Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Регистрация входящих документов». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Входящие и исходящие документы: регистрируем правильно.
«Отдел кадров коммерческой организации», 2012, N 3 ВХОДЯЩИЕ И ИСХОДЯЩИЕ ДОКУМЕНТЫ: РЕГИСТРИРУЕМ ПРАВИЛЬНО — рекламные материалы (листовки, программы, проспекты); — информационные материалы, присланные в виде копий для ознакомления; — поздравительные письма и телеграммы; Всю входящую корреспонденцию (конверты, пакеты, документы без конвертов и пр.) должен принимать работник, хорошо знающий структуру компании. От этого иногда зависит оперативность решения того или иного вопроса. Документы, поступающие в компанию на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.
Введен в действие Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст. Обратите внимание! Входящие документы регистрируются один раз — в день их поступления.
Отметка о поступлении документа в организацию должна содержать: — очередной порядковый номер; В некоторых случаях, когда документ срочный или очень важный, фиксируются часы и минуты его поступления в компанию.
Содержание:
Что такое номенклатура в делопроизводстве
Рассмотрим на примерах, что такое номенклатура дел, и в каких направлениях она более всего эффективна.
Таким образом, хорошее знание, что такое номенклатура и навыки в работе с нею необходимы в любой организации или учреждении, на предприятии. Номенклатура должна распространяться на всю документальную деятельность учреждения.
У номенклатуры есть свои стандарты и требования в оформлении, их нельзя нарушать. Изложены они в специальных методичках и инструкциях по делопроизводству.
Принято выделять три вида деловой номенклатуры:
- типовая;
- примерная;
- индивидуальная, разработанная для определённой организации.
Что такое номенклатура типовая, понятно из названия – это нормативные документы, в них устанавливается состав дел, используемых в организациях одного типа.
Типовые и примерные делопроизводственные номенклатуры разрабатываются организациями вышестоящими для своих подведомственных организаций.
Делопроизводство от а до я. работа с исходящей корреспонденцией
После рассмотрения заместителем Руководителя Исполнительного комитета или руководителем аппарата Исполнительного комитета документа он передается через отдел документооборота исполнителям.
Например, если ваш отдел под 3-м номером, то индекс дел начнётся с 3-01 (где 01 – это номер папки с документами). А если вы составляете номенклатуру только для своего отдела, а сводной нет, то индекс будет начинаться просто с 01 (далее 02, 03 и т.д.).
Гораздо более продуктивный подход – использовать электронный журнал регистрации входящих документов, заполнение формы – аналогично бумажному аналогу. Надо создать отдельный файл на каждый отдельный регистрируемый массив документов.
В первый включены дела организационно-распорядительные, отчетности, финансирования и бухгалтерии, по работе с персоналом, регистрационно-контрольные и учетные, во второй — дела, связанные с совершением нотариальных действий. Внутри разделов заголовки дел сгруппированы с учетом их функциональной взаимосвязи.
Поэтому ведение регистрации входящих документов в бумажном журнале рекомендовано, только если:
- документооборот достаточно небольшой (несколько сотен входящих документов в год, т.е. легко просмотреть данные),
- регистрация какой-либо категории документов четко установлена нормативным актом,
- для обеспечения надежности хранения базы регистрации особо ценных документов (как правило, с очень длительными сроками хранения).
Индивидуальная номенклатура составляется на каждый календарный год не позднее 1 декабря предшествующего года и вводится в действие с 1 января следующего.
Регистрация входящих документов: основные правила
Правило №1. Каждый входящий документ может быть зарегистрирован только один раз.
Часто бывает так, что отправитель высылает письмо по электронной почте или по факсу, а потом еще и по обычной почте. Таким образом одно и то же письмо может прийти в организацию три-четыре раза. Все они должны получить один входящий номер. Как не допустить повторной регистрации? Очень просто, достаточно обращать внимание на исходящий номер отправителя – он будет повторяться.
Правило №2. Входящий номер документа должен быть уникален.
Регистрация входящих документов осуществляется строго однократно. Другими словами, под один конкретным номером в организации в один конкретный день может быть зарегистрирован только один входящий документ.
