Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «10 золотых правил управления проектами». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
1. Правильный старт в управлении проектами.
Для практически любого начинания последствия неудачного старта бывает очень трудно возместить в дальнейшем. Проекты в этом смысле не являются исключением. Неудачные проекты, как правило, имеют такую печальную участь из-за несоблюдения в самом начале проекта ряда основополагающих принципов. При запуске проекта особенно важно установить порядок ведения проекта и те рамки, в которых проект будет осуществляться.
Содержание:
5. Управление рисками
Определяйте основные риски, анализируйте их воздействие, разрабатывайте стратегии и планы их сдерживания. Риски должны контролироваться на каждой стадии проекта для того, чтобы вовремя привести в действие план по их сдерживанию. Любое изменение в требованиях к проекту, области его применения, подходе к проекту представляет собой риск, который должен быть обязательно оценен и включен в план.
Если риски по проекту не отслеживаются, то, как правило, возникает ситуация, когда на первые 90% работ по проекту приходится 10% затрат, а последние 10% работ требуют 90% затрат. Необходима специальная методика для преодоления рисков, внесения соответствующих изменений и гарантии достижения критических факторов успеха.
Методика управления проектами
Методы управления проектами можно условно разделить на две большие категории: формализованные и неформализованные. Первая категория замечательно подходит для небольших проектов с простой и понятной структурой. Управление же сложными комплексными проектами требует строго формализованного подхода с конкретно утвержденными процедурами, четко распределенными полномочиями членов команды, а также согласованием каждого этапа проекта с вышестоящим руководством. Основные направления, по которым нужно реализовывать управленческие решения, выглядят так:
- Постановка целей и последующее управление ими.
- Календарное планирование этапов проекта.
- Контроль состава работ и управление ими.
- Работа с договорами и управление поставками.
- Контроль документооборота и управление коммуникациями.
- Кадровая политика, управление работы с персоналом.
Не выходя за границы вышеозначенных процессов управления, необходимо также определить следующие процедуры:
- Контроль отчетности проекта.
- Контроль изменений и проблем, возникающих в ходе работы над проектом.
- Управление рисками.
Инструментами, которые обеспечивают реализацию управления проектом, являются:
- Стандартные процессы контроля проектной деятельности, описанные в локальном документе фирмы, именуемом «корпоративный стандарт по управлению проектами».
- Образцы типовой документации, а также шаблоны отчетных документов для отдельно взятых проектов компании.
Наиболее популярные методы управления проектами
Классический метод
Главное преимущество классического метода в том, что он обеспечивает высокую управляемость проекта. Его основное отличие заключается в том, что, не завершив одну стадию программы, нельзя перейти к следующей. Подобная линейность в управлении проектами создает более структурный подход к их реализации.
В классическом методе управления проектами выделяют следующие этапы:
- инициация;
- планирование;
- разработка;
- реализация;
- завершение.
Среди практиков бытует мнение, что классический метод потерял свою актуальность. Но на самом деле это не так. Главное достоинство этого подхода в том, что для начала проекта всем участникам необходимо уже на первом этапе договориться, каких результатов они хотят достичь.
Подобное погружение в суть предстоящего дела уже на ранних стадиях придает определенную стабильность проекту. Также преимуществом классического подхода является использование инструментов мониторинга и тестирования, что имеет большое значение для оценки эффективности реализации программ любого масштаба.
Ключевой недостаток классического подхода к управлению проектами – в непринятии изменений. Яркий пример – проекты строительной и инженерной тематики, где не допускаются никакие отклонения от первоначальной версии программы. Для проектов, предполагающих более гибкий подход к распределению финансовых, материальных и человеческих ресурсов и установлению сроков реализации, имеет смысл использовать более толерантные к изменениям проектные методы.
Ограниченная протяженность во времени
Для каждого проекта предусмотрено более или менее чётко обозначенные начало и конец.
Проект начинается, когда сформируется команда в необходимом составе и решится вопрос с финансированием, и заканчивается, когда достигнуты его основные цели.
Время – это один из приоритетных факторов в управлении проектами, поэтому для обеспечения выполнения всех работ в срок принято составлять графики, показывающие время начала и окончания заданий.
Проект – это вовсе не производственный цикл, любая задача в нем выполняется одноразово, а не циклической деятельностью. Задачи, которые выполняются в проекте, не поставлены на конвейер, нет навыков их выполнения, поэтому самая большая сложность – угадать и рассчитать наперед, сколько времени может занять выполнение определённого задания, которое делается впервые и, скорее всего, в последний раз.
Определённо, что в подобных экспериментальных условиях принято выделять времени на работу с запасом.
Планирование проекта
Существует фундаментальная разница между планированием и написанием проекта. В первом случае регулируются разные аспекты реализации намеченного. Второй – опирается на структуру, устанавливающую определенные рамки для выполнения конкретного задания. В этом случае проект выступает как способ системно решить одну или несколько сложных проблем.
Планирование.
Планирование в том или ином виде производится в течение всего срока реализации проекта. В самом начале жизненного цикла проекта обычно разрабатывается неофициальный предварительный план – грубое представление о том, что потребуется выполнить в случае реализации проекта. Решение о выборе проекта в значительной степени основывается на оценках предварительного плана.
Формальное и детальное планирование проекта начинается после принятия решения о его реализации. Определяются ключевые точки (вехи) проекта, формулируются задачи (работы) и их взаимная зависимость. Именно на этом этапе используются системы для управления проектами, предоставляющие руководителю проекта набор средств для разработки формального плана: средства построения иерархической структуры работ, сетевые графики и диаграммы Гантта, средства назначения и гистограммы загрузки ресурсов.
Планы – это основные документы, обеспечивающие взаимодействие всех участников проекта и ориентацию их на достижение конечной цели. Как правило, план проекта не остается неизменным и по мере осуществления проекта подвергается постоянной корректировке с учетом текущей ситуации.
Планы разрабатываются на всех этапах жизненного цикла проекта и в зависимости от уровня различаются концептуальные, стратегические, текущие и оперативные планы.
Концептуальный план определяет цели и задачи проекта. В нем рассматриваются различные возможные варианты организации производства, оцениваются их положительные и отрицательные стороны, устанавливаются основные точки контроля, проводится предварительная оценка стоимости и объемов ресурсов.
Стратегический план обеспечивает общее видение проекта. Он устанавливает:
— целевые этапы и основные точки контроля;
— сроки завершения комплекса работ;
— организации-исполнители и порядок их взаимодействия;
— поэтапные потребности в ресурсах.
Глава 1: Определение того, что такое проект
Проект имеет следующие характеристики:
- Дата начала и завершения — проекты имеют сроки, определяющие, когда начинаются и завершаются работы по проекту.
- Ресурсы — время, деньги, люди и оборудование, используемое проектом. Например, чтобы издать брошюру, вам потребуется: группа (дизайнеры, авторы текста, творческие директора, и т.д.); оборудование (компьютеры, принтеры, бумага, машины для доставки, и т.д.); деньги для выплаты зарплат, покупки оборудования, и т.д.
- Результат — проект имеет конкретный результат, такой как новая автомагистраль, спутник, новое офисное здание, новый компонент программного обеспечения, и т.д.
Планирование
В течение процесса планирования подробно описывается результат проекта, роли и обязанности членов группы, графики, ресурсы, масштаб и расходы. В конце этого этапа создается план управления проектом, то есть документ, подробно описывающий, как проект будет выполняться, отслеживаться, управляться и закрываться. Этот документ также содержит уточненный масштаб проекта и используется как базовый план проекта.