Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как правильно написать деловое письмо». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
После отправления письма.
Данное послание, как любой другой документ должен быть зарегистрирован в журнале исходящей документации. Точно также получатель письма регистрирует приход корреспонденции. В случае недоразумений, случающихся в деловых отношениях, фиксация факта отправки и получения писем поможет быстро разобраться в ситуации.
Примеры составления писем-просьб с пояснениями.
Итак, мы уяснили, что письмо-просьба представляет собой письмо, в котором содержится просьба к получателю. Цель текста – побудить получателя выполнить действие, выгодное отправителю. В письме должна содержаться сформулированная просьба, обоснование ее. Желательно сформулировать прошение так, чтобы обосновать, почему получателю должно быть выгодно выполнить просьбу. Отправитель должен не просто знать правила составления текста, но и учитывать психологические нюансы. Далее рассмотрим конкретные шаблоны-примеры в зависимости от ситуации.
Содержание:
Как писать обращение в письме
После стандартного приветствия добавьте обращение к адресату. Здесь может быть несколько вариантов, выбор которых зависит от степени близости ваших отношений, цели письма и информации об адресате, которой вы располагаете. Рассмотрим их все.
Если вам известно имя человека, которому вы пишите, то предпочтительнее использовать его. Здесь есть ряд правил, которые необходимо соблюдать.
Составление делового письма
Прежде чем составить деловое письмо необходимо знать требования к структуре, стилю и его оформлению. Впечатление от грамотно составленного документа может испортить всего один недочет. Написание делового письма требует знаний по всем его реквизитам, которые будут внесены.
Структура делового письма
Делопроизводство в РФ ориентировано на требования ГОСТа Р 6.30-2003. Составление делового письма базируется на многих пунктах этого документа. Этот ГОСТ регламентирует основные реквизиты писем и их последовательность. Стоит отметить, что порядок реквизитов и их расположение носят рекомендательный характер. Поэтому структура делового письма часто отличается у разных организаций. Нарушением это не является. ГОСТ содержит 30 наименований реквизитов. В деловой переписке используются они далеко не все.
Письмо-просьба о содействии в решении вопроса
Перед любыми компаниями могут вставать сложные проблемы, с которыми невозможно разобраться без посторонней помощи. Письмо-просьба о содействии может направляться при необходимости, к примеру, проведения мероприятий. Прошение отправляется в коммерческие организации, государственные структуры.
Директору компании «ААА»
Петрову Б. Б.
От общественной организации
«Дарим добро»
Уважаемый Борис Борисович, я являюсь представителем общественной организации «Дарим добро». Мы занимаемся организацией и проведением праздников для детей из приюта.
Мы просим вас о помощи в организации поставок питания на праздник. Разумеется, на мероприятии мы упомянем вас и вашу компанию. На празднике будут присутствовать представители законодательного собрания, общественности.
Связаться с нами вы можете по телефону ХХХ
С уважением, Иван Иванович.
Подводя итог
Объединим все правила составления письма-просьбы. Сначала нужно представиться, рассказать о своей деятельности. Но вступительная часть не должна быть затянута. Наша цель – побудить получателя прочитать письмо. Если текст будет слишком длинным, получатель вряд ли дочитает его до конца. Затем нужно приступить к изложению своей просьбы. Обязательна точность: указание сроков, суммы средств. Важно понять, что получатель должен почувствовать свою выгоду. А потому в письме нужно указать, почему организации будет выгодно выполнить просьбу. В завершении нужно вежливо и без заискивания попрощаться.
>Как писать ходатайство образец директору школы
Как попросить о встрече в деловом письме?
Правильная просьба о деловой встрече должна сразу же «кричать» о своей важности, и при этом различают два наиболее распространенных типа подобного сообщения: конкретно с зазывом о встрече (в которой получатель вполне может отказать) и с требованием встретится по определенным обстоятельствам. Например, вторым вариантом пользуются компании при общении с клиентом, в результате взаимодействия с которым произошли события, которые могут ему повредить.
Так как предложить встречу в деловом письме в подобном случае является необходимостью, не стоит подразумевать возможность отказа, поскольку это будет выглядеть как минимум нетактично! Поэтому деловое письмо должно иметь наклон на обязательный характер, в начале которого обязательно описывается суть проблемы. После этого или прописывается требование о встрече, или предложение о встрече, вместе с которым описывается, зачем клиенту это нужно!