Прежде чем приступить к регистрации документов
Регистрации входящих документов предшествует прием и их первичная обработка. Проверяют правильность доставки почты, после вскрытия конверта необходимо убедиться в наличии полного пакета документов – всех страниц письма и приложений при их наличии. Считается, что с пометкой «Лично» конверт передают адресату, не вскрывая.
Если имеется значительное повреждение упаковки или выявлено отсутствие важных документов, то в произвольной форме составляют акт (экземпляр направляют отправителю, другой присоединяется к полученным документам). Или на документе проставляется отметка о получении без приложений, затем дополнительно запрашивают недостающие документы у отправителя.
Конверты обычно не сохраняют. Исключения:
- адрес имеется только на конверте, в документе нет или не читается,
- не проставлена дата в полученном документе или она сильно расходится с датой получения, в том числе просрочен срок исполнения,
- если дата на конверте представляет интерес с точки зрения доказательства времени получения документов.
В зависимости от установленного распределения обязанностей в организации во время предварительного рассмотрения документов распределяют поступившие документы для дальнейшего их направления руководителю, его заместителям или сразу в подразделения. Необходимо соблюдать баланс: знакомить руководство с важными документами и избавить от потока второстепенных, имеющих оперативное значение.
Что относится к входящим документам
Входящая и исходящая корреспонденция, а также внутренние документы — это инструмент, с помощью которого ваша компания взаимодействует с вышестоящими организациями, дочерними подразделениями, другими предприятиями, органами власти, сотрудниками и другими физическими лицами.
Исходящая и внутренняя корреспонденция формируется в самой организации, входящие документы поступают извне. При этом способ доставки входящей корреспонденции при ее обработке не имеет значения. Поступить она может:
- по почте,
- курьерской, фельдъегерской доставкой,
- при помощи электронных средств связи,
- как ое сообщение по телефону,
- телеграфом.
Входящий документ может передать сотрудник, вернувшийся из командировки, или человек, который обратился в организацию с заявлением, жалобой или просьбой.
Глава 1. Документооборот
Под документооборотом понимается движение документов в учреждении с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в архив. Сюда включают операции приема, распределения, регистрации, контроля исполнения, выдачи справок, формирования дел, предархивной обработки, хранения и использования документов.
От правильной, рациональной организации документооборота зависят быстрота прохождения документа, оперативность решения затронутого в нем вопроса, равномерность нагрузки подразделений и должностных лиц.
Работа с документами предприятия может быть представлена в виде следующей технологической цепочки операций:. Степень совершенства технологической системы работы с документами определяется оперативностью перемещения и исполнения документов и эффективностью обеспечения руководства предприятия документированной информацией.
В документационном обеспечении предприятия можно выделить три основных группы документов: входящие документы поступающие , исходящие документы отправляемые , внутренние документы.
Регистрация может проводиться для всех групп документов, прежде всего для входящих документов. Многие предприятия не ведут регистрацию внутренних документов. Работа по исполнению и контролю исполнения документов охватывает внутренние, входящие документы и только, как исключение, исходящие. Со стадии формирования дел все группы документов проходят одни и те же операции, кроме входящих документов, которые, за редким исключением, не передаются на архивное хранение.
Для установления единого порядка составления документов и организации работы с ними на предприятии разрабатывается инструкция по делопроизводству, которая содержит образцы правильно оформленных документов и правила работы с ними. Первичная обработка входящих документов заключается в проверке правильности доставки писем.
номенклатура
Не заполнено обязательное поле Подтверждение пароля. Необходимо согласие на обработку персональных данных. Номенклатура дел — это систематизированный перечень дел, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков их хранения, и оформленный в установленном порядке. Вся входящая, исходящая и внутренняя документация организации для обеспечения сохранности, учета и облегчения поиска документов должна быть сгруппирована в дела в соответствии с номенклатурой дел. Ответственность за разработку номенклатуры дел в учреждениях с большим объемом документооборота возлагается на канцелярию, в организациях с небольшим документооборотом — на секретаря 1. Номенклатура дел структурного подразделения отличается от сводной номенклатуры дел организации только оформлением, порядок составления этих номенклатур одинаков. Номенклатура дел оформляется на общем бланке организации. Место составления — местоположение организации Москва, г.
