Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Основные положения по оплате командировочных расходов». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Что входит в командировочные расходы.
Работодатель, отправляющий сотрудника на работу за пределы организации, обязан компенсировать ему связанные с этим расходы:
- выплатить зарплату за все время отсутствия на рабочем месте в связи с отъездом (за все рабочие, по графику основного места деятельности, дни, пока сотрудник находится в командировке и в пути);
- оплатить дорогу к месту пребывания и обратно (проезд на всех видах транспорта, за исключением такси, комиссию за бронирование билетов, страховую премию за страхование пассажиров, постельное белье);
- оплатить отель или съемное жилье (стоимость гостиничного номера или найма квартиры, питания и дополнительных услуг, если они включены в общий счет за проживание без вынесения отдельной строкой);
- перечислить суточные (из расчета за каждый командировочный день и время в пути, исключение — однодневные командировки или имеющаяся у работника возможность возвращаться домой каждый день);
- компенсировать дополнительные расходы, которые командированный понес по согласованию с руководством (оплата участия в деловых мероприятиях, услуг переводчика и прочие расходы).
Содержание:
Расчет командировочных
При определении суммы выплат производится расчет времени нахождения сотрудника в командировке. Днем начала командировки считаются сутки отправления из места нахождения, включая время, необходимое чтобы добраться до аэропорта, вокзала, станции (если они расположены вне населенного пункта). Соответственно, день окончания – сутки, в которые командированный прибыл к месту основной работы. Учитывая продолжительность поездки, рассчитывается количество дней, которые командированный должен был отработать за это время на постоянном рабочем месте.
Трудовым законодательством предусматриваетсяоплата командировочных по среднему заработку. Так как расчет средней зарплаты происходит, исходя из фактической оплаты труда за предыдущие 12 календарных месяцев, может оказаться, что средний заработок значительно меньше, чем текущий, в таком случае работник теряет в деньгах. Работодатель вправе компенсировать сотруднику эту разницу, основываясь на внутренних документах организации и коллективном соглашении. Таким образом, законодательно работнику гарантируется выплата обязательного минимума в размере среднего заработка, а доплаты до уровня действующего – в соответствии с локальными актами фирмы. Как правило, работодатели выплачивают максимально возможную сумму, так как ухудшение финансового состояния из-за командировки ущемляет права работника.
Видео: оформление командировки в программе 1С: «Зарплата и управление персоналом»
Оплата за счёт принимающей стороны
По согласованию с принимающей стороной она может взять на себя все командировочные расходы. Для подтверждения заключается соглашение (письменно). Этот аспект нужно прописать и в приказе о командировке.
Командировка за собственный счёт
Оплата проживания, проезда и суточных — это установленное законом требование, поэтому командировка за свой счёт — нарушение, которое грозит работодателю штрафом от 30 до 50 тыс. рублей. Иногда работодатели требуют от работника написать заявление о командировке за свой счёт, а расходы компенсируют постфактум. Однако в этом случае работодатель может не дать командировочные, поэтому сотрудник может на законных основаниях отказаться. Если же работодатель настаивает или уволил за отказ, необходимо обращаться в Инспекцию по труду и прокуратуру.
Судебная практика
По некоторым вопросам позиция ведомств и судебных органов различается.
НДФЛ с выплат в однодневной командировке
В министерстве финансов РФ считают, что с подтверждённых расходов в однодневной командировке не нужно взимать НДФЛ, но если расходы не подтверждены, НДФЛ берётся с разницы между выплатой и минимальным размером суточных (700 и 2500 рублей для России и заграницы соответственно). Эта позиция закреплена в письме минфина от 01.03.2013 № 03–04–07/6189. Высший арбитражный суд РФ занял другую позицию — суточные не облагаются НДФЛ, так как не являются экономической выгодой работника (постановление Президиума ВАС РФ от 11.09.2012 № 4357/12).
Расчет средней оплаты командировочных дней
Средний заработок рассчитывается аналогично отпускным сотрудника, за исключением того, что отпускные оплачиваются по календарным дням, а командировочные – по рабочим (см. также – как рассчитываются отпускные). Для начала необходимо установить период, а это год (12 календарных месяцев), предшествующий дате отъезда, но и здесь есть свои аспекты:
- Если сотрудник принят и в этом же месяце спустя несколько дней его отправляют в командировку: к примеру, 2 марта 2016г. принят, а в командировку с 23 марта, то расчетным периодом является период со 2 по 22 марта 2016 года.
- Если произошла реорганизация предприятия, сотрудника уволили и снова приняли – его расчетный период считается с даты принятия в «обновленную организацию». Если же его перевели согласно приказу, то расчетный период берется с учетом помесячной оплаты труда до реорганизации структуры, то есть период не прерывается.
Итак, с расчетным периодом определились. Из него для исчисления среднего заработка «выбывают» следующие суммы и, соответственно, дни:
- Оплаты временной нетрудоспособности и декретных, в том числе по уходу за ребенком.
- Оплаты дней по уходу за детьми-инвалидами.
- Оплаты по среднему заработку (отпускные либо командировка).
