Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как можно подписывать папки в офисе бухгалтерия». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Что делать, если счет-фактура был ошибочно зарегистрирован в книге покупок? Как мне отразить ошибку или надо аннулировать его? Если аннулировать, то как? Книга покупок должна быть в электронном виде?.
Карина Кассис: Ответ на этот вопрос содержится в Письме ФНС России от 05.11.2014 N ГД-4-3/22685@. В нем налоговики изложили порядок действий покупателя в случаях ошибочной регистрации счета-фактуры в книге покупок.
Действия покупателя будут следующими.
- нужно провести исправления в книге покупок. Они осуществляются путем внесения аннулирующей записи в дополнительный лист книги покупок за налоговый период, в котором был ошибочно зарегистрирован счет-фактура, в порядке, предусмотренном п. п. 2 и 6 Правил заполнения дополнительного листа книги покупок. Это следует из п. 9 Правил ведения книги покупок.
- после внесения исправлений покупатель должен представить в налоговый орган уточненную декларацию по НДС за налоговый период, в котором были внесены соответствующие изменения в книгу покупок. Ведь аннулирование записи в книге покупок после окончания налогового периода приведет к тому, что итоговая сумма НДС к вычету, указанная в книге покупок за этот налоговый период, станет меньше заявленной к вычету в налоговой декларации. А при обнаружении в сданной налоговой декларации факта неотражения или неполноты отражения сведений, а также ошибок, приводящих к занижению суммы налога, подлежащей уплате в бюджет, налогоплательщик обязан представить уточненную декларацию (п. 1 ст. 81 НК РФ).
Содержание:
Мы буквально недавно перевели всю первичку в УПД на бумаге. Сейчас решили делать электронный архив, но в законодательстве про УПД в электронном виде нет ничего. Что делать — ждать или что-то сейчас делать? А что можно сделать?
Карина Кассис: Все зависит от того, что Вы подразумеваете под “электронным архивом”. Если речь идет о скан-образах бумажных оригиналов УПД, то все в порядке. Такой электронный архив позволит оптимизировать документооборот, ускорит процессы поиска и подготовки документов к проверкам.
Если речь идет об электронных оригиналах УПД, то с этим стоит повременить. Форматы для УПД до сих пор не утверждены, что не позволяет использовать оригинал УПД в электронном виде. Следите за новостями.
Алексей Кольмай: Дополню Карину с точки зрения автоматизации работы с документами внутри компании.
У вас есть два варианта действия:
- можно перевести учетную систему обратно на стандартное представление документов и пересылать их в электронном виде, УПД разработан для экономии бумаги, а бумаги у вас больше не будет.
- или, как уже сказала Карина — ждать изменений в законодательстве, то есть, когда будут представлены требования к форматам УПД. Разговор о том, что такие форматы будут, начался еще в первом квартале 2015 года, но сроков никто не называл и, когда такие форматы появятся, вопрос открытый.
Порядок формирования, подготовки и передачи дел в архив
Для бухгалтерии необходимо помещение в одном здании с дирекци ей предприятия, расположенном вблизи от основного производства. Все ее подразделения обычно располагаются в одном месте в больших помещениях на нижних этажах или в отдельных комнатах на 23 чело века.
Если речь идет об электронных оригиналах УПД, то с этим стоит повременить. Форматы для УПД до сих пор не утверждены, что не позволяет использовать оригинал УПД в электронном виде. Следите за новостями.
Так, в материальном отделе за ка ждым бухгалтером закрепляют определенные склады или виды материальных ценностей, в расчетной части и в производственном секторе цеха, отделы и службы, в финансовой группе виды опе раций и т.п.
Ру прошла интернет-конференция «Как создать идеальный архив бухгалтерских документов». На вопросы наших пользователей в режиме онлайн ответили Алексей Кольмай, руководитель проектов DIRECTUM, и Карина Кассис, аналитик Synerdocs.
2.2. Подшивка (переплет) документов в деле (к п. 2.1.4 )
Хотим переводить в электронную систему работу с первичкой. Пока не знаем, с чего начать и каких трудностей ждать. Посоветуйте, пожалуйста, к чему готовиться.
Именно в номенклатуре намечается группировка исполненных документов в дела, систематизация дел, индексация и сроки хранения дел. Она является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве, а в ведомственном архиве используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
Иными словами, в целях обеспечения сохранности бухгалтерских документов их следует помещать в дела в соответствии с номенклатурой дел бухгалтерской службы (см. ранее). О том, каким образом следует производить формирование и оформление дел бухгалтерской службы, мы и поговорим в рамках очередной главы пособия.
Предварительное проведение проверки бухгалтерских документов на предмет их готовности к формированию в дела.
Внедрить систему учета хранения документов
\r\n\r\n
Для автоматизации работы с бухгалтерскими документами реализованы специализированные программные продукты, с помощью которых стала возможной существенная оптимизация трудозатрат бухгалтера:
\r\n\r\n
- \r\n\t
- оперативный поиск документов и их группировок;
- контроль за доступом, использованием и возвратом документов;
- упорядочение процессов работы с документами и архивом (идеальный порядок в архиве).
\r\n\t
\r\n\t
\r\n
\r\n\r\n
Кроме того, с помощью системы учета можно выполнить автоматизированный отбор документов на уничтожение (с подготовкой акта) и составить акт приема-передачи дел/документов.