Как правильно нумеровать исходящие письма
- Однократность регистрации. Документ в стенах одного учреждения регистрируется единожды (при создании или получении). Путешествие из подразделения в подразделение документ совершает под своим уникальным номером, т.е. внутренние подразделения, получив документ, учитывают его под первоначально присвоенным индексом, а не присваивают новый. Это правило распространяется как на распорядительную документацию, так и на служебную переписку.
- Своевременность регистрации. Согласно п. 16 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 (в ред. от 07.09.2011), регистрация поступивших документов осуществляется в день поступления, создаваемых – в день подписания или утверждения либо на следующий рабочий день.
Регистрация документов
Тогда надо будет после подписания письма как-то делать привязку отправленного письма к проекту ((( Ну можно в проекте где-то ставить пометку «отправлено и № исходящего», чтоб потом можно было найти, сопоставить.Соответственно и в исходящих тоже должна быть отдельная графа со ссылкой на номер писма — проекта. как то всё сложно получается, даже не знаю, нужно ли?Ведь к проекту № письма не присвоишь, поскольку не известно пройдёт или нет… Головоломка, однако. ))) — Регистрируются только полностью оформленные и подписанные письма. причем не в ДЕНЬ отправки (она может быть 1 раз в неделю), а в день подписания письма руководством, либо на следующий день, если подписание было после 16:00.
В учреждении приказы и распоряжения регистрируют прошедшей датой и номером через дробь (например, 15/1, 15/2). Как объяснить, что так делать недопустимо? В ст. 4 Гражданского кодекса Российской Федерации четко прописано, что акты гражданского законодательства не имеют обратной силы, любые распорядительные акты применяются к отношениям, возникшим после введения их в действие.
Согласно п. 3.11 Р ГОСТ 6.30-2003, датой документа является дата его подписания. Раньше этой даты документ вступить в законную силу не может. Представьте, что спустя время станет известен какой-либо негативный факт за период с 1 по 10 июня, влекущий соответствующие последствия (наказание) для того лица, кто был назначен ответственным.
Сроки регистрации и ответа
Процедура обработки входящей корреспонденции состоит из нескольких этапов:
- Прием и первичная обработка.
- Регистрация.
- Распределение документов для принятия управленческих решений.
- Направление документов ответственным исполнителям.
- Исполнение.
- Контроль исполнения.
- Формирование исполненных документов в дела.
Сроки выполнения каждого этапа устанавливают в организации инструкцией о делопроизводстве. Они зависят от специфики деятельности организации, объемов получаемых документов и определяются требованиями руководства. Как правило, на выполнение первых трех этапов отводится один день.
Инструкция по кадровому делопроизводству
Ответственные исполнители должны получить входящую корреспонденцию не позже, чем через день после того, как руководителем было принято управленческое решение и назначен исполнитель. Документы, требующие срочного и оперативного исполнения передаются в течение нескольких часов.
Основные ошибки при работе с входящей корреспонденцией
Ошибка 1. Используют один журнал учета для регистрации исходящей и входящей корреспонденции.
Это делать нельзя, поскольку количество и состав реквизитов у входящей и исходящей корреспонденции различается.
Ошибка 2. Вносят в журнал регистрации входящей корреспонденции документы, поступившие без сопроводительных писем.
Если документ поступает с сопроводительным письмом и указан в нем как приложение, он может быть учтен как корреспонденция.
Поэтому не требуют исполнения и не должны регистрироваться как входящие первичные документы бухгалтерского учета, исполнительные листы, судебные решения и постановления.
Их передают в структурные подразделения без регистрации, но вносят в специальный журнал учета нерегистрируемых документов.
Ошибка 3. Ведут общий журнал регистрации при большом количестве входящих документов одного типа.
Так, если организация работает с большим количеством обращений граждан, есть смысл регистрировать этот тип корреспонденции в отдельном журнале учета и использовать специальные регистрационные индексы.
Ошибка 4. При формировании исполненных писем в дела подшивают в разные папки входящие письма и исходящие ответы на них.
Такой способ формирования дел существенно затрудняет поиск, если требуется найти историю переписки по данному вопросу. Подшивайте письма-ответы вместе с письмами-запросами.
Нюансы обработки входящей корреспонденции закрепите локальным нормативным актом — Положением или инструкцией о делопроизводстве. Используйте специализированное программное обеспечение для учета и контроля исполнения входящих документов.