Важно отметить, что просьба о встрече в деловом письме начинается по похожей манере! Как и было сказано, буквально первые строки письма уже должны давать полноценный ответ на причину отправки письма, что похоже на принцип создания обычного пресс-релиза, где для беглого ознакомления с сообщением хватит и пары предложений. Деловая жизнь — это постоянная суета, поэтому далеко не все бизнесмены могут отвечать сразу же после поступления писем! Грамотное составление текста — это не только экономия времени получателя, но и банальное к нему уважение.
Как правильно написать письмо на английском на деловую встречу?
Особого внимания достойны и иностранные бизнес-партнеры, для которых, без сомнений, потребуется формировать приглашение чисто на английском языке. Если вы не знаете его на должном уровне — то стоит поручить эту работу специализированному специалисту, а общие рекомендации выглядят так же, как для формирования обычной заявки (принцип тот же, и значимых особенностей нет).
Тем не менее начинаются они слегка иначе, и вместо стандартного приветствия за границей принято сразу обратиться к получателю (никаких «уважаемый», только мистер или миссис), например: «Mr. Baker… ».
№2. Почему ИМЕННО он?
Объясняйте получателю письма-просьбы, почему вы направили свое прошение именно ему. Человек должен понимать, что он для вас уникален и от него зависит успех того или иного мероприятия.
- Вы являетесь специалистом в области ____.
- Ваша компания занимает лидирующие позиции в сегменте ____.
- Только Ваш отдел работает без ____.
Попробуйте расположить к себе адресата — аккуратно добавляйте комплименты (в пределах разумного):
- Вы в свое время блестяще завершили ____.
- Вы являетесь непревзойденным мастером ____ в нашем городе.
- Ваши проекты оказали неоценимую услугу ____.
Запомните! Комплименты должны быть заслуженными (реальные качества, поступки, регалии), а не «притянутыми за уши».
№3. И снова выгоды
Выгоды. Да, никуда не денешься. Все ищут свою выгоду, причем не всегда в «денежном эквиваленте».
Приводите главные доводы и аргументы, согласно которым получателю письма-просьбы выгодно удовлетворить ваше прошение. «Играйте» на человеческих слабостях.
Что это будет? Здесь все зависит от конкретной ситуации.
Возможная ответственность
Очень часто по хамски себя ведут не только коллеги, но и непосредственные начальники (бригадиры, руководители отделений и т.д.). Причем, чем выше должность, тем наглее ведет себя человек. Такое отношение к себе и рядом находящимся людям терпеть нельзя.
Даже если вы не любитель писать жалобы, свое достоинство необходимо сохранить и защитить.
В случае удачного рассмотрения заявления хамоватого сотрудника накажут следующим образом:
- устное замечание, с «обещанием» дальнейших последствий;
- работодатель имеет право сделать выговор «с занесением в личное дело»;
- нарушителя лишат премии;
- лишение занимаемой должности;
- лишение работы с нелицеприятной отметкой в трудовой книжке (ну или по собственному желанию).
Бывает и так, что работодатель и сотрудник находятся в дружественных или даже родственных отношениях. Это может быть первостепенной причиной хамского поведения сотрудника. Соответственно все понимают, что внутри организации жаловаться бесполезно. Но прежде идти по инстанциям все равно сначала :
- попытайтесь решить все миром с сослуживцем, к которому у вас (и у коллектива) имеются претензии;
- напишите жалобу начальнику и дождитесь ответа. Если работодатель не ответил, то сохраните второй экземпляр заявления, который будет доказательством факта обращения.
Затем можно идти в трудовую инспекцию, прокуратуру, полицию, суд и даже в налоговую. Кстати, за оскорбление личности предусмотрено уголовное наказание и взыскание денежных средств за причинение материального вреда.
Коллективное письмо в защиту работника
Для того дабы написание сообщения генеральному директору организации не стало для работника пыткой, довольно применять на практике правила написания делового письма, то есть разбить все послание на несколько частей и грамотно их оформить. Инструкция 1. Начните письмо с указания, кому вы пишете.
Оформите послание так, как принято в деловой переписке. В верхней правой части документа напишите тремя строками должность, наименование компании и фамилию начальника, скажем:Генеральному ДиректоруООО «ИнтерсвязьКом» Иванову И.И.
2. Укажите, кто является адресантом письма.
Сделайте это позже отступа от предыдущего раздела послания также в правой части. Вам нужно подметить свою должность и фамилию с инициалами, скажем:От начальника отдела продажЕсениной Е.Е.
3.
Отступите несколько строк от предыдущего раздела, выровняйте курсор по середине страницы, обозначьте нрав послания.