- Иные причины освобождения от трудовой занятости (к примеру, отпуск за свой счет).
Как рассчитываются командировочные в выходные дни
Любая служебная поездка связана с выполнением определённой трудовой деятельности сотрудником, соответственно она подлежит непременной оплате. Иногда такая поездка выпадает на нерабочие дни, в связи с чем при расчёте существуют некоторые особенности.
Согласно общему положению, утвержденному Законодательством РФ обязательной оплате командировочных затрат, подлежит:
- Возмещение суммы проезда к месту назначения и обратно;
- Оплата жилья;
- Оплата питания;
- В некоторых случаях выделяются финансовые средства на дополнительные расходы;
- Трудовая деятельность в нерабочие дни оплачивается по двойному тарифу.
Ключевые моменты учёта суточных
За каждый день проведённый в служебной поездке сотруднику начисляются суточные, в том числе и за дни, выпавшие на дорогу, либо на выходные. Определяется количество дней, за которые необходимо выплатить работнику суточные на основании документов:
- Служебной записки;
- Проездных документов в обе стороны.
Первичным документом является служебная записка, которая составляется работником. Если был использован служебный либо личный транспорт как способ передвижения туда и обратно до пункта назначения, необходимо к служебной записке приложить: маршрутный и путевой лист, кассовые чеки и квитанции с автозаправочных станций.
При потере либо отсутствии подтверждающих проезд документов, в служебной записке должны стоять отметки принимающей стороны о прибытии и убытии. Ранее сотруднику, отправляющемуся в служебную поездку в обязательном порядке, оформлялось командировочное удостоверение, сейчас многие компании заменяют его на служебную записку.
Сумма суточных определяется нормативным актом каждой организации, однако существует лимит, установленный НК РФ:
- Для служебных поездок по России – 700 рублей;
- Для служебных поездок за границу – 2500 рублей.
В некоторых случаях командировка длится один день. Такая поездка не предусматривает выплату суточных, если она проходит в России. Для однодневной заграничной поездки суточные должны выплачиваться в размере 50% от установленного норматива.
Что такое командировочные расходы, расскажет это видео:
Правила оформления командировки
Перед тем, как отправить работника в служебную командировку работодатель должен издать
соответствующий приказ.
Унифицированный образец документа (форма №Т-9) утвержден постановлением Госкомстата N 1.
Документ должен содержать следующие данные:
- ФИО работника;
- табельный номер;
- структурное подразделение;
- занимаемая должность;
- место командировки;
- продолжительность поездки;
- цель командировки;
- источник финансирования поездки;
- основание (служебное задание);
- должность, подпись и расшифровка подписи руководителя предприятия;
- с приказом сотрудник ознакомлен.
Вышеуказанным нормативным документом также разработано командировочное удостоверение и служебное задание (форма №Т-10, 10а).
Однако оформлять упомянутое удостоверение необязательно (постановление правительства N 1595).
Срок пребывания сотрудника в командировке можно определить на основании проездных документов. Обязанность по их предоставлению лежит на работнике.
Если документы отсутствуют по причине использования личного транспорта, то период пребывания в командировке отображается в служебной записке.
К документам, которые подтверждают использование собственного автомобиля, относятся:
- Путевой лист.
- Выставленные счета.
- Квитанции.
- Кассовые чеки.
Законные основания
Трудовые взаимоотношения регулируются Трудовым законодательством. Положение о направлении сотрудников в командировки утверждено постановлением Правительства N 749.
Порядок возмещения командировочных расходов граждан, которые работают на коммерческих предприятиях, закреплен ст.168 ТК РФ. Закон не предусматривает минимальных или максимальных границ компенсации.
Размеры возмещения командировочных издержек работникам бюджетных организаций определяет постановление Правительства от 02.10.2002 № 729.
Порядок обеспечения денежным довольствием военнослужащих утвержден приказом Минобороны 30.12.2011 N 2700.
Налогообложение доходов осуществляется в рамках Налогового кодекса. Учет хозяйственных операций производится согласно с требованиями ФЗ «О бухгалтерском учете».
Унифицированные формы первичной документации утверждены постановлением Госкомстата N 1. Образцы первичных учетных документов закреплены постановлением Госкомстата от 18.08.1998 № 88.
Возможна ли доплата до полного оклада
Существует ряд случаев, когда производят расчет среднего заработка для командировочных, который становится существенно меньше, чем та зарплата, которая полагается человеку, не отправленному в командировку и работающему на своем месте. В подобных ситуациях может происходить доплата до фактического заработка.
Размер суточных выплат для командировки
Не существует четко установленного регламента, регулирующего величину суточных выплат. Каждая организация выбирает и определяет самостоятельно для себя дополнительную сумму, которая будет выплачена сотруднику за каждый день в командировке.
Единственная особенность по начислению суточных заключается в удержании налоговой ставки с этих командировочных отчислений при условии превышения максимальной суммы, установленной налоговым кодексом. Бухгалтера каждого предприятия осведомлены о данном пункте и знают, как рассчитать командировочные расходы, поэтому выставляют размер суточных исходя из возможностей бюджета организации и целей поездки.