\r\n\r\n
Как упорядочить документы
Кто должен наводить порядок в документах? С чего начать? В чем хранить документы и как подшить их в папки?
О том, как делают это опытные делопроизводители, рассказала эксперт по делопроизводству Татьяна Войцехович.
- Документы часто не регистрируются и без контроля передаются на выполнение в структурные подразделения.
- Дублируются номера на документах: приказах по основной деятельности, кадровых документах и др.
- Если работник отсутствует на рабочем месте (в отпуске, на больничном), нужный документ невозможно найти.
- При увольнении работников документы не передаются в срок.
- Поиск документов затруднен из-за нагромождения бумаг на столе, в шкафах и пр.
- Проблематично отследить срок выполнения поручений.
- Оригиналы документов и их копии перемешаны вместе.
Как создать идеальный архив бухгалтерских документов
Мало ли какие сведения в этой макулатуре обнаружатся. Мы составляем акт, что комисия в составе подтверждает, все документы по перечню сожжены в их присутствии я так понимаю что многие «дрелят»?
Пора бизнес открывать по изготовлению какой-нить сшивалки joper Мы сдаем в макулатуру, так как когда разрабатывается проект лимитов на загрязнение окр. Иначе, если макулатуру не сдаешь, то все получается дороже. А какие-такие секреты могут быть в первичке 5-летней давности?
Тавита , Пару раз так накололась! Gloriya , Не обощайте.: А если выездная или еще посерьезнее проверка с выемкой документов? За один день все года не прошьете.
UNA , А с выемкой документов — это вообще клиничиский случай по-моему Хотя каждый по-своему делает Такой прибор действует по принципу дырокола, пробивает порядка 20 прямоугольных дырок, потом листы одеваются на пластиковую гребенку, в итоге получается папка на пластиковых кольцах.
По мне очень удобно. Единственный минус — за 1 раз пробивает не более 20 листов. Гребенки бывают разные по размеру от 10 до — листов.
Например, если выездная просит: Счета фактуры выставленные и полученные за 3 года, нужно уточнять, какие именно?
Нас десят лет никак не проверяли, так что то, что мы 7 лет не прошивали уже облегчение труда. Все это дело вкуса Gloriya Можно, конечно, 10 дней прошивать горы документов, а можно заранее подготовиться к неминуемым событиям; Капитон 10 лет не проверяли Я пользуюсь брошуратором.
Такой прибор действует по принципу дырокола, пробивает порядка 20 прямоугольных дырок, потом листы одеваются на пластиковую гребенку, в итоге получается папка на пластиковых кольцах не очень удобно кольца.. Галиха Нам на прошлой работе все делал архивариус. Мы нанимали и платили денежки.
Мыльница, зеркалка, камера в телефоне или любое другое устройство, способное сделать снимок, есть, пожалуй, у каждого человека. Количество людей увлекающихся фотографией растет с каждым днем. С приходом цифровой фотографии, количество сделанных кадров перестало играть какое-либо значение это не пленка и сделать лишних кадров ничего не стоит. У многих людей есть больших архивы их фотографий и фотографий их друзей, которые никак не структурированы. Поиск нужной фотографии иногда может занимать довольно много времени. Если у вас совсем немного фотографий в личном архиве, то эта статья вряд ли будет вам интересна.
Обложка дела – образец оформления
Мало ли какие сведения в этой макулатуре обнаружатся. Мы составляем акт, что комисия в составе подтверждает, все документы по перечню сожжены в их присутствии я так понимаю что многие «дрелят»? Пора бизнес открывать по изготовлению какой-нить сшивалки joper Мы сдаем в макулатуру, так как когда разрабатывается проект лимитов на загрязнение окр. Иначе, если макулатуру не сдаешь, то все получается дороже. А какие-такие секреты могут быть в первичке 5-летней давности?
Уничтожение дел
Перечень документов, которые необходимо уничтожить в связи с истечением срока их хранения, определяется той же экспертной комиссией на ежегодном заседании. Несмотря на то, что время их хранения истекло, перед утилизацией необходимо разрешение руководителя организации.
Необходимость утилизации возникает и электронных экземпляров. Как правило, у каждого акта есть столбцы с указанием срока хранения и фактически прошедшего времени с его начала. Если второе равно или превышает первое, то документ необходимо уничтожить.
Например, есть дела от 2012 года, которые были переданы на хранение в 2013-м. Их требуется держать в течение 4-х лет. Это значит, что составлять акт об уничтожении данных документов можно только в 2018-м году. Если рассматривать электронную версию, то программа 1С просто не даст включить в акт об уничтожении дела, которые еще должны храниться.
Порядок хранения бухгалтерских документов
Ваши архивариусы ни за что не примут на хранение неоформленное дело.
Оформление по срокам хранения
Сроки хранения первичной документации составляют минимум пять лет, а некоторые другие документы, к примеру, связанные с исчислением налогов, следует хранить до 10 лет, а какие-то и 75! Чтобы в течение этого срока ничего не потерялось и не перепуталось, необходимо следовать установленным правилам оформления, при архивировании бухгалтерских документов, подлежащих сдаче в архив.
Работники архива очень щепетильно относятся к оформлению, ведь именно им спустя годы придется в спешке разыскивать вашу сегодняшнюю декларацию, когда ее неожиданно потребует налоговая.