве рекламы.
Приглашения посетить или принять участие в мероприятиях рекламного характера (выставки, форумы пр.), за исключением официальных приглашений на деловые собрания.
Формы и бланки, кроме строгой отчетности.
Если на крупных предприятиях регистрацией корреспонденции занимается целый специальный отдел, то в фирме с небольшим штатом эта ответственность обычно ложится на плечи одного сотрудника, назначенного руководителем.
Как правило, это обязанность секретаря или делопроизводителя. Эту функцию может исполнять референт или офис-менеджер.
Оформление
Решив использовать бумажный вариант журнала, прежде чем начать работу, новую книгу или тетрадь нужно пронумеровать, исключив возможность вырывать страницы. Прошивать журнал не нужно так, как это не документ строгой отчетности.
На титульной странице необходимо написать наименование предприятия, дату и его номенклатурный номер. На 2-й и 3-й страницах нужно указать ответственного за регистрацию (ФИО), занимаемую им должность, реквизиты документа, возлагающего на сотрудника эту обязанность, период работы и подпись. С 4-й страницы можно начинать собственно регистрацию.
Образец заполнения журнала регистрации исходящей корреспонденции.
Образец заполнения журнала регистрации входящей корреспонденции.
Что относится к входящим документам
Входящая и исходящая корреспонденция, а также внутренние документы — это инструмент, с помощью которого ваша компания взаимодействует с вышестоящими организациями, дочерними подразделениями, другими предприятиями, органами власти, сотрудниками и другими физическими лицами.
Исходящая и внутренняя корреспонденция формируется в самой организации, входящие документы поступают извне. При этом способ доставки входящей корреспонденции при ее обработке не имеет значения. Поступить она может:
- по почте,
- курьерской, фельдъегерской доставкой,
- при помощи электронных средств связи,
- как голосовое сообщение по телефону,
- телеграфом.
Сроки регистрации и ответа
Процедура обработки входящей корреспонденции состоит из нескольких этапов:
- Прием и первичная обработка.
- Регистрация.
- Распределение документов для принятия управленческих решений.
- Направление документов ответственным исполнителям.
- Исполнение.
- Контроль исполнения.
- Формирование исполненных документов в дела.
Сроки выполнения каждого этапа устанавливают в организации инструкцией о делопроизводстве. Они зависят от специфики деятельности организации, объемов получаемых документов и определяются требованиями руководства. Как правило, на выполнение первых трех этапов отводится один день.
Как вести учет исходящей корреспонденции?
Форм и типов документов существует великое множество, но все они делятся только на две основные категории:
- Отсылаемые (исходящая корреспонденция).
- Получаемые (входящая корреспонденция).
Рассмотрим значение каждой категории.
Документы для нижестоящих организаций
Не все, но многие предприятия сотрудничают с организациями, находящимися в их подчинении. Это могут быть исполнительные органы, филиалы, мелкие фирмы и прочие. Отправляемая им корреспонденция может представлять собой директивы, приказы, уведомления, положения, предписания, учебные материалы. Она также оформляется на бланках или обычных листах с логотипом предприятия.
Кроме того, инструкции и учебные материалы могут иметь вид брошюр и методичек, но к ним должны прилагаться указания на стандартных бланках или сопроводительные письма с печатями и подписями. Если таковых нет, то сами методички и брошюры должны иметь печать предприятия-отправителя и подписи ответственных лиц.
Такой вид исходящей корреспонденции имеет место на предприятиях, где существует 2 и более отдела, цеха, подразделения. В таких случаях руководящее звено издает приказы, постановления, руководства, инструкции и подобные документы, которые рассылаются по отделам и цехам. Тогда для руководителей и администрации такая корреспонденция будет исходящей, а для цеха или отдела – входящей.
Подготовка исходящего письма
Алгоритм работы над письмом, которое планируется отправить из организации, выглядит так:
- исполнитель готовит проект письма,
- если нужно, проводит процедуру согласования,
- генеральный директор (или уполномоченный руководитель) подписывает проект,
- письмо передается для регистрации секретарю или исполнитель делает это сам, если в организации действует система электронного документооборота,
- письмо отправляется,
- основной или визовый экземпляр письма помещается в дело.
Нарушать этот порядок действий нельзя. Не подписанные руководством письма не должны регистрироваться! До подписи письмо – не письмо, а только его